Teamassistent*in / Office Manager*in (m/w/d)

Teamassistent*innen/Office Manager*innen (m/w/d)

Start: oder später. Teilzeit 50 %. Vergütung nach E8 TV‑L. Unbefristet. Position in einer neu gegründeten Gruppe der Technischen Fakultät im Bereich Biotechnologie.

Ihre Aufgaben

• erste Anlaufstelle für Mitarbeiter*innen, Gastwissenschaftler*innen und Hilfskräfte der Arbeitsgruppe für Anliegen und Auskünfte aller Art
• administrative und organisatorische Unterstützung der Gruppenleitung und des gesamten Teams
• Koordination und Organisation der typischen Abläufe in der Gruppe (z. B. Betreuung von Mitarbeiter*innen und Gastwissenschaftler*innen, Reisekostenabrechnungen, Beschaffungen, Inventarisierung, Pflege der Homepage, Schlüsselverwaltung, Buchung von Räumen, Terminkoordination)
• Schnittstellenfunktion zu internen und externen Kund*innen und Fachabteilungen
• Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen (Meetings und Tagungen)
• Vertretung von Kolleg*innen in den anderen Gruppen der Fakultät
• Zusammenarbeit mit der Fakultätsverwaltung bei:
• Vorbereitung von Personalmaßnahmen
• Finanzplanung von Beschaffungen, Reisekosten sowie Personalkosten für Hilfskräfte
• Überwachung des Mittelabflusses sowie der verfügbaren Mittel der Gruppe
• Finanzierungsprüfungen von Drittmittelprojekten
• Verwaltung von Prüfungen und Abwicklung von Masterbewerbungen

Ihr Profil – Das erwarten wir

• abgeschlossene Berufsausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Ausbildungsberuf, z. B. Verwaltungsfachangestellte*r, Angestelltenlehrgang I, Industriekauffrau*mann, Fremdsprachensekretär*in, Sekretär*in, Kauffrau*mann für Büromanagement, Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte*r, oder sonstige geeignete Ausbildung in Verbindung mit praktischen Erfahrungen
• sehr gute Deutsch‑ und Englischkenntnisse (in Wort und Schrift)
• technische Fähigkeiten und sichere Beherrschung der wesentlichen Bürosoftware (MS‑Office)
• gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeit
• Fähigkeit und Freude, in Teams zusammenzuarbeiten
• ausgeprägtes Organisationstalent und gutes Zeitmanagement
• sehr gute Auffassungsgabe und Souveränität sowie Fähigkeit, sich neue und komplexe Inhalte schnell zu erschließen und sie lösungsorientiert anzugehen
• selbstständiges Arbeiten in eigener Verantwortung und ausgeprägte Serviceorientierung
• bereitschaft, sich an wechselnde Anforderungen anzupassen und proaktives Handeln

Das wünschen wir uns

• erste Berufserfahrung in den Bereichen Teamassistenz / Office Management, optimalerweise in der Betreuung von Teams oder im Hochschulumfeld
• Erfahrung im Bereich Personalmaßnahmen
• Erfahrung im Bereich der Finanzplanung und Ressourcenüberwachung
• Erfahrungen im internationalen Umfeld / mit internationalen Kund*innen
• Erfahrungen im Umgang mit SAP
• Erfahrungen in der Erstellung von Statistiken und Auswertungen mit Excel

Unser Angebot

• Vergütung nach E8 TV‑L
• unbefristet
• Teilzeit 50 %
• interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
• Vielzahl von Gesundheits‑, Beratungs‑ und Präventionsangeboten
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• flexible Arbeitszeiten und grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (Umfang abhängig vom konkreten Aufgabenfeld)
• gute Verkehrsanbindung
• betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
• vielfältige Angebote (Mensa, Cafeteria, Restaurants, Uni‑Shop, Geldautomaten, etc.)
• Mitgliedschaft im "FairNetzt" – Sekretariatsnetzwerk der Universität Bielefeld für kollegialen Austausch und gemeinsame Aktivitäten

Kontakt

Merle Brings
‑67471

Anschrift
Universität Bielefeld
Technische Fakultät
Merle Brings
Postfach 10 01 31
33501 Bielefeld

Weitere Informationen & Gleichstellung

Die Universität Bielefeld ist mehrfach ausgezeichnet für ihre Erfolge in der Gleichstellung und als familienfreundliche Hochschule zertifiziert. Bewerbungen von Frauen, geeigneten schwerbehinderten oder gleichgestellten behinderten Menschen sind ausdrücklich erwünscht. Bemühungen um eine angemessene Teilzeitregelung werden grundsätzlich berücksichtigt, sofern keine zwingenden dienstlichen Gründe entgegenstehen.

Bewerbungsfrist: