Sachbearbeiter*in für Institutsmanagement (w/m/d)

Universitätsklinikum HeidelbergHeidelberg

Stellenbeschreibung:

zum am Institute for Computational Biomedicine gesucht.

Wir sind ein Team internationaler Wissenschaftler*innen auf dem Gebiet der Computational Biomedicine mit flachen Hierarchien und einer freundlichen, lebhaften und offenen Arbeitsatmosphäre. Unsere Arbeitssprache ist Englisch. Wir arbeiten auf dem Gebiet der computergestützten Datenanalyse und Datenmodellierung. Weitere Informationen über unser Institut finden Sie hier.

Zur Unterstützung des kommissarischen Institutsleiters und des Administrativen Teams unserer wachsenden Gruppe suchen wir eine*n freundliche*n, aufgeschlossene*n Kollegen*in als Referent für das Institutsmanagement.

Ihre Aufgaben

Eigenverantwortliche Koordination und Steuerung administrativer Prozesse im Verantwortungsbereich des kommissarischen Institutsleiters einschließlich Termin- und Vorgangsmanagement
Selbstständige Mittelbewirtschaftung und Budgetkontrolle (Haushalts- und Drittmittel), Mitwirkung bei Finanzplanung und Personalplanung
Koordination personaladministrativer Prozesse (Einstellungsverfahren, Vertragsvorbereitung, Betreuung internationaler Mitarbeitender inkl. Visaverfahren) in Abstimmung mit zentralen Verwaltungseinheiten
Schnittstellenmanagement zwischen Institutsleitung, wissenschaftlichen Mitarbeitenden, Fakultätsverwaltung und externen Partnern in einem internationalen Umfeld
Organisation und administrative Gesamtkoordination wissenschaftlicher Veranstaltungen, Dienstreisen sowie institutsinterner Beschaffungsprozesse

Ihr Profil

Abgeschlossenes Hochschulstudium und Berufserfahrung im administrativen Bereich
Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift; gute Italienischkenntnisse von Vorteil im Hinblick auf die Zusammenarbeit mit dem IFOM Krebsforschungsinstitut in Mailand. Deutschkenntnisse sind wünschenswert.
Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit sowie sicheres Auftreten in einem internationalen wissenschaftlichen Umfeld
Strukturierte, verantwortungsbewusste und serviceorientierte Arbeitsweise mit hoher Kommunikations- und Teamkompetenz
Bereitschaft zu Dienstreisen im In- und Ausland