Teamassistenz (m/w/d) Property Management

Willkommen bei der HBB! Wir sind ein Familienunternehmen mit ca. 200 Mitarbeitenden und Hauptsitz in Hamburg, das seit mittlerweile 55 Jahren erfolgreich besteht und weiterwächst. Zu unserem Tätigkeitsbereich gehören: Centermanagement, Restrukturierung und Property Management von Einzelhandels-, Seniorenheim- und Büroobjekten. Bei allen Unterschieden zwischen den einzelnen Projekten bleibt unser Ziel stets gleich: Wir wollen die von uns betreuten Objekte als Nr. 1 im relevanten Marktgebiet etablieren.

Aufgaben

• Du bearbeitest Rechnungen und unterstützt bei der Zusammenstellung von Budgets, Reportings und Auswertungen.
• Du planst Termine und Wartungen in unseren Programmen (u.A. KZWO) und kümmerst dich um deren zuverlässige Nachverfolgung.
• Du pflegst Datenbanken und unser Dokumentenmanagementsystem ELO und achtest auf eine saubere und strukturierte Datenqualität.
• Du unterstützt bei der Organisation von Ausschreibungen und bereitest Angebotsvergleiche übersichtlich auf.
• Du erstellst und aktualisierst Standard-Dienstleistungsverträge nach Vorgabe.
• Du führst und aktualisierst Dienstleister- und Handwerkerlisten.
• Du unterstützt das Team im Tagesgeschäft und sorgst für reibungslose administrative Abläufe im kaufmännischen und technischen Property Management.
• Du übernimmst die allgemeine Korrespondenz sowie den Postein- und -ausgang.

Profil

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder bist seit einiger Zeit in einem kaufmännischen Beruf tätig.
• Du konntest bereits erste Erfahrungen in einer administrativen Tätigkeit im Immobilienbereich oder einem ähnlichen Umfeld sammeln.
• Du arbeitest strukturiert, eigenverantwortlich und behältst auch bei mehreren Projekten den Überblick.
• Du hast eine hohe digitale Affinität und arbeitest sicher mit MS Office – idealerweise auch mit Datenbank- oder Reporting-Tools.
• Du kommunizierst klar und lösungsorientiert – sowohl im Team als auch mit externen Dienstleistern.
• Du bringst ein gutes Verständnis für Prozesse und wirtschaftliche Zusammenhänge mit.
• Du hast Spaß daran, Dinge zu organisieren, zu optimieren und als Schnittstelle zu fungieren.

Wir bieten

• Flexible Arbeitsbedingungen: Mobiles Arbeiten an 2 Tagen pro Woche mit flexiblen Arbeitszeiten für eine ideale Work-Life-Balance.
• Moderne Arbeitsumgebung: Ein moderner Arbeitsplatz in der schönen Hansestadt Lübeck mit sehr guter Anbindung an die A1 sowie kostenlosen Parkmöglichkeiten.
• Attraktive Vergütung: Eine leistungsgerechte Bezahlung, die sich an Deiner Qualifikation und Deinem Engagement orientiert.
• Vielfältige Zusatzleistungen: Du profitierst vom EGYM Wellpass / Hansefit, Fahrradleasing, Zuschüssen zu VL und Kita sowie exklusiven Rabatten über Corporate Benefits.
• Gesundheit & Wohlbefinden: Wir unterstützen Deine Gesundheit mit umfassenden Programmen zur betrieblichen Gesundheitsförderung, bspw. durch die Telus Health Engage App.
• Gemeinschaft: Ein aufgeschlossenes Team, das den Austausch und die Zusammenarbeit in einer modernen Kultur lebt und sich sozial engagiert.
• Tolle Karrierechancen: Individuelle berufliche Förderung und Weiterbildungsmöglichkeiten, die Deine Entwicklung aktiv unterstützen.
• Erholung: 30 Tage Urlaub im Jahr (bei einer 5‑Tage‑Woche), zusätzlich frei am 24. und 31. Dezember sowie einen halben Tag an Deinem Geburtstag.

Important note

Please be advised that a valid work permit for Germany is required for non‑EU citizens. Unfortunately, applications without a valid work permit and sufficient German language skills may not be considered.