Teamleitung Empfang & Gästeservice (m/w/d) – Konferenzzentrum (Erfurt)

Stellenbeschreibung:

Die Leucht One GmbH betreibt und entwickelt moderne Arbeits-, Event- und Konferenzflächen. Für einen neuen Konferenzkomplex in Erfurt suchen wir operative Unterstützung im Front Office, die Gästeservice, Tagesbetrieb und Locationkoordination zuverlässig steuert.

‼️Das Wichtigste auf einen Blick:

Arbeitsort: Erfurt,vor Ort
Anstellung: Vollzeit, zunächstbefristet 18 Monate
Gehalt: 42.000–46.000 € / Jahr (je nach Erfahrung)
Arbeitszeiten: planbar,keine Nacht- und Wochenendarbeit
Start: nach Vereinbarung

Du bist die zentrale Anlaufstelle im Haus: Empfang, Gästebetreuung, Konferenzablauf. Du koordinierst den operativen Service und stellst sicher, dass Teilnehmende, Referent*innen und Partner einen reibungslosen, professionellen Tag erleben.

Dein beruflicher Tag könnte beispielsweise so aussehen:

Du startest am Vormittag und überprüfst die anstehenden Termine und verteilst die Aufgaben in deinem Team. Danach machst du eine Flächenbegehung, um sicherzustellen, dass alles für den Tagesbetrieb bereit ist. Ab 08:00 Uhr begrüßt du die ankommenden Gäste, Teilnehmenden und Referenten, bereitest Kaffee und Getränke vor und stehst für Fragen zur Verfügung. Während die Veranstaltungen laufen, bist du am Empfang als zentrale*r Ansprechpartner*in verfügbar, überprüfst die Küchenbereiche und stellst sicher, dass alles reibungslos läuft. Mittags planst du Warenbestände, Personaleinsätze und organisierst Veranstaltungen, bevor du am Nachmittag die Kursunterlagen für einen zukünftigen Kurs ausdruckst, vorbereitest und vor dem Feierabend auf den Tischen der Kursteilnehmer*innen verteilst.

Deine Aufgaben:

Leitung des Empfangs- und Konferenzmanagement-Teams : Du übernimmst die Verantwortung für den Empfangsbereich und das Konferenzzentrum, führst ein kleines Team und sorgst für einen reibungslosen Ablauf vor Ort. Dazu zählt u.a. die direkte Kommunikation mit dem zentralen Leucht One Führungsteam sowie die Personalplanung vor Ort. Du entwickelst Strategien zur Auslastung des Gebäudes, verbesserst mit neuen Ideen die Nutzerfreundlichkeit des Standortes und bist eine Schnittstelle zu weiteren Dienstleistern.
Sicherstellung eines erstklassigen Gästeerlebnisses : Du liebst es, Menschen zu begeistern und schaffst eine Atmosphäre, in der sich alle willkommen und gut betreut fühlen – immer mit einem Lächeln auf den Lippen und einem offenen Ohr für jedes Anliegen.
Schnelles Agieren bei Herausforderungen : Du reagierst proaktiv auf unerwartete Situationen, findest schnelle Lösungen und setzt diese vor Ort selbstständig um.
Koordination von Konferenz- und Veranstaltungsabläufen : Von der Begrüßung der Gäste bis zur Unterstützung bei technischen Fragen – du sorgst dafür, dass sich alle rundum wohlfühlen und die Veranstaltungen reibungslos ablaufen. Du organisierst alles von Raumbuchung über Cateringbestellung und Raumvorbereitung (inkl. Unterlagen auslegen) bis hin zur Technikeinweisung und Betreuung vor Ort.
Gestaltung von Wohlfühlatmoshäre : Du sorgst dafür, dass der Konferenzkomplex ein Ort ist, an dem sich Gäste inspiriert und gut betreut fühlen. Dazu gehört auch das regelmäßige Kontrollieren der Flächen, das Auffüllen von Verbrauchsmaterial (z.B. Kaffee) und das Vorbereiten von Schulungsräumen, inkl. dem Drucken und Bereitstellen von Kursmaterialien. Du hast ein Auge auf die allgemeine Ordnung im Gebäude, erkennst, wo Handlungsbedarf besteht und kommunizierst dies an die geeignete Stelle.
Du hast einen Abschluss (gern Bachelor) in einem relevanten Bereich sowie Erfahrung in derHotellerie, Eventorganisation oder imKundenservice , idealerweise in einer leitenden Position.
Hospitality ist deine Leidenschaft : Du verstehst es, Gäste zu begeistern und ihnen eine erstklassige Experience zu bieten.
Du bistorganisationsstark, kommunikationsfreudig und scheust dich nicht, auch selbst mit anzupacken.
Probleme? Schnelles und proaktives Handeln in herausfordernden Situationen fällt dir leicht.
Du sprichst fließend Deutsch und Englisch und bist fit in den gängigen MS-Office-Anwendungen.
Du liebst es, im Team zu arbeiten und hast auch kein Problem, selbst die Ärmel hochzukrempeln.