Teilzeit: Office & Operations Coordinator (m/w/d)

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Über uns

gen-up ist eine junge, schnell wachsende Marketingagentur aus Frankfurt am Main. Wir verbinden Marken mit den sogenannten Unreachables: jungen Menschen, die klassische Werbung schon längst abgeschrieben haben. Unser Ansatz: Creator-getriebener Content, echte Community-Interaktion und Kampagnen, die aus der Popkultur heraus entstehen. Für Kunden wie Deichmann, Kleinanzeigen und Vodafone.

Die Position

Office & Operations Coordinator (m/w/d) in Teilzeit für unser Büro direkt an der Frankfurter Hauptwache. Du bist die Person, die dafür sorgt, dass unser Office nicht nur funktioniert, sondern ein Ort ist, an dem man gerne arbeitet: mit Überblick, Hands‑on‑Mentalität und Weitblick.

Aufgaben

• Büroorganisation & Facility Management – Post & Pakete, technische Geräte warten/bestellen, Schlüsselmanagement, Smartlocks und Spinde.
• Office Supplies & Ausstattung – Bestellung, Verwaltung und Auffüllung von Bürobedarf, Getränken, Snacks und Hygieneartikeln.
• Meeting‑ & Eventlogistik – Vorbereitung von Meetingräumen, eigenverantwortliche Organisation von Teamevents und internen Veranstaltungen, Überblick über interne Gerätebuchungen.
• Onboarding Support & Arbeitsplatzmanagement – Vorbereitung von Arbeitsplätzen für neue Mitarbeitende, Organisation von Hardware und Unterstützung des Startprozesses.
• Dienstleisterkoordination – Steuerung externer Partner wie Reinigung, Catering, Handwerker oder IT‑Support.
• Bürokultur & Teamatmosphäre – Pflege, funktionale und angenehme Arbeitsumgebung.

Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Büromanagement, Veranstaltungskauffrau/-mann) oder vergleichbare Qualifikation.
• Erste Berufserfahrung im Office Management, Assistenz oder einer ähnlichen koordinierenden Rolle ist ein Plus, aber kein Muss.
• Sicherer Umgang mit gängigen Tools (Google Workspace oder MS Office, Kommunikations-Tools wie Slack).
• Sehr gute Deutschkenntnisse (C1) und gute Englischkenntnisse (B2).

Was dich als Person ausmacht

• Organisationsgeschick – jonglierst mehrere Aufgaben gleichzeitig und behältst Überblick, auch in hektischen Situationen.
• Planungsgeschick – denkst voraus, erkennst Bedarfe bevor sie entstehen und strukturierst deinen Tag eigenständig.
• Eigenverantwortliches Arbeiten – wartest nicht auf Anweisungen, sondern packst proaktiv an und findest eigene Lösungswege.
• Beziehungsmanagement – bist erste Anlaufstelle für Team, Dienstleister und Gäste, kommunizierst klar, freundlich und auf Augenhöhe.
• Serviceorientierung & Hands‑on‑Mentalität – willst den Laden am Laufen halten und freust dich, anderen den Rücken freizuhalten.
• Tempo & Adaptionsfähigkeit – Agentur‑Alltag heißt: Pläne ändern sich – du bleibst flexibel und schaltest schnell um.
• Resilienz & Belastbarkeit – behältst auch in stressigen Phasen einen kühlen Kopf.

Nice‑to‑Haves

• Erfahrung in der Koordination von Dienstleistern (Reinigung, Catering, IT‑Support etc.).
• Erfahrung mit der Organisation von Teamevents oder internen Veranstaltungen.
• Affinität zu einem jungen, digitalen Arbeitsumfeld.

Benefits

• Überdurchschnittliches Gehalt
• 21 Tage Urlaub
• Deutschlandticket, WellPass oder Pluxee Zuschuss
• Regelmäßige Team‑Events und Off‑Sits
• Ein motiviertes und dynamisches Team, bei dem es nie langweilig wird
• Förderung deiner individuellen Entwicklung und Möglichkeit, in deiner Position zu wachsen
• Unser Office ist nur 3 Minuten von der Frankfurter Hauptwache entfernt und bietet ein inspirierendes Umfeld mit Rooftop für den Flex. Darüber hinaus hast du auch die Möglichkeit von Zuhause aus zu arbeiten (Hybrid).

Wir freuen uns von dir zu hören!

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