Sekretär:in / Assistent:in der Institutsbereichsleitung (w/m/d)

Ihre Aufgaben

• Funktion der zentralen Schnittstelle für wissenschaftliche und administrative Anfragen im IHE-2 und IHE-3
• Aktive und vorausschauende Unterstützung der Geschäftsführung in allen organisatorischen und administrativen Belangen
• Eigenverantwortliche Büroorganisation
• Bearbeitung des Posteingangs und Erstellung geschäftlicher Korrespondenz
• Administrative Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen einschließlich Korrespondenz mit Antragstellern sowie Prüfung der Abrechnungsunterlagen auf Vollständigkeit
• Terminmanagement sowie Terminplanung und -überwachung mithilfe von elektronischen Kalendern
• Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und wissenschaftlichen Veranstaltungen, Meetings und Kolloquien mit Gästen aus Politik, Wirtschaft und Industrie
• Einholung von Angeboten bei externen Anbietern zu Bewirtungen, Hotelunterkünften usw.
• Führung des Protokolls bei strategischen internen und externen Leitungsabstimmungen
• Erstellung von Präsentationen sowie wissenschaftlichen und administrativen Statistiken
• Organisation und Betreuung von Bewirtungen: Planung, Koordination und Durchführung von Bewirtungen im Rahmen von Besprechungen, Workshops und Veranstaltungen (inkl. Abstimmung mit internen und externen Dienstleistern sowie Vor- und Nachbereitung)
• Empfang und Betreuung von Gästen: Professioneller Empfang nationaler und internationaler Gäste sowie Ansprechperson vor Ort; organisatorische Unterstützung bei Terminen, Veranstaltungen und Aufenthalten

Ihr Profil

• Eine mit guten Ergebnissen abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung wünschenswert
• Erfahrung in der Assistenz von Führungskräften/Leitungspositionen
• Absolute Zuverlässigkeit und verantwortungsbewusstes Arbeiten
• Offene und kommunikative Persönlichkeit
• Kundenorientiertes, professionelles und verbindliches Auftreten
• Organisationstalent; strukturiertes Arbeiten in Eigenverantwortung
• Flexibilität und Teamgeist
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office
• Ausgeprägtes Interesse und Motivation den Institutsbereich mit aufzubauen und zu gestalten

Unser Angebot

Wir arbeiten an hochaktuellen gesellschaftlich relevanten Themen und bieten Ihnen die Möglichkeit, den Wandel aktiv mitzugestalten! Wir unterstützen Sie in Ihrer Arbeit durch:

• WORK-LIFE-BALANCE: Optimale Bedingungen für die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben sowie eine familienfreundliche Unternehmenspolitik. Die Möglichkeit zum (orts-)flexiblen Arbeiten ist grundsätzlich nach Abstimmung und im Einklang mit den anstehenden Aufgaben und (Vorort-)Terminen gegeben
• URLAUB: Sie erhalten bei uns 30 Tage Urlaub plus freie Brückentage (z. B. zwischen Weihnachten & Neujahr)
• FLEXIBILITÄT: Flexible Arbeitszeitmodelle inklusive vollzeitnaher Optionen ermöglichen eine individuelle Gestaltung Ihrer Arbeitszeit
• WISSEN & WEITERBILDUNG: Ihre Weiterentwicklung ist uns wichtig – wir fördern Sie gezielt und individuell
• GESUNDHEIT & WOHLBEFINDEN: Ihre Gesundheit liegt uns am Herzen. Freuen Sie sich auf ein umfangreiches betriebliches Gesundheitsmanagement mit vielfältigen Angeboten – z. B. durch Beachvolleyball-Platz, Laufgruppen, Yoga-Kurse und vieles mehr. Zusätzlich stehen Ihnen unser betriebsärztlicher Dienst sowie ein erfahrenes Team der Sozialberatung direkt vor Ort zur Seite
• FAIRE VERGÜTUNG: In Abhängigkeit von Ihren vorhandenen Qualifikationen und je nach Aufgabenübertragung erfolgt eine Eingruppierung im Bereich der Entgeltgruppe 3 (übertariflich Entgeltgruppe 6). TVöD-Bund. Alle Informationen zum Tarifvertrag des TVöD-Bund finden Sie auf der Seite des BMI: . Die monatlichen Entgelte in Euro entnehmen Sie bitte dort auf Seite 69ff des PDF-Downloads
• PERSPEKTIVE: Nach einer 2-jährigen Befristung ist es unser Ziel, Sie langfristig für uns zu gewinnen. Lassen Sie uns gemeinsam diese Zeit nutzen, um herauszufinden, wie gut wir zueinander passen

Neben spannenden Aufgaben und einem kollegialen Miteinander bieten wir Ihnen noch viel mehr:

Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit vielfältigen Hintergründen, z. B. hinsichtlich Alter, Geschlecht, Behinderung, sexueller Orientierung / Identität sowie sozialer, ethnischer und religiöser Herkunft. Ein chancengerechtes, diverses und inklusives Arbeitsumfeld, in dem alle ihre Potentiale verwirklichen können, ist uns wichtig.

Über die folgenden Links erhalten Sie weitere Informationen zu Vielfalt und Chancengerechtigkeit: sowie zur gezielten Förderung von Frauen:

Dienstort: Brainergy Park Jülich