Project Administration Specialist (m/w/d)

Job Details

Einsatzort: Berlin Südkreuz
Start: ASAP
Vertragsart: Arbeitnehmerüberlassung
Laufzeit: mind. 15 Monate, Option auf Verlängerung
Arbeitszeit: 37 Std./Woche ideal, 32 Std. möglich
Arbeitsmodell: Hybrid (2-3 Tage/Woche vor Ort)

Über die Rolle

Du möchtest einen Projektbereich organisatorisch, administrativ und kommunikativ stärken? Dann ist diese Position genau das Richtige für dich! In dieser vielseitigen Rolle übernimmst du Verantwortung für Strukturen, Abläufe, Onboarding, Compliance‑Themen und bereichsübergreifende Unterstützung.

Deine Aufgaben

• Organisatorische & administrative Unterstützung des Bereichs sowie professionelles Informations- und Kommunikationsmanagement
• Verwaltung und Dokumentation von Vollmachten, Rollen & Berechtigungen gemäß interner Richtlinien
• Pflege zentraler Bereichsdokumente sowie Schnittstellenfunktion zum integrierten Managementsystem (IMS)
• Gestaltung und Begleitung des Onboardings neuer Kolleg:innen
• Übernahme der Rolle als Expert:in im Fremdpersonalmanagement inkl. Compliance-Vorgaben & Unterstützungsangebote
• Organisation von Schulungen und Trainings sowie eigenständige Durchführung
• Pflege & Weiterentwicklung von SharePoint-Strukturen (Zugriffe, Infoseiten, Prozesse, Templates)
• Kaufmännische Unterstützung: korrekte Abrechnung von Dienstreisen, Auslagen, Bewirtungen & Events (z. B. SAP, Mobile Expense)
• Rolle als Zeitbeauftragte:r im Bereich Projekte inkl. Sicherstellung arbeitsrechtlicher Vorgaben
• Aktive Mitgestaltung der Arbeits- und Unternehmenskultur

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium, idealerweise mit Erfahrung in Assistenz- oder Management‑Support‑Funktionen
• Strukturierte, sorgfältige und detailorientierte Arbeitsweise mit klarem Priorisierungsvermögen
• Starke schriftliche und mündliche Kommunikation sowie fließendes Deutsch
• Sehr gute Kenntnisse in MS 365 (Outlook, Teams, OneNote, Excel, PowerPoint, SharePoint)
• Professionelles Auftreten auf allen Ebenen
• Konzeptionelle Stärke für die Weiterentwicklung von Unterlagen, Prozessen & Strukturen
• Sicher im Umgang mit SharePoint sowie kaufmännischen Themen; Erfahrung oder Lernbereitschaft in SAP / Mobile Expense / Zeitwirtschaft
• Erste Erfahrung im Fremdpersonal‑ oder Compliance‑Umfeld oder die Fähigkeit, sich schnell in komplexe Anforderungen einzuarbeiten
• Freude an Trainings, Schulungen und kultureller Weiterentwicklung

Klingt spannend?

Dann bewirb dich direkt hier oder schick deine Unterlagen an t.jahnke(at)progressivege.com.

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