Projekt- und Abteilungsassistenz (w/m/d)

Am DLR Institut für Quantentechnologien in Ulm entwickeln wir Präzisionsinstrumente für Raumfahrtanwendungen auf Basis von Quantentechnologien und bringen diese gemeinsam mit der Industrie zur Prototypreife. Zusätzlich treiben wir den Transfer in Luftfahrt, Digitalisierung, Energie, Sicherheit und Verkehr voran. Wir sind interdisziplinär ausgerichtet: Theoretische Grundlagenforschung und experimentelle Tests treffen auf ingenieurtechnische Implementierung.

Das erwartet dich

Das Institut hat mit seiner Ausrichtung ein hohes Ausbau- und Drittmittelpotential und wird perspektivisch eine Zahl von 130 Mitarbeitenden umfassen. Damit unsere wissenschaftlichen Mitarbeitenden ihren Fokus vollumfänglich der Arbeit an ihren Projekten widmen können, unterstützt die Abteilung ICA (Infrastruktur, Controlling und Administration) sie in jeglichen Belangen nicht-wissenschaftlicher Art. Das Wachstum des Instituts, die steigende Anzahl an Projekten und das damit einhergehende Aufkommen administrativer Vorgänge erfordern eine zusätzliche Erweiterung unseres Assistententeams – daher benötigen wir Dich als Projekt- und Abteilungsassistenz. In einem internationalen Umfeld leistest Du einen wichtigen Beitrag zum Gelingen von Forschung und Entwicklung.

Deine Aufgaben

• Du unterstützt die Instituts- und Abteilungsleitungen in allen verwaltungstechnischen Belangen.
• Du begleitest Projektaufgaben im Rahmen des Managementsystems.
• Du erstellst und führst relevante Dokumentationen in nationalen und internationalen Projekten, behältst Fristen im Blick und initiierst ggf. Korrekturprozesse.
• Du organisierst Dienstreisen ins In- und Ausland, prüfst die Reiseunterlagen und übernimmst die Abrechnung.
• Du bereitest Projekt- und Arbeitssitzungen vor, führst Protokoll und erstellst terminierte To-Do-Listen in deutscher und englischer Sprache.
• Du organisierst Konferenzen, Workshops und sonstige Präsentationen des Instituts unter Berücksichtigung personeller und finanzieller Ressourcen.

Das bringst du mit

• abgeschlossene (kaufmännische) Ausbildung (z.B. der Fachrichtung Kauffrau/-mann für Büromanagement) oder alternativ gleichwertige fachbezogene Kenntnisse und nachweisbare einschlägige Berufserfahrung
• langjährige Erfahrung in Verfahrensabläufen und Zuständigkeiten innerhalb großer Organisationen und in der Zusammenarbeit mit wissenschaftlichen Instituten und Einrichtungen in großen Forschungsorganisationen
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• sehr gute DV-Anwenderkenntnisse (Office-Produkte, SAP, etc.)
• mehrjährige Erfahrung im Führen von Korrespondenz und im (digitalen) Dokumentenmanagement
• idealerweise haben Sie bereits Kenntnisse der administrativen Prozesse des DLR

Die Vergütung erfolgt je nach Qualifikation und Aufgabenübertragung bis Entgeltgruppe E 9A TVöD.