Sachbearbeiter/-in Schulverwaltung (m/w/d)

Im Verwaltungsvorstand für Service, Bildung und Personal, Fachbereich Bildung und Soziales ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt als Mutterschutz- und Elternzeitvertretung eine Stelle als Sachbearbeiter/-in Schulverwaltung (m/w/d) in Teilzeit mit 38 Wochenstunden befristet bis voraussichtlich zum zu besetzen.

Aufgabengebiet

Schulentwicklungsplanung

• Berechnungen nach Melderegister, Schülerentwicklungsplan, Schüleranzahl Klassenbildung, Raumbedarf, Erfassung Geburten, Vergleich und Prognoseerstellung
• Entscheidungsvorbereitung zu begründetem Bestand von Schulstandorten und Belegungsplänen
• Federführung bei der jährlichen Erstellung von Beschlussvorlagen auf der Grundlage der Satzung zur Feststellung von Schulbezirken, Einschulungsberechnungen, Anzahl Schulanfänger/-innen aus Melderegister, Erstellung der graphischen Darstellung
• Zuordnung von Straßen, Durchführung von Anhörungsverfahren, Fertigen von Beschlussvorlagen
• Zusammenarbeit mit anderen Schulämtern und dem Staatlichen Schulamt
• Entwicklung von Vorstellungen und Zielen zur Schulentwicklung

Angelegenheiten des Schulträgers

• Schülerstatistikenerstellen – aktuelle Schuljahre, Anzahl Schüler und Klassen
• Schulanmeldungen, Prüfung nach Melderegister und Angaben der Schulen, ständiger Vergleich zum Stand der Anmeldungen, Überwachung Schulpflicht, Rücksteller, Zu- und Wegzüge, Umschulungen – Genehmigung nach Absprache mit Staatlichem Schulamt
• Überwachung Kapazitäten Klassenbildungen
• Überprüfung der Bereitstellung von Landesfördermitteln, Antragstellungen, Auftragsvergabe, Erstellung Verwendungsnachweise
• Schulbegehungen mit Staatlichem Schulamt und ämterübergreifend sowie Begehungen zum Brand- und Arbeitsschutz inkl. Protokollführungen und Auftragserteilungen
• Auskunftserteilungen zu Trägerangelegenheiten, Zusammenarbeit mit dem Staatlichen Schulamt
• Mitwirkung und Mitbestimmung bei Entscheidungen zu Umschulungsverfahren in der Regionalkonferenz des Staatlichen Schulamtes
• Entscheidungen zur Ersteinrichtung, Erweiterung und Ersatzbeschaffung sowie Beschaffung von Inventargegenständen und technischer Ausstattung, Erfassung inventarisierungspflichtiger Geräte und Erstellung der linearen Abschreibungslisten

Haushalt

• jährliche Erstellung Haushaltsplan für alle städtischen Schulen und Turnhallen, Prüfung und Überwachung der Einhaltung der Mittelanforderungen
• selbstständige Beschaffung von Lehr- und Lernmitteln sowie sonstigem schulischen Bedarf
• Vertragsbearbeitungen (Erfassung, Kontrolle, Überwachung, Anpassung, Weiterführung und ggf. Kündigung von Verträgen)
• Vorbereitung von Ausschreibungsverfahren, Erstellen der Leistungsbeschreibungen, Beantragung von Mittelfreigaben, Durchführung der Vergabevorschläge, Auftragserteilungen zum Vertragsabschluss und Überwachung der Einhaltung der Vertragspositionen sowie Endabnahme der Lieferungen
• Bedarfsermittlungen für Schulbücher, Prüfung der Anforderungen der Schulen, Ausschreibungen, Auftragserteilungen, Prüfung und Überwachung der Kosten, Rechnungsprüfungen und Weiterleitungen
• Erstattung Elternanteile nach Lernmittelverordnung

Schulsozialfond

• Erfassung der Schüleranzahl durch Anforderung von Schulen und Landkreis
• Antragsstellung beim Land
• Erstellung der Zuwendungsbescheide an die Schulen
• Prüfung und Überwachung der Kosten
• Rechnungsprüfung und Weiterleitung
• Erstellung der Verwendungsnachweise

Fachliche Voraussetzungen

• abgeschlossene Berufsausbildung (m/w/d) als Verwaltungsfachangestellte/-r
• Angestelltenlehrgang I, Anpassungsfortbildung oder eine dem Aufgabengebiet entsprechende Fortbildung
• dienliche erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung
• gute Kenntnisse in den einschlägigen Gesetzestexten (insbesondere Brandenburgisches Schulgesetz, Unterschwellenvergabeordnung)
• sicherer Umgang mit den gängigen Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint)
• Führerschein Klasse B

Persönliche Voraussetzungen

• ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Bürgerorientierung
• gutes Entscheidungsverhalten und strukturiertes Zeitmanagement
• selbständige, ergebnisorientierte, transparente und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Teamfähigkeit, Flexibilität und Belastbarkeit
• sicheres Auftreten, konstruktives Verhandlungsgeschick und Durchsetzungsvermögen
• Bereitschaft zur ständigen Weiterbildung

Wir bieten Ihnen

• vielseitige und interessante Aufgabengebiete
• 30 Tage Erholungsurlaub pro Jahr, eine Jahressonderzahlung, jährliche Leistungsprämie
• betriebliche Altersvorsorge
• Betriebliches Gesundheitsmanagement, Betriebssportangebote
• flexible Arbeitszeitregelungen
• mobiles Arbeiten (entsprechend der Arbeitsstelle)
• regelmäßige Weiterbildungsmöglichkeiten
• eine Stadt mit einer vielseitigen Kita-Landschaft sowie Grundschulen, Oberschule und Gymnasium
• Unterstützung bei der Wohnraumsuche oder ggf. bei der Suche nach einem geeigneten Grundstück
• direkte Anbindung an die Autobahn A15 und gute regionale Bahnverbindungen

Die Stelle ist je nach Vorliegen der entsprechenden fachlichen und persönlichen Voraussetzungen mit der Entgeltgruppe 9a nach dem Tarifvertrag öffentlicher Dienst (TVöD) bewertet.