Technical Asset Manager Administration (m/w/d)

Für unseren Kunden suchen wir eine zuverlässige, strukturierte und detailorientierte Persönlichkeit, die als administrative Unterstützung im Technical Asset Management tätig wird. In dieser Rolle begleiten Sie CAPEX‑ und OPEX‑Bauprojekte administrativ und agieren als zentrale Schnittstelle zwischen technischen Projektteams, Lieferanten sowie Finanz- und Buchhaltungsabteilungen.

Sie stellen sicher, dass Verträge, Bestellungen, Lieferantenstammdaten und Rechnungsprozesse vollständig, korrekt und gemäß den internen Vorgaben unseres Kunden abgewickelt werden.

Ihre Aufgaben

• Unterstützung bei Vertrags- und Bestellverhandlungen in Zusammenarbeit mit Projektleitern
• Durchführung von KYC‑Prüfungen sowie die vollständige Lieferantenregistrierung
• Rückbestätigung von Bankdaten zur Identitäts- und Sicherheitsprüfung
• Pflege und Verwaltung sämtlicher Lieferantenstammdaten
• Sicherstellung vollständiger und korrekter Vertragsunterlagen
• Erstellung und Versand von Bestellformularen an Lieferanten
• Anlage von Bestellungen im ERP‑System gemäß Vollmachtenregelungen unseres Kunden
• Prüfung von Budgetbezug und Genehmigungsgrenzen
• Vollständige Dokumentation und aktive Nachverfolgung aller Bestellungen
• Weitergabe relevanter PO‑Informationen an interne Ansprechpartner
• Pflege und Aktualisierung von Projektstammdaten
• Kontrolle von Dateneingaben und Sicherstellung der Datenqualität im System
• Organisation digitaler Ablagestrukturen (Verträge, Rechnungen, Dokumente)
• Abstimmung mit Data‑Management‑Teams zur Projekt- und Budgetanlage
• Unterstützung bei Budgetzuordnungen und Budgetstrukturierungen
• Mitarbeit bei Budget‑Ist‑Vergleichen und unterstützende Berichterstattung
• Sicherstellung korrekter Projektcodierungen für finanzielle Zuordnungen
• Unterstützung im Rechnungsworkflow inkl. Freigabeprozessen
• Schnittstellenkommunikation mit Controlling, Shared Service Centern und technischen Teams
• Erstellung regelmäßiger Statusupdates und Gewährleistung eines reibungslosen Informationsflusses

Ihr Profil

• Abgeschlossenes Studium, z.B. in Betriebswirtschaft, Immobilienmanagement, Baumanagement oder einem vergleichbaren Bereich
• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in administrativen oder koordinativen Rollen im Bau-, Immobilien- oder Projektumfeld
• Erfahrung im Umgang mit ERP‑Systemen (z.B. Microsoft Dynamics 365) wünschenswert
• Grundlegendes Verständnis von Bau-, Beschaffungs- und Budgetprozessen
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und strukturierte, präzise Arbeitsweise
• Hohe Kommunikationsstärke im Umgang mit verschiedenen Schnittstellen
• Teamorientierte, serviceorientierte und proaktive Arbeitsweise