Teamassistent*in (w/m/d) - Kirchhoff-Institut für Physik

Am Kirchhoff-Institut für Physik ist ab 01.05.2026 folgende Stelle unbefristet zu besetzen:

Teamassistent*in (w/m/d)

Stellenumfang 50 %

Das Kirchhoff-Institut für Physik ist ein experimentalphysikalisches Institut mit zahlreichen Forschungs- und Servicegruppen. Zur Unterstützung unseres Teams von Physiker*innen, die auf dem Gebiet der Quantenphysik forschen, suchen wir eine engagierte, motivierte und gut organisierte Persönlichkeit als Teamassistenz. Diese vielseitige Position kombiniert klassische Sekretariatsaufgaben mit moderner Teamunterstützung und bietet die Möglichkeit, aktiv zum Erfolg unserer Forschung und Lehre beizutragen.

Ihre Aufgaben:

• Förderung eines positiven und kollaborativen Arbeitsklimas
• Organisation kleiner Teamveranstaltungen und Teambuilding-Aktivitäten
• Zuverlässige Durchführung allgemeiner Organisationsarbeiten (z. B. Terminkoordination, Korrespondenz, Organisation und Optimierung interner Abläufe)
• Planung und Abrechnung von Dienstreisen
• Betreuung nationaler und internationaler Gäste, Austauschprogramme und Besuchsgruppen
• Unterstützung bei externer Kommunikation (z. B. mit Kooperationspartner*innen, Fördergeber*innen, Studierenden) und Outreach (z. B. Website, Social Media)
• Mitarbeit bei der Organisation von Workshops, Seminaren und wissenschaftlichen Veranstaltungen
• Mitarbeit in Budgetmanagement (Mittelverwaltung, Verwendungsnachweise, Bestellungen) und Personalverwaltung

Ihr Profil:

• Organisationsgeschick, Eigeninitiative und Kommunikationsstärke
• Abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungs-, Büro- oder Assistenzbereich oder eine vergleichbare Qualifikation
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Programmen (insbesondere Word, Excel, Outlook)
• Selbstständige, zuverlässige und serviceorientierte Arbeitsweise
• Erfahrung im wissenschaftlichen oder internationalen Umfeld ist von Vorteil

Wir bieten:

• Ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet in einem inspirierenden wissenschaftlichen Umfeld
• Eine dynamische, offene und kooperative Arbeitsatmosphäre
• Vielfältige Möglichkeiten zur Weiterbildung und persönlichen Entwicklung
• Flexible und familienfreundliche Arbeitsbedingungen
• Unterstützung der Mobilität durch ein bezuschusstes Deutschlandticket

Die Vergütung erfolgt nach TV-L.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, die Sie bitte mit den üblichen Unterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse etc.) bis zum 24.03.2026 in einer einzigen PDF-Datei per E-Mail an [email protected] (Ref.: Teamassistenz 2026) senden.

Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an Frau Elke Schmetzer, Tel. 06221/54 9107, [email protected].

Die Universität Heidelberg steht für Chancengleichheit und Diversität. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Informationen zu Stellenausschreibungen und zum Datenschutz finden Sie unter www.uni-heidelberg.de/stellenmarkt.