Projekt – und Koordinationsassistenz (m/w/d)

Universitätsklinikum HeidelbergHeidelberg

Stellenbeschreibung:

zum nächstmöglichen Zeitpunkt am Pathologischen Institut gesucht.

Das Pathologische Institut des Universitätsklinikums Heidelberg, Abteilung für Allgemeine Pathologie und Pathologische Anatomie, zählt mit über 75.000 Einsendungen pro Jahr zu den größten und renommiertesten Diagnostikeinrichtungen Europas. Unsere umfassende interdisziplinäre Expertise macht uns zu einem gefragten Kooperationspartner für klinische Forschung.

Was Sie erwartet:

Der Fokus Ihres Tätigkeitsfeldes liegt auf der Verwaltung und Koordinierung von Studienproben, sowie der aktiven Mitgestaltung von internen Prozessabläufen in der diagnostischen Studienzentrale.
Interdisziplinäres Arbeitsumfeld: Bei uns arbeiten Koordinatoren:innen, Wissenschaftler:innen, Ärzt:innen und Labormitarbeiter Hand in Hand, um gemeinsam zur Verbesserung moderner Therapieoptionen beizutragen – insbesondere in der Onkologie.
Motiviertes und dynamisches Team: Wir legen großen Wert auf Teamarbeit, flache Hierarchien und eine offene, wertschätzende Kommunikation. In unserem engagierten Team sind alle Mitglieder ein wichtiger Teil des gemeinsamen Erfolgs.
Weiterbildungsmöglichkeiten: Wir unterstützen aktiv Ihre berufliche und persönliche Weiterentwicklung durch regelmäßige Fortbildungen, Workshops und die Möglichkeit, an innovativen Forschungsprojekten mitzuarbeiten. Ihre Entwicklung ist uns wichtig – sowohl fachlich als auch persönlich.
Mitgestaltung und Verantwortung: Sie haben die Möglichkeit, maßgeblich an der Weiterentwicklung des Instituts mitzuwirken und Ihre Ideen einzubringen, um die Qualität unserer Arbeit kontinuierlich zu steigern.

Gemeinsam gestalten wir einen Bereich, der entscheidend zur Verbesserung moderner Therapieoptionen, insbesondere in der Onkologie, beiträgt.

Ihre Aufgaben

Koordination von Gewebeproben
Selbstständige Organisation des Probeneingangs, Projektzuordnung, Dokumentation und Nachverfolgung über alle Prozessschritte hinweg
Datenmanagement & Dokumentation
Eigenständige Pflege relevanter Daten in internen Systemen, Erstellung und Aktualisierung von Dokumenten und Übersichten gem. Vorgaben und Qualitätsrichtlinien (**)
Schnittstellenkommunikation
Enge Abstimmung mit klinikinternen oder externen Einsendern, Laborbereichen, Ärzt:innen, Wissenschafter:innen zur Sicherstellung reibungsloser Abläufe (in deutsch und englisch)
Mitarbeit in interdisziplinären Projekten
Unterstützung von institutsübergreifenden Forschungs- und Entwicklungsprojekten, insbesondere Projektübernahme zur Optimierung von internen Arbeitsabläufen in der Dokumentation und dessen Implementierung
Administrative Unterstützung
Terminorganisation, Vorbereitung von Unterlagen, Unterstützung bei Monitoringprozessen sowie Mitwirkung an der Optimierung interner Abläufe
Archivverwaltung
Eigenständige Organisation und Verwaltung des Gewebe- und Probenarchivs inkl. Bereitstellung von Material für externe AnfordererAdministrative UnterstützungArchivverwaltung

Ihr Profil

Abgeschlossene Berufsausbildung im klinischen oder kaufmännischen Bereich (Bspw: Kaufmann:frau im Gesundheitswesen, Med. Dokumentationsassistenz, MTA, o.Ä.)
Großes Interesse an und idealerweise auch Erfahrungen in der koordinativen und dokumentarischen Unterstützung von institutsübergreifenden Forschungs- und Entwicklungsprojekten
Sorgfältiger und sensibler Umgang mit Patientenproben
Organisationstalent mit gutem Zeitmanagement
Service- und lösungsorientiertes Arbeiten nach den Leitsätzen der Good Clinical Practice (GCP)
Offener, freundlicher Umgang, sowie exzellente Team- und Kommunikationsfähigkeit
Hervorragende Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (C1-Niveau)
Fortgeschrittene Kenntnisse in den MS-Office Anwendungen
Uneingeschränkte Mobilität, da der Arbeitsbereich in benachbarten Gebäuden liegt und die Archive betreut werden