Sachbearbeiter*in (m/w/d) für das Vorzimmer im Personal- und Organisationsamt

Zur Ergänzung unseres Teams im Personal- und Organisationsamt suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Sachbearbeiter im Vorzimmer für die Amts- und Referatsleitung (m/w/d).

Stellenwert: EG 6 TVöD
Arbeitszeit: 39,00 Std./Woche
Beschäftigung: unbefristet

Ihre Aufgaben:

• Sicherstellung des Telefondienstes und Verwaltung der Funktionspostfächer
• Koordination, Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Terminen, Besprechungen und Sitzungen
• Übernahme amtsinterner Vor- und Zuarbeiten zur Unterstützung
• Organisation von Raumreservierungen sowie Reiseplanung inkl. Terminkoordination
• Bearbeitung administrativer Vorgänge, insb. Bearbeiten des Rechnungsvorbuchs, Führen der Handvorschusskasse sowie Inventarverwaltung (Ein-, Aus- und Umbuchungen)
• Erfassung von Krank- und Gesundmeldungen
• Abwicklung und Beschaffung von Gutscheinen und Geschenken bei Eheschließungen und amtsinternen Jubiläen
• Unterstützung bei Ehrungen, Verabschiedungen und Altersjubiläen
• Assistenz bei der Datenerhebung zur Digitalisierung, insb. Unterstützung bei der Datenbeschaffung und Pflege der Datenlisten und Datenbanken
• Änderungen im Tätigkeitsfeld bleiben vorbehalten.

Qualifikationen:

• Abgeschlossene dreijährige Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d), abgeschlossener Beschäftigtenlehrgang I oder abgeschlossene dreijährige Ausbildung zum Kaufmann für Büromanagement (m/w/d) oder zum Rechtsanwalts- und Notarfachangestellten (m/w/d)
• Klare und verständliche Kommunikationsfähigkeit
• Sicheres, seriöses und freundliches Auftreten
• Ausgeprägte Problemlösungskompetenz und Kundenorientierung
• Gutes Zeitmanagement
• Hohes Maß an Teamfähigkeit und Kritikfähigkeit
• Strukturierte, organisierte und selbstständige Arbeitsweise
• Strategisches Denken und Kostenbewusstsein

Unser Angebot:

• Faire Bezahlung auf der Grundlage des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst (TVöD-VKA)
• Jährliche Sonderzahlung
• Ein von respektvollem Umgang, einer funktionierenden Zusammenarbeit und einer offenen Kommunikationskultur geprägtes Betriebsklima mit regelmäßigen Veranstaltungen, Teamevents und verschiedenste individualisierte Gesundheitsangebote
• Betriebliche Altersvorsorge
• Ein attraktives Angebot zum Fahrrad-Leasing für Tarifbeschäftigte und verschiedenste Mitarbeiterrabatte
• Individuelle Arbeitszeiten und Arbeitsformen (z.B. Homeoffice), sofern möglich
• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten mit persönlichen Entwicklungschancen
• Eine fachlich herausfordernde, vielseitige und sinnhafte Tätigkeit
• Einen sicheren und ortsfesten Arbeitsplatz in einer der schönsten Städte Deutschlands
• Eine durch die Umsetzung des audit berufundfamilie sichergestellte Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• Bezuschussung zu einem VGN-Ticket für den öffentlichen Nahverkehr
• Wöchentlich ein kostenloser Eintritt ins Aquaria Coburg

Für fachliche Fragen zur Stelle wenden Sie sich bitte an: Herrn Gerald Hellmuth (Leiter des Personal- und Organisationsamtes):

Bei personalrechtlichen Anliegen unterstützt Sie gerne: Herr Dominic Juck (Abteilungsleiter Personalabteilung):

Für Fragen zum Bewerbungsprozess wenden Sie sich bitte per E-Mail an:

Wir unterstützen flexible Arbeitszeitmodelle: Die Stelle ist grundsätzlich teilzeitfähig, soweit dienstliche Belange nicht entgegenstehen, und kann auch im Rahmen von Jobsharing besetzt werden.