Teamassistenz / Fremdsprachensekretär*in (m/w/d) im Büro des Vizepräsidenten

Präsidium – 2. Vizepräsident*in (VP2)

Teamassistenz / Fremdsprachensekretär*in (m/w/d) im Büro des Vizepräsidenten der Freien Universität Berlin

Vollzeitbeschäftigung
unbefristet
Entgeltgruppe 9a TV-L FU
Kennung: VP

Sie unterstützen den Vizepräsidenten (VP2) der Freien Universität Berlin in sämtlichen admini­stra­tiven und organisatorischen Belangen. Der Vizepräsident ist Mitglied des Präsidiums, das unter Vorsitz des Präsidenten die Freie Universität Berlin leitet; zu seinen zentralen Zuständigkeiten gehören unter anderem Berufungsangelegenheiten.
Als Teamassistenz tragen Sie mit Ihrem ausgeprägten Organisationsgeschick, Ihrer Kommunikations­stärke und Ihrer strukturierten Arbeitsweise maßgeblich zu reibungslosen Abläufen bei. Sie arbeiten dabei eng mit der/dem Referent*in des Vizepräsidenten zusammen und agieren als verlässliche Schnittstelle zwischen internen und externen Ansprechpartner*innen.
Wir bieten Ihnen ein dynamisches Arbeitsumfeld auf dem wunderschönen, grünen Campus im Süd­westen Berlins. Die Freie Universität Berlin gehört zu den mehrfach ausgezeichneten Exzellenz­universitäten in Deutschland. Mit ihrer Forschungsstärke ist sie national und international vielfältig vernetzt und eine gefragte Kooperationspartnerin.
Die Vereinbarkeit von Familie und Beruf, individuelle Weiterbildung sowie Gesundheitsförderung sind uns besonders wichtig. Zusätzlich profitieren Sie von zahlreichen weiteren Vorteilen: einem sicheren Arbeitsplatz, einer Zusatzversorgung (VBL), einem Jobticket, einer ermäßigten Jahreskarte für den Botanischen Garten und das Botanische Museum, einem vielfältigen Hochschul­sport­angebot, der Möglichkeit zur Teilnahme an internationalen Austauschprogrammen sowie 30 Urlaubstagen pro Jahr.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung. Ergänzen Sie das Team des Vizepräsidenten in einer unbefris­teten Position und gestalten Sie die Arbeit im Präsidium der Freien Universität Berlin aktiv mit.

• Organisation und Koordination von Terminen des Vizepräsidenten
• schriftliche und telefonische Korrespondenz und einfachen Übersetzungstätigkeiten in deutscher, englischer und einer romanischen Sprache
• Organisation und Koordination von Veranstaltungen, einschließlich Terminplanung, Raumorgani­sation, Teilnehmendenmanagement
• Vorbereitung, Organisation und Nachbearbeitung von Dienstreisen
• Gästebetreuung
• Überwachung des E-Mail- und Posteingangs sowie Einleitung erster Bearbeitungsschritte
• Pflege und Verwaltung von Ablagestrukturen, unter Berücksichtigung einer nachvollziehbaren Dokumentation aller Vorgänge
• Durchführung themenbezogener Recherchen
• Vorbereitung von Gesprächsterminen in Abstimmung mit dem/der Referent*in
• Protokollierung und Nachbereitung von Besprechungen
• Vorbereitung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
• Personalangelegenheiten (u. a. Stellenbesetzungsprozesse, Urlaubsabrechnung und Krank­meldungen)
• Abrechnungen, unterjährige Mittelbewirtschaftung, Bestellwesen und Rechnungsbearbeitung mit SAP

Abgeschlossene Ausbildung in einer tätigkeitsbezogenen Fachrichtung (z. B. Fremdsprachen­sekretär*in) oder vergleichbare Fachkenntnisse; Deutsch Niveau C2 des GeR, Englisch B2 des GeR, romanische Sprache B2 des GeR; Nachweis über die Fremdsprachenkenntnisse

(Berufs-)Erfahrung:

Drei Jahre Berufserfahrung, davon zwei Jahre in einer vergleichbaren Position.

Das wünschen wir uns von Ihnen:

• Erfahrung im professionellen Büromanagement sowie im Umgang mit anspruchsvollen organisatorischen Abläufen
• Gute Kenntnisse universitärer oder vergleichbarer institutioneller Strukturen und Verwaltungs­prozesse
• Sehr gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift
• Freundliches und serviceorientiertes Auftreten im Umgang mit unterschiedlichen Ansprech­partner*innen
• Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit
• Hohe Verantwortungsbereitschaft, Zuverlässigkeit und Eigenständigkeit
• Teamfähigkeit sowie eine strukturierte, sorgfältige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Loyalität, Diskretion und ein hohes Maß an Vertrauenswürdigkeit
• Fundierte Kenntnisse und Freude am Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint), Adobe-Anwendungen und anderen Web- und Konferenzdiensten (z. B. Webex)

• Bezahlung nach TV-L FU inkl. Jahressonderzahlung
• Gleitende Arbeitszeit mit Home-Office Anteilen
• Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch flexible Arbeitszeitgestaltung im Rahmen der Gleitzeit
• 30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche
• Zusätzliche arbeitsfreie Tage am 24.12. und 31.12.
• Umfassende Einarbeitung und vielseitiges Fort- und Weiterbildungsangebot
• Möglichkeiten zur Teilnahme am Hochschulsport und Gesundheitsförderprogramm
• Vergünstigtes Job-Ticket für den öffentlichen Nahverkehr
• Reduzierte Jahreskarte für den Botanischen Garten und das Botanische Museum
• Mitarbeiter*innen-Preis in den Mensen