Sekretär*in (m/w/d) für das Vorzimmer des Bürgermeisters und der Beigeordneten

Die Stadt Bornheim mit fast 50.000 Einwohner*innen sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n Sekretär*in (m/w/d) für das Vorzimmer des Bürgermeisters und der Beigeordneten.

Es handelt sich um eine unbefristete Vollzeitstelle, die nach Entgeltgruppe 9a TVöD bewertet wurde. Die Zuordnung der Erfahrungsstufe erfolgt nach den Regelungen des TVöD. Eine Teilung der Stelle in Teilzeitstellen ist grundsätzlich möglich.

Ihre Aufgaben

• Vorzimmer- und Assistenzaufgaben für Bürgermeister und Beigeordnete
• Planung, Umsetzung und Koordination administrativer Vorgänge des Sekretariats des Bürgermeisters und der Beigeordneten, Terminplanung und -koordination
• Selbständige Erledigung von Korrespondenz sowie Verwaltung der Registratur des Schriftgutes
• Organisation, Vorbereitung und Nachbereitung von internen und externen Meetings und Mitwirkung bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen, Sitzungen und Empfängen (gelegentlich auch in den Abendstunden oder am Wochenende)
• Vorbereitung, Planung sowie Erledigung aller nachfolgenden Vorgänge für Dienstreisen
• Führung von Geburtstags- und Jubiläumslisten sowie Verantwortung für termingerechte Bekanntgabe von Jubiläen, Vorbereitung von Grußworten, Glückwunschschreiben und Kondolenzen
• Beschaffung und Verwaltung der städtischen Repräsentationsmittel
• Betreuung des städtischen Veranstaltungskalender
• Bearbeitung von Bürgeranfragen und Bürgeranliegen in Enaio (Dokumentenmanagementsystem)

Ihr Profil

• Abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) oder alternativ eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Berufserfahrung in vergleichbarer Assistenzfunktion
• Offenes, freundliches und serviceorientiertes Auftreten, Einfühlungsvermögen und Konfliktfähigkeit
• Selbstständiges Arbeiten und eigenverantwortliche Organisationsfähigkeit, auch unter Zeitdruck, sind für die Wahrnehmung der Aufgaben unerlässlich
• Strukturierte Arbeitsweise, Gründlichkeit und Präzision in der Aufgabenerledigung
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office Tools
• Bereitschaft zur Arbeit im derzeit mit drei Personen besetzten Vorzimmer

Das erwartet Sie in Bornheim

Ferner bieten wir Ihnen weitere Leistungen wie eine jährliche Sonderzahlung und leistungsorientierte Bezahlung nach den Vorschriften des TVöD und die Möglichkeit zum Dienstrad-Leasing.

Bewerben Sie sich bitte bis zum 11. März 2026 über unser Online-Bewerberverfahren!

Denken Sie bitte daran, Ihre Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Ausbildungs- und sämtliche Arbeitszeugnisse etc.) vollständig einzureichen.

Die Stadt Bornheim verfolgt das Ziel der beruflichen Gleichstellung von Frauen und Männern. Auswahlentscheidungen erfolgen unter Berücksichtigung des Landesgleichstellungsgesetzes NRW und des Gleichstellungsplanes der Stadt Bornheim. Bewerbungen von Schwerbehinderten und Mitgliedern der Freiwilligen Feuerwehr sind erwünscht. Die Stelle ist grundsätzlich durch Teilzeitkräfte besetzbar.

Für allgemeine Fragen zum Bewerbungsverfahren steht Ihnen Frau Spürck 02222/945-241, bei fachlichen Fragen Herr Römer 02222/945-339 gerne zur Verfügung.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!