Stellenangebot Executive Assistant (m/w/d) ansehen

Wir suchen:# Executive Assistant (m/w/d)#### Ihr Aufgabengebiet* Bearbeitung administrativer und organisatorischer Aufgaben im Executive Office (Management von Kalender, Reisen, Meetings und Unterlagen, Executive Support)* Organisation und Koordination administrativer sowie organisatorischer Abläufe im Executive Office* Eigenständiges Management von Kalendern, inklusive Terminplanung, -priorisierung und -nachverfolgung* Planung, Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen (Flüge, Hotels, Transfers)* Vor- und Nachbereitung von Meetings, inklusive Erstellung von Agenden, Präsentationen und Protokollen* Verwaltung, Pflege und strukturierte Ablage von vertraulichen Unterlagen und Dokumenten* Unterstützung des Managements im operativen Tagesgeschäft (Executive Support)* Schnittstelle und Kommunikationskoordination zwischen Management, internen Abteilungen und externen Partnern* Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses innerhalb des Executive Office#### Ihr Profil* Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant auf Senior- oder Vorstandsebene (idealerweise international)* Routine in der Unterstützung von Führungskräften mit komplexen Kalendern und hoher Meeting-Dichte* Fundierte Erfahrung in internationaler Reiseorganisation inkl. Visa, Umbuchungen und kurzfristigen Anpassungen* Sehr hohe Organisationsstärke sowie Fähigkeit zum parallelen, strukturierten Arbeiten* Ausgeprägtes Priorisierungsvermögen im Executive-Umfeld* Hohe Diskretion und professionelles Auftreten* Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse* Sicherer Umgang mit M365 (Outlook, Teams, PowerPoint; idealerweise Copilot)* Proaktive, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise* Starke Serviceorientierung und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit* Erfahrung im Energie-, Industrie- oder Beratungsumfeld von Vortei* Schnelle Auffassungsgabe und hohe Anpassungsfähigkeit#### **Wir bieten*** Attraktive branchenorientierte Vergütung* Volle soziale Absicherung* Unbefristeter Arbeitsvertrag* Weihnachts- und Urlaubsgeld* Persönliche Beratung und Betreuung* Arbeitszeit: 40 Stunden / Woche
#J-18808-Ljbffr