Teamassistenz (m/w/d) – Operative Unterstützung und Office Management

Du liebst Musik? Dann hilf mit, sie zu schützen!
Wir sorgen dafür, dass die Urheberinnen und Urheber an den Einnahmen aus der Nutzung ihrer Musikwerke angemessen beteiligt werden und sich ganz auf ihr kreatives Schaffen konzentrieren können. Das ist unsere Purpose, das ist unsere Motivation!

Über CESARights GmbH
Die CESARights GmbH ist eine 100%ige Tochter der GEMA und führt in München die Geschäfte der ZPÜ, die Kreative für private Vervielfältigungen ihrer Werke vergütet. Mit einem engagierten Team fördern wir Kultur durch verantwortungsvolles, unternehmerisches Handeln. Neben der Stabilisierung des bestehenden Systems bieten wir moderne Dienstleistungen wie Datenservices für Verwertungsgesellschaften. Neue gesetzliche Regelungen, etwa das UrhDaG, eröffnen zusätzliche Chancen im Umgang mit Online-Plattformen. Als vertrauensvoller Partner des Verwertungsgesellschaften-Verbunds gestalten wir diese Entwicklungen aktiv mit.

Wir suchen:
Für unsere Tochtergesellschaft CESARights GmbH am Standort München suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt:
Teamassistenz (m/w/d) – Operative Unterstützung und Office Management in Vollzeit (40 Stunden/Woche)

Deine Aufgaben:
In der vielseitig ausgestalteten Position bist Du als Mitglied eines kleinen und agilen Teams mitverantwortlich für die Geltendmachung von urheberrechtlichen Auskunfts- und Zahlungsansprüchen. Du arbeitest als Schnittstelle eng mit dem kaufmännischen Bereich sowie der Rechtsabteilung, übernimmst zentrale operative Aufgaben im Prozess der Anspruchsdurchsetzung auch in unseren IT-Systemen und wirkst aktiv an der Ausgestaltung der zugrundeliegenden zentralen Unternehmensprozesse mit. Du verfügst als interdisziplinärer Ansprechpartner über fundiertes Wissen über die Geschäftsabläufe, behältst den Überblick auch über komplexe Sachverhalte und verschiedene von Dir betreute Projekte und kommunizierst intern sowie mit unseren Stakeholdern.

Hier spielt die Musik – Dein Einsatzgebiet:

• Du arbeitest eng mit den Bereichen Accountmanagement und Legal und unterstützt unser Team operativ, indem du Kampagnen in unserem CRM-System vorbereitest, anlegst und ausführst, Mahnschreiben erstellst und mit unseren externen Rechtsanwaltskanzleien abstimmst.
• Du pflegst und verwaltest Vorlagen und Korrespondenz in unserem CRM-Tool und verantwortest die Anlage von Verfahrensakten sowie die Verschlagwortung und Ablage von verfahrensrelevanten Dokumenten in unserem System Lecare.
• Du sorgst für reibungslose Abläufe im Office-Alltag, indem du alle Formen von Posteingängen (digital und physisch) koordinierst, verschiedene Postfächer z.B. Info- und Pressepostfächer sowie beA Postfächer betreust und Büromaterial und Merchandise bestellst.
• Du vertiefst deine Fachkenntnisse im Tagesgeschäft und hast Freude dran in die Prozessabläufe des Unternehmens einzutauchen und diese zu verstehen.
• Du hast Dir nach erfolgter Einarbeitung einen guten Überblick über unsere Geschäftsinhalte verschafft und betreust die Inhalte der Unternehmens-Websites sowie LinkedIn-Auftritte inhaltlich und technisch.
• Du koordinierst Versammlungen mit unseren Stakeholdern und unterstützt das Team bei weiteren organisatorischen Themen wie Reise- und Terminplanung, Abrechnungen, Protokollen und Präsentationen, pflegst Verteiler und bringst dich bei Teamevents sowie ausgewählten Projekten ein.

Stimmig – Deine Qualifikationen:

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. als Kauffrau/-mann für Büromanagement) oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Du bringst Erfahrung in der Teamassistenz, im Office Management oder in vergleichbaren administrativen/operativen Funktionen mit – idealerweise auch im Umgang mit Datenbanken oder Fachsystemen.
• Du arbeitest zuverlässig, strukturiert und detailorientiert und behältst auch bei parallelen Aufgaben den Überblick.
• Du gehst sicher mit gängigen MS-Office-Programmen um und hast Freude daran, dich in neue IT-Systeme (z. B. unser yuuvis basiertes CRM-Tool Enzian, Lecare, beA, Microsoft Strategy) einzuarbeiten.
• Du gehst sicher mit Texten aller Art um und verfügst über eine schnelle Auffassungsgabe bei der Einarbeitung in geschäftliche Hintergründe und bestehende Geschäftsprozesse.
• Du bist belastbar, kommunikationsstark, organisierst gern und unterstützt dein Team mit Engagement und Hands-on-Mentalität.
• Du hast Lust, dich sowohl in wiederkehrende Routineaufgaben als auch in wechselnde Projekte einzubringen.

Einblicke:
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Bereit für den nächsten Karriereschritt in der Musikbranche?
Bist du an einer spannenden und facettenreichen Tätigkeit in der Musikbranche mit sympathischen und musikbegeisterten Teams in einer anspruchsvollen Arbeitsumgebung interessiert? Dann freuen wir uns auf deine aussagekräftige Bewerbung.

GEMAGesellschaft für musikalische Aufführungs- und mechanische Vervielfältigungsrechte Personalabteilung | Rosenheimer Straße 11 | 81667 München
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