Teamassistenz des Public Hub

Teamassistenz des Public Hub

Stellenausschreibung in Teilzeit (50 %) – befristet bis zum .

Die Teamassistenz unterstützt den Public Hub im Rahmen des DFG‑Exzellenzclusters „Imaginamics“. Sie arbeitet eng mit den Forschenden, dem Sprecher:innen‑ und Koordinationsteam des Clusters sowie der Koordination des Public Hub zusammen, um den reibungslosen Ablauf des Gesamtprojekts sicherzustellen.

Ihre Aufgaben:

• Sie führen stilsicher die Korrespondenz des Public Hub im Austausch mit den übrigen Beteiligten und Kooperationspartnern des Clusters.
• Sie planen und organisieren Veranstaltungen des Public Hub (z. B. Abendvorträge, Tagungen, Workshops, Ausstellungen und Arbeitstreffen) inkl. der Abrechnung von Dienstreisen sowie der Unterbringung von Gästen des Clusters.
• Sie unterstützen die Teamassistenz der Geschäftsführung des Exzellenzclusters in administrativen Belangen.
• Sie betreuen die Webseiten und Social‑Media‑Accounts des Clusters redaktionell und technisch und leisten Vorarbeit für Pressemitteilungen und Ergebnisberichte.
• Sie dokumentieren Veranstaltungen des Public Hub in Wort und Bild.
• Sie verfassen Protokolle von Arbeitstreffen aus dem Zusammenhang des Public Hub und vertretungsweise auch in anderen Einheiten des Clusters.

Ihr Profil:

• Sie besitzen eine entsprechende, erfolgreich abgeschlossene Ausbildung oder haben durch mehrjährige Tätigkeit in vergleichbaren Positionen nachgewiesene Berufserfahrung, idealerweise im Wissenschaftsbereich.
• Sie haben bereits Erfahrungen in der administrativen Planung, Organisation und Durchführung wissenschaftlicher Veranstaltungen gesammelt.
• Sie haben Freude an der Dokumentation von Veranstaltungen mit Aufzeichnungsmedien (Audio, Video) und dem Erlernen der dazu notwendigen Bedienungsschritte.
• Sie bringen vertiefte Kenntnisse der gängigen Bürosoftware‑Anwendungen (Outlook, Word, Excel, Adobe Acrobat Pro) mit und haben idealerweise bereits mit einer Software zur Web‑ oder Grafik‑ oder Videoedition gearbeitet.
• Sie sprechen und schreiben stilsicher sowohl in deutscher als auch in englischer Sprache.
• Sie behalten auch in herausfordernden Situationen mit vielen Beteiligten den Überblick und haben ein Talent zur Strukturierung komplexer Prozesse.
• Sie verfügen über Teamfähigkeit, freundliches Auftreten, Offenheit, Flexibilität, eine gute Selbstorganisation, Belastbarkeit und kommunizieren gerne.

Unser Angebot:

• Vergütung nach den Bestimmungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV‑L) entsprechend den persönlichen Voraussetzungen bis zur Entgeltgruppe E8 inklusive einer tariflichen Jahressonderzahlung.
• Unterstützung bei individuellen Entwicklungs‑ und Qualifizierungsbedarfen.
• Ein familienfreundliches Arbeitsumfeld mit vielfältigen Angeboten für Familien: Hochschul‑Familienbüro (JUniFamilie) und flexible Kinderbetreuung (JUniKinder).
• Betriebliche Nebenleistungen wie z. B. Vermögenswirksame Leistungen (VL) und betriebliche Altersvorsorge (VBL).
• 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr zuzüglich zwei arbeitsfreier Tage am 24. und 31.12.

Die ausgeschriebene Stelle ist zunächst auf den Förderzeitraum des Exzellenzclusters befristet. Im Falle einer Weiterförderung des Clusters nach Ablauf der ersten Förderphase ist eine Verlängerung des Beschäftigungszeitraums möglich.

Es handelt sich um eine Teilzeitstelle (20 Wochenstunden).

Die Universität Jena ist für ihre Erfolge in der Gleichstellung und Familienfreundlichkeit mehrfach ausgezeichnet worden. Sie strebt weiterhin einen höheren Anteil von Frauen, Menschen aus bildungsfernen Familien sowie mit Migrationshintergrund an. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.