Projekt- und Leitungsassistenz (m/w/d)

Am Nationalen Erprobungszentrum für Unbemannte Luftfahrtsysteme wird die Weiterentwicklung von Technologien für unbemannte Luftfahrtsysteme (UAS) ermöglicht. Unser Ziel ist es, ein in Europa einmaliges hochinnovatives Forschungsnetzwerk für diesen Bereich zu etablieren. Der Aufbau und die Weiterentwicklung des Erprobungszentrums als Reallabor soll eine optimale Nutzbarkeit und größtmögliche Unterstützungsleistung für Nutzende aus Forschung, Industrie und Behörden ermöglichen. Neben der Schaffung einer UAS-Testinfrastruktur und dem Betrieb von UAS wird in Cochstedt ein Verkehrsflughafen betrieben. Hierdurch werden nötige Fähigkeiten und Kompetenzen für den Test von UAS-Technologien unter realen Bedingungen an unserem Standort in Cochstedt gebündelt.

Du übernimmst eine zentrale Rolle in der Betreuung und Verwaltung von Förderprojekten aus nationalen und EU-Forschungsdrittmitteln. Dabei unterstützt du den gesamten Projektzyklus – von der Antragstellung bis zum Projektabschluss. Zusätzlich wirkst du in der Personalverwaltung mit und erledigst vielfältige organisatorische und administrative Aufgaben im Sekretariat der Einrichtungsleitung. Du arbeitest dabei eng mit internen und externen Partnern zusammen und sorgst mit deinem Organisationstalent und deiner sorgfältigen Arbeitsweise für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft.

Deine Aufgaben

• Übernahme von administrativen Aufgaben bei der Begleitung von nationalen und internationalen Förderprojekten
• Bearbeitung vorbereitender Personalverwaltungsaufgaben für den Bereich Leitung
• Bearbeitung allgemeiner Sekretariatstätigkeiten für die Einrichtungsleitung

Das bringst du mit

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltende Berufsausbildung (z.B. Kaufleute für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte) oder andere für die Tätigkeit relevante Berufsausbildungen oder gleichwertige fachbezogene Kenntnisse und nachweisbare einschlägige Berufserfahrung
• Kenntnisse über den Aufgabenbereich einer Projektassistenz entweder nachgewiesen durch praktische Erfahrung oder dem Abschluss einer entsprechenden Weiterbildungsmaßnahme
• Sehr gute Kenntnisse über administrative Bearbeitungsprozesse von geförderten Forschungsprojekten. Dazu gehören z.B. Kenntnisse über die Vertragsgestaltung, Kenntnisse über das zu führende Berichtswesen, Kenntnisse über Anwendung und Bearbeitung bestimmter Vorlagen / Vorgaben, Kenntnisse über die elektronischen Tools die für die Förderprojekte eingesetzt und angewendet werden, Kenntnisse über die rechtlichen Bestimmungen, die während der Projektbegleitung zur Anwendung kommen.
• Sehr gute Kenntnisse über die Bearbeitung allgemeiner Geschäftsprozesse wie z.B. der stilsicheren und präzisen Verfassung von Protokollen, Termin- und Telefonmanagement etc. in Deutsch und Englisch
• Kenntnisse über und Erfahrung in der Organisation von Veranstaltungen, Dienstreisen (inklusive Bundesreisekostenrecht und der öffentlichen Vergabe von Aufträgen) und in der in der Bearbeitung von Personalverwaltungsaufgaben
• Sehr gute anwenderbezogene MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Bereitschaft zur Durchführung einer Zuverlässigkeitsüberprüfung nach § 7 Luftsicherheitsgesetz