Teamleiter (m/w/d) Büromanagement

Deine Mission bei Dlubal Software

Teamleiter (m/w/d) im Büromanagement bist du die zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Vertrieb und Verwaltung. Du sorgst nicht nur dafür, dass administrative Prozesse reibungslos funktionieren, sondern entwickelst diese gemeinsam mit deinem Team kontinuierlich weiter. Mit deinem Organisationstalent und deiner Führungskompetenz strukturierst du kaufmännische Prozesse wie Bestellabwicklung, Rechnungsstellung, Lizenzierung und After‑Sales und trägst so aktiv zum reibungslosen Wachstum unseres Unternehmens bei.

Unsere Vision bei Dlubal Software

Seit 1987 unterstützt Dlubal Software mit seinen benutzerfreundlichen Statikprogrammen Ingenieure bei ihrer täglichen Arbeit als Tragwerksplaner. Mehr als 130.000 Anwender sowie 13.000 Kunden in über 130 Ländern vertrauen dabei auf die hohe Qualität der Software und schätzen die großartige Arbeit der über 300 Mitarbeiter bei Dlubal.

Genauso wie wir unsere Software stetig weiterentwickeln, investieren wir auch in unsere Teams und unser Arbeitsumfeld. Wir glauben daran, dass der langfristige Erfolg nur mit den richtigen Menschen möglich ist.

Deine Benefits Bei Dlubal Software

für dein persönliches Wohlbefinden:

• für dein berufliches Wachstum: ein Einarbeitungsplan für 90 Tage mit monatlichen Feedbackgesprächen
• ein Onboarding‑Buddy, der dich während deinen ersten drei Monaten unterstützt
• ein absolut hilfsbereites Team, das stets ein offenes Ohr für dich hat
• vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten über LinkedIn Learning und Udemy
• Teilnahme an Seminaren und Konferenzen
• Zugriff auf über 1.000 selbstproduzierte Videos in der Dlubal‑Academy
• jährliche Firmenevents wie Weihnachtsfeier und Sommerfest
• regelmäßige kleinere Firmenevents wie gemeinsames Frühstück, Fahrradausflug
• ein international top aufgestelltes, mittelständisches Familienunternehmen, welches mit schnellen Entscheidungen punktet
• 30 Tage Jahresurlaub
• bis zu zwei Tage Homeoffice pro Woche nach der Einarbeitung
• eine Sachbezugskarte, die monatlich aufgeladen wird
• E‑Bike‑Leasing, Internetkostenzuschuss, Jobticket, Kita‑Zuschuss und weitere corporate benefits
• betriebliche Krankenversicherung mit jährlichem Gesundheitsbudget (mindestens 300 €)

Das trifft auf Dich zu

• abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z.B. Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement, Industriekauffrau / Industriekaufmann, Hotelmanagement, Bankkauffrau / Bankkaufmann oder vergleichbar
• idealerweise erste Erfahrung in der fachlichen oder disziplinarischen Führung eines Teams im Bereich Administration
• sicherer Umgang mit CRM‑ oder ERP‑Systemen sowie sehr gute MS‑Office‑Kenntnisse
• ausgeprägte Kommunikationsstärke und Freude am Austausch mit internen und externen Ansprechpartnern
• sehr gute Deutschkenntnisse (mindestens C1) und gute bis sehr gute Englischkenntnisse (mindestens B2) in Wort und Schrift

Dein Beitrag zum Erfolg

Führung & Koordination:

Du leitest und entwickelst das Team der Bürokaufleute fachlich und organisatorisch, koordinierst Aufgaben und stellst eine effiziente Zusammenarbeit sicher.

Struktur & Prozesse:

Du optimierst administrative Abläufe, etablierst klare Strukturen und sorgst für Transparenz im Tagesgeschäft.

Sparringspartner der Geschäftsführung:

Du unterstützt die Geschäftsführung sowie den Vertriebsleiter mit Analysen, Auswertungen und entscheidungsrelevanten Kennzahlen.

Zahlen & Kontrolle:

Du behältst relevante KPIs im Blick, bereitest Reportings auf und stellst eine saubere Datenbasis sicher.

Administration & Kundenbetreuung im operativen Tagesgeschäft:

Du verantwortest strukturierte administrative Abläufe entlang des gesamten Kundenprozesses – von der Abwicklung von Bestellungen über die Rechnungsstellung und das Mahnwesen bis hin zur professionellen Bearbeitung von Kundenanfragen, dem telefonischen Kontakt mit unseren Kunden sowie der sorgfältigen Pflege aller relevanten Daten im CRM‑System.

Deine Ansprechpartnerinnen: Simone Ostermeier und Tanja Schneider

Telefon: +49 9673 9203‑70

Mobil / WhatsApp Business: +49 1510 237 981 88

Über uns

Dlubal stellt eine verlässliche Grundlage für Planungsprozesse bereit. Seit seiner Gründung 1987 hat sich Dlubal Software GmbH darauf konzentriert, intuitive und effektive Softwarelösungen für statische und dynamische Berechnungen, CFD‑Analysen sowie für die Dimensionierung von Tragwerken zu entwickeln.

Dank eines engagierten Teams von über 300 Mitarbeitern an 10 internationalen Standorten sichert das familiengeführte Unternehmen kontinuierlich die Fortentwicklung und Verfeinerung seiner Statiksoftware. Das positive Feedback der Anwender unterstreicht diesen Erfolg: Dlubal Software verzeichnet weltweit über 130.000 zufriedene Anwender.