Teamleiter*in Verwaltung (Finanzen, Logistik & HR)

Position: Teamleiter*in Verwaltung
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Abteilung: Administration
Arbeitsort: Schwarzheide
Berichtet an: Site Manager

Überblick der Rolle

Die Teamleitung Verwaltung verantwortet die organisatorischen und administrativen Kernprozesse in den Bereichen Finanzadministration , Logistik (chemische Industrie) und Human Resources . Die Rolle kombiniert operative Mitarbeit mit Führungsverantwortung und gewährleistet effiziente Abläufe, termingerechte Kundenbelieferung sowie eine professionelle interne Unterstützung aller Fachabteilungen.

Hauptaufgaben

1. Führungs- & Organisationsverantwortung

• 
  
• Koordination des Verwaltungsteams (2–5 Mitarbeitende, je nach Struktur).
  
• Organisation und Optimierung der administrativen Prozesse über alle Verantwortungsbereiche hinweg – Abstimmung von Prozessen aus dem spanischen Headquarter
  
• Sicherstellung von Compliance, Qualitätsstandards und ordnungsgemäßer Dokumentation.
  
• Schnittstelle zur Geschäftsführung, Produktion, Vertrieb und externen Partnern.
  
• Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen und regelmäßigen Statusreports.
  

2. Finanzadministration (ca. 40%)

• 
  
• Verantwortung für ordnungsgemäße Rechnungsprüfung, Kontierung und Buchungsvorbereitung.
  
• Steuerung des Zahlungsverkehrs in Zusammenarbeit mit dem Steuerberater.
  
• Monitoring von Debitoren- und Kreditorenständen sowie Eskalation bei Abweichungen.
  
• Erstellung von Monatsübersichten, Forecasts und KPI-Auswertungen.
  
• Weiterentwicklung und Digitalisierung interner Finanzprozesse in Abstimmung mit der spanischen Firmenzentrale.
  

3. Logistik & Operations – Chemische Industrie (ca. 35%)

• 
  
• Übergeordnete Planung und Steuerung aller Transporte zu externen Kunden.
  
• In Zusammenabriet mit dem ADR-Beauftrager Sicherstellung der Einhaltung von Gefahrgutvorschriften sowie internen Sicherheitsrichtlinien.
  
• Kontrolle aller transportrelevanten Dokumente.
  
• Optimierung der Zusammenarbeit mit Speditionen, Kunden und dem internationalen Verkaufsteam.
  
• Koordination von Lager- und Bestandsmanagement sowie Durchführung und Überwachung von Inventuren.
  
• Troubleshooting bei Lieferverzögerungen, Qualitätsfragen oder Transportproblemen.
  

4. Human Resources (ca. 25%)

• 
  
• Unterstützung für Recruiting-Prozesse (Terminmanagement, Organisation von Events, etc).
  
• Erstellung und Prüfung von Arbeitsverträgen, Nachträgen und Zeugnissen.
  
• Pflege der Personalakten, HR-Datenbanken und Zeiterfassung.
  
• Koordination von Onboarding, Unterstützung von Schulungen und Personalentwicklungsmaßnahmen.
  
• Sicherstellung interner HR-Standards.
  

Anforderungsprofil

• 
  
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Verwaltung, Logistik oder vergleichbar.
  
• Mehrjährige Berufserfahrung in einem oder mehreren der Bereiche: Finanzen, Logistik (idealerweise chemische Industrie).
  
• Erste Führungserfahrung (Teamleitung, stellvertretende Leitung oder Projektleitung).
  
• Sehr guter Umgang mit MS Office und ERP-Systemen.
  
• Strukturierte, proaktive Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch.
  
• Starke Kommunikationsfähigkeit, diplomatisches Auftreten und Durchsetzungsstärke. xmdgtar
  
• Hohe Zuverlässigkeit, Diskretion und organisatorisches Geschick.