Sachbearbeiter International Order Management (w/m/d)

Die Welt ist im Wandel. Globale Megatrends wie Urbanisierung, Wasserknappheit und Klimawandel erfordern neue Ideen, Perspek­tiven und Wege – die Wilo Group beschreitet sie. Unser Leitsatz: Pioneering for You. Gegründet und ansässig in Dortmund, sind wir ein multinationaler Technologiekonzern und Pionier der Pumpenindustrie. Als Premiumanbieter für Gebäudetechnik, Wasser­wirt­schaft und Industrie sind wir den Trends von morgen bereits voraus. Rund 9.000 Mitarbeiter verfolgen weltweit unsere Nachhaltig­keitsstrategie. Mit innovativen Lösungen, smarten Produkten und individuellen Services bewegen wir Wasser: intelligent, effizient und klimafreundlich. Schon heute sind wir mit unseren Geschäftsmodellen führend in der Branche.

Sie möchten globale Auftragsprozesse im Standardgeschäft zuverlässig steuern, internationale Schnittstellen koordinieren und so dafür sorgen, dass unsere Produkte weltweit zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind? Dann verstärken Sie unser Order Management als IOM for Standard Business.

• Bedarf verstehen, Aufträge steuern: Sie analysieren die Informationen aus dem Demand Plan, gleichen diese mit den tatsächlichen Auftragseingängen ab und leiten daraus konkrete Maßnahmen für die Auftragsbearbeitung ab. Bei Engpässen priorisieren und allokieren Sie Standardartikel zwischen den Landesgesellschaften auf Basis von Forecast-Daten – so stellen Sie sicher, dass verfügbare Mengen optimal verteilt werden.
• Aufträge sicher im System verankern: Sie erfassen Kunden- und Projektaufträge termin- und qualitätsgerecht in SAP (R/3 / S/4) und stellen sicher, dass alle relevanten Informationen vollständig, korrekt und plausibel sind. Damit schaffen Sie die Grundlage für stabile End-to-End-Prozesse im globalen Standard- und Projektgeschäft.
• Fälle klären, Transparenz schaffen: Sie übernehmen die kommerzielle und technische Klärung von Aufträgen, holen fehlende Informationen ein und stimmen sich eng mit internen Fachbereichen ab. So sorgen Sie dafür, dass alle Beteiligten mit klaren, belastbaren Daten arbeiten und unsere Abläufe im täglichen Geschäft im Fluss bleiben.
• Internationalen Handel absichern: Sie kommunizieren mit Banken, Zollbehörden und weiteren Institutionen, wenden Außenhandels- und Zollrichtlinien sicher an und begleiten die Organisation von Transporten inklusive Container-Tracking. Durch Ihr strukturiertes Vorgehen unterstützen Sie eine regelkonforme, effiziente und termingerechte Abwicklung unserer weltweiten Lieferungen.
• Reklamations- & Retourenprozesse steuern: Sie bearbeiten internationale Reklamationen und Retourenanfragen, koordinieren die Analyse von Kundenmeldungen, stoßen interne Prüfprozesse an und stimmen sich mit Quality, Logistik und Service ab.
• Schnittstellen verbinden, Eskalationen moderieren: Sie sind zentrale Ansprechperson für Wilo-Subsidiaries und interne Bereiche bei auftragsbezogenen Fragestellungen, koordinieren funktionsübergreifend die Informationsflüsse und managen Kundeneskalationen. Mit Ihrer lösungsorientierten Kommunikation tragen Sie zu hoher Kundenzufriedenheit bei und halten unsere globalen Lieferketten in Bewegung.

• Expertise, die verbindet: Sie verfügen über ein abgeschlossenes Studium oder eine Ausbildung im Bereich Trade, Supply Chain, BWL oder einem vergleichbaren Feld und bringen erste praktische Erfahrungen im Order Management, Export oder in einem ähnlichen Umfeld mit – idealerweise im internationalen Kontext.
• Prozessverständnis & Struktur: Sie haben ein gutes Verständnis für End-to-End-Auftragsprozesse - inkl. Reklamations- und Retourenmanagement – arbeiten strukturiert und serviceorientiert und behalten auch bei mehreren parallellaufenden Vorgängen den Überblick.
• Digital stark aufgestellt: Sie sind sicher im Umgang mit SAP (R/3 / S4) und verfügen idealerweise über Grundkenntnisse in SAP APO sowie WILO Select; mit Office 365 arbeiten Sie routiniert und nutzen die Tools, um Transparenz und Klarheit in komplexe Abläufe zu bringen.
• Persönlichkeit, die Vertrauen schafft: Sie treten freundlich, offen und verbindlich auf, arbeiten gern im Team und auf Augenhöhe mit verschiedenen Schnittstellen. Auch in herausfordernden Situationen bleiben Sie lösungsorientiert und tragen mit Ihrer Haltung dazu bei, dass Zusammenarbeit konstruktiv und zukunftsorientiert bleibt – im Sinne unserer nachhaltigen Unternehmensausrichtung.
• Kommunikation im internationalen Umfeld: Sie kommunizieren souverän auf Deutsch und verfügen über sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift, sodass Sie sich im internationalen Umfeld mit Subsidiaries, Banken und Behörden sicher bewegen.

Zwei Prinzipien prägen Wilo seit jeher: Beständigkeit und Wandel. Sie finden Ausdruck in unserer Unternehmenskultur, der gelebten Verantwortung für Mitarbeitende und Umwelt, unserem zielgerichteten Pioniergeist und in dem Bestreben, sich permanent zu verbessern. Genauso wie wir den Fokus auf unsere hochwertigen Pumpen legen, stehen wir für unsere Mitarbeiter ein – denn Pioneering for You gilt auch und besonders für Sie.

• Attraktive Vergütung – IG Metall Tarif NRW, Sonder- und Zusatzzahlungen
  
• Flexible Arbeitszeitgestaltung – 35 h Woche, Gleitzeit, Möglichkeit zum Remote Arbeiten
  
• Attraktives Arbeitsumfeld – Hochwertige Ausstattung, 3 Kantinen und Baristalounge, kostenfreier Parkplatz
  
• Weiterentwicklungsmöglichkeiten - Individuelle und fachliche Weiterbildungsmaßnahmen
  
• Wertorientierte Kultur – Wertschätzendes Miteinander, gelebte Vielfalt
  
• Nachhaltigkeit – E-Ladestationen, Wasserstoffprojekt, erneuerbare Energien, nachhaltige Produkte
  
• Gesundheitsmanagement – Verschiedene Angebote wie Gesundheitstage und Gesundheitsscreenings