Sales Operations & Office Management (m/w/d)

Du liebst es, Dinge anzupacken, vertriebsunterstützende Prozesse aktiv mitzugestalten und bist erst zufrieden, wenn die Vertriebseffizienz gesteigert ist und alle Beteiligten – Sales-Team, Management und Kunden – die notwendige Unterstützung erfahren?

Du suchst die perfekte Balance zwischen Kommunikation und Organisation und hast Freude daran, sowohl im direkten Kundenkontakt als auch intern im Team für einen reibungslosen Ablauf zu sorgen?

Wenn du mit einem freundlichen Auftreten, technischer Affinität (ERP/CRM) und echter Hands-on-Mentalität Verantwortung übernimmst, Abläufe optimierst und dafür sorgst, dass der Vertrieb – von der Anfrage bis zur Rechnung – perfekt unterstützt wird, dann passt du perfekt zu uns.

Werde Teil unseres Teams und gestalte die Zukunft von Clinomic mit!

Bei Clinomic denken wir das Krankenhaus neu.

Wir entwickeln unter anderem bahnbrechende Produkte für unsere Kunden und gestalten die Entwicklung des Gesundheitswesens hin zu einer intelligenten, effizienten und ressourcengesteuerten digitalen Transformation. Mit einer patientenzentrierten Sichtweise kombinieren wir Spitzenforschung mit fortschrittlichen Technologien, um eine optimale Behandlung für jeden Patienten zu gewährleisten.

Wir suchen am Standort Aachen in Vollzeit: Sales & Marketing Operations/ Vertriebsinnendienst (m/w/d)

Deine Möglichkeiten bei Clinomic

Als zentrales Teammitglied im Bereich Sales Operations unterstützt du aktiv unseren Vertrieb und sorgst dafür, dass der gesamte Sales Cycle reibungslos abläuft. Du bist die organisatorische und administrative Stütze, die den Erfolg unseres Teams ermöglicht.

Deine Aufgaben reichen von der Angebotsvorbereitung über die Erstellung von Auftragsbestätigungen und Lieferscheinen bis hin zur Fakturierung und Unterstützung beim Mahnwesen. Du erstellst SOPs und leistest Prozess-Support für alle vertriebsrelevanten Aktivitäten.

Ein Schwerpunkt deiner Arbeit liegt in der Datenqualität: Du pflegst und aktualisierst relevante Daten in unserem ERP-System und im CRM, sorgst damit für valide Informationen und die Basis effizienter Abläufe.

Darüber hinaus bringst du dich aktiv im Bereich Event & Marketing Support ein: Du unterstützt bei der Organisation und Koordination unserer Präsenz auf Messen und Kongressen, recherchierst Details, kommunizierst mit externen Dienstleistern und leistest bei Bedarf Vor-Ort-Support. Zusätzlich unterstützt du bei der Content Distribution und operativen Marketingkampagnen.

Mit deinem strukturierten Arbeitsstil, deinem technischen Verständnis und einem freundlichen, kommunikativen Auftreten trägst du maßgeblich dazu bei, dass interne wie externe Kunden bestmöglich betreut werden – und machst unsere täglichen Abläufe ein Stück besser.

Deine Hauptverantwortlichkeiten sind:

• Erstellung und Pflege von Marktdaten
• Prozessunterstützung und Erstellung von SOPs für Aktivitäten wie Ausschreibungen, Messen und Kongresse
• Management des Verkaufsprozesses:
  • Vorbereitung, Versand und Nachverfolgung von Angeboten (für Aftermarket-Produkte)
  • Erstellung und Versand von Auftragsbestätigungen
  • Erstellung von Lieferscheinen
  • Ausstellung und Versand von Rechnungen, einschließlich Unterstützung des Mahnwesens
• Wartung des ERP-Systems:
  • Kundenstammdaten / CRM
  • Produktstammdaten
• Recherche von Informationen zu Kongressen und Messen (z.B. angebotene Ausstellerpakete, Fristen etc.)
• Unterstützung bei der Planung, Vorbereitung und Durchführung der Unternehmenspräsentation auf Veranstaltungen, Messen und Kongressen
• Unterstützung bei der Vorbereitung des Auftritts (z.B. Messaging und Standkonzept)
• Koordination und Kommunikation mit externen Dienstleistern wie Messe- und Kongressorganisationen, Messebauern, Logistikdienstleistern
• Vor-Ort-Unterstützung des Teams bei Bedarf
• Management der Inhalte auf den Social Media Kanälen und der Webseite von Clinomic
• Unterstützung bei Marketingkampagnen:
  • Unterstützung von Marketingkampagnen durch Erstellung von Mailinglisten, Versand der Mailings und Tracking

Dein Anforderungsprofil

• kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikationen
• Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung
• Erfahrung im Bereich
  • Pflege des ERP/CRM (technische Affinität)
  • Projektmanagement
  • Sales-Prozess
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeit in Deutsch und in Englisch
• Freundliches und offenes Auftreten

Was wir zusätzlich bieten

• Eine Schlüsselposition in einem schnell wachsenden MedTech-Unternehmen mit der Chance, die Zukunft des digitalen Gesundheitswesens mitzugestalten
• Wettbewerbsfähiges Gehalt
• Unterstützung deiner persönlichen Entwicklung und dem Erreichen deiner Karriereziele in einem flachen Hierarchieumfeld
• Kostenlose Mitgliedschaft im Urban Sports Club
• Betriebliche Altersvorsorge mit einem 50%igen Zuschuss des Unternehmens
• Ein multikulturelles, engagiertes und cooles Team
• Ein positives Arbeitsumfeld, das auf Vertrauen, Eigenverantwortung und Integration basiert

Wir bei Clinomic wissen, dass Vielfalt Innovation und Kreativität beflügelt, und wir heißen Menschen mit unterschiedlichem Hintergrund und Erfahrung willkommen.

Klingt gut? Dann freuen wir uns auf deinen Lebenslauf mit voraussichtlichem Startdatum und einem Gehaltswunsch.

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