Sachbearbeitung „Service-Center“ (m/w/d)

In der Volkshochschule Aachen ist in der Verwaltungsabteilung zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle der Sachbearbeitung „Service-Center“ (m/w/d) befristet im Rahmen einer Krankheitsvertretung voraussichtlich für die Dauer von einem Jahr in Vollzeit zu besetzen. Die Stelle ist nach Entgeltgruppe 6 TVöD ausgewiesen. Die Volkshochschule Aachen ist das kommunale Weiterbildungszentrum der Stadt Aachen. Als eigenbetriebsähnliche Einrichtung bietet sie ein Programm im Umfang von etwa 2.000 Veranstaltungen mit 74.000 Unterrichtsstunden und etwa 37.000 Teilnehmenden pro Jahr an. Sie ist zertifiziert nach LQW (Lernerorientierte Qualitätstestierung in der Weiterbildung).

Ihre Aufgabenschwerpunkte

• Entgegennahme und Bearbeitung der persönlichen, schriftlichen und telefonischen Teilnehmer*innen-Anmeldungen
• erste Orientierungshilfe für Ratsuchende und Beratung allgemeiner Art in der Volkshochschule
• Fertigung von Zahlungsaufforderungen
• Prüfung und Bearbeitung der Anwesenheitslisten für Kurse der Volkshochschule
• Ausstellen von Teilnehmer*innen-Bescheinigungen
• als Springerstelle soll bei Bedarf ein Einsatz als päd. Sachbearbeitung möglich sein. Vor allem der Kontakt mit Teilnehmer*innen und Dozent*innen und die damit verbundenen Aufgaben (u.a. Betreuung von Veranstaltungen) sollen im Vordergrund stehen

Das bringen Sie mit

• eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) oder einen abgeschlossenen Verwaltungslehrgang I oder eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Kauffrau*Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement im kommunalen öffentlichen Dienst NRW
• oder eine abgeschlossene dreijährige Ausbildung in einem anerkannten Ausbildungsberuf mit einer der Ausbildung entsprechenden Berufserfahrung von mindestens einem Jahr, idealerweise als Kauffrau*Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement
• eine engagierte, verantwortungsbewusste und sorgfältige Arbeitsweise
• Teamfähigkeit
• ein hohes Maß an Flexibilität und Belastbarkeit sowie die Fähigkeit, unter Termindruck zu arbeiten
• Kommunikations- und Konfliktfähigkeit
• ein kompetentes und freundliches Auftreten im Umgang mit den Teilnehmer*innen sowie den Besucher*innen der Volkshochschule

Wünschenswert

• Affinität im Umgang mit Kund*innen und Zahlen
• Fremdsprachenkenntnisse
• Berufserfahrung in vergleichbarer Tätigkeit

Das bieten wir

• Arbeiten bei einer der drei größten Arbeitgeber*innen der Region mit rund 6.600 Mitarbeitenden
• Verantwortung und Raum zur Mitgestaltung
• respektvolle und faire Arbeitsbedingungen
• Fort- und Weiterbildungen zur beruflichen und persönlichen Entwicklung
• Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• flexible Arbeitszeitmodelle (wie bspw. Mobile Arbeit)
• Jobticket für den ÖPNV
• Zusatzversorgung zur betrieblichen Altersvorsorge
• ein umfassendes Arbeitsschutz- und Gesundheitsmanagement
• einen Urlaubsanspruch von 30 Tagen bei einer 5-Tage-Woche

Die Besetzung der Stelle in Teilzeit ist grundsätzlich möglich. Wir bieten flexible Arbeitszeiten und -formen, wie mobiles Arbeiten. Diese orientieren sich an dienstlichen Belangen sowie den verschiedenen Lebensmodellen.

Der Auswahlprozess zur Besetzung der Funktion setzt sich zusammen aus einer Vorauswahl und einem sich anschließenden Auswahlverfahren. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit Ihren vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inklusive eines Anschreibens mit Bewerbungsmotivation, eines Lebenslaufes, Zeugnissen und Prüfungs-/Beschäftigungsnachweisen.