Verwaltungsbeschäftigte r (m/w/d) im Vorzimmer des Dezernates für Bildung, Jugend und Sport

Bei Dezernat IV - Bildung, Jugend und Sport ist ab sofort die Stelle einer eines Verwaltungsbeschäftigten (m/w/d) im Vorzimmer zu besetzen.
Das Dezernat nimmt mit seinen sechs zugehörigen Ämtern sowie der Stabsstelle für Integrierte Jugendhilfe- und Schulentwicklungsplanung eine bedeutende Rolle für die Stadtgesellschaft ein. Ein besonderer Fokus liegt in diesem Zusammenhang auf den Belangen von Kindern, Jugendlichen und Familien.

Werden Sie Teil unseres engagierten Teams und unterstützen Sie uns bei den vielfältigen und spannenden Aufgaben des Amtes als Verwaltungsbeschäftigte r im Vorzimmer unterstützen. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Sie

• sind zuständig für die Bearbeitung und Koordination des Postein- und -ausgangs, inklusive Nachhaltung von Fristen, Wiedervorlage und Nachhalten des Erledigungsstandes, Führung des Kreuzstückverzeichnisses sowie der Abstimmung von Terminen
• erledigen die Korrespondenz für den Beigeordneten
• organisieren Reisen und übernehmen im Anschluss deren Abrechnungen
• übernehmen die Servicefunktion für Besucher innen
• koordinieren als erste r Ansprechpartner in die eingehenden Telefonate, vermitteln Ansprechpartner innen bei Bürger- oder Presseanrufen und leiten Beschwerden oder Anfragen an die zuständigen Stellen weiter
• unterstützen die Büroleitung bei amtsübergreifenden Abfragen und Terminvorbereitungen für den Beigeordneten
• übernehmen die Urlaubs- und Krankheitsvertretung für das Geschäftszimmer des Dezernates, inklusive Personalsachbearbeitung SAP HR 3, Materialverwaltung und-beschaffung, Rechnungsbearbeitung, Verwaltung der Beschlussvorlagen in Session

Sie sind unmittelbar dem Officemanagement unterstellt.

Sie verfügen über

• einen erfolgreichen Abschluss in einem verwaltungsnahen anerkannten Ausbildungsberuf (beispielsweise einem kaufmännischen Ausbildungsberuf) oder
• einen erfolgreich abgeschlossenen Abschluss zur zum Verwaltungsfachangestellten beziehungsweise über einen erfolgreich abgeschlossenen Verwaltungslehrgang eins (ehemals Angestelltenlehrgang eins)
• bei Beamt innen über die Befähigung für die Laufbahngruppe 1, 2. Einstiegsamt des nichttechnischen Verwaltungsdienstes (ehemals mittlerer Dienst).

Sie können sich ebenfalls bewerben, wenn Sie über einen Abschluss in einem anerkannten Ausbildungsberuf in Verbindung mit einer dreijährigen Sekretariatserfahrung innerhalb der letzten 15 Jahre verfügen.

Was uns ebenfalls wichtig ist:

Sie

• verfügen über mehrjährige Erfahrung in einem Vorzimmer, Sekretariat oder Geschäftszimmer
• arbeiten aufgrund Ihrer Analysefähigkeit selbstständig, vorausschauend und lösungsorientiert und sind absolut zuverlässig.
• haben ein sicheres und freundliches Auftreten und besitzen Einfühlungsvermögen im Umgang mit Kund innen und Bürger innen
• überzeugen in der Kommunikation durch gute mündliche und auch schriftliche Ausdrucksfähigkeit und besitzen Argumentationsfähigkeit
• zeigen Lern- und Leistungsbereitschaft und sind individuell belastbar.
• sind sicher im Umgang mit aktueller Technik und digitalen Medien, insbesondere bei den Microsoft-Office Standardanwendungen
• schätzen die Arbeit im Team und verfügen über Genderkompetenz und Diversitätsüberzeugung.

Die Bereitschaft, entsprechend der Aufgabenstellung zeitlich flexibel tätig zu sein, wird vorausgesetzt.

Worauf es uns noch ankommt:

• Sie haben Interesse an den Dezernatsthemen

Die Stelle ist bewertet nach Entgeltgruppe 9a TVöD (Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst) beziehungsweise nach Besoldungsgruppe A 9, Laufbahngruppe 1 LBesG NRW (Landesbesoldungsgesetz für das Land Nordrhein-Westfalen (ehemals mittlerer Dienst).

Die Eingruppierung erfolgt gemäß den tariflichen Regelungen.

Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 39 Stunden beziehungsweise 41 Stunden. Die Beschäftigung ist in Teilzeit und Vollzeit möglich.

Bei Bedarf unterstützen wir Sie gerne mit individuellen und teamorientierten Fortbildungsaktivitäten im Rahmen der dienstlichen Erfordernisse. Darüber hinaus bieten wir Ihnen nicht nur finanziell einen zukunftssicheren und vielseitigen Arbeitsplatz mit allen Vorzügen des öffentlichen Dienstes an.

Weitere Gründe, die für uns als Arbeitgeberin sprechen, finden Sie hier

Weitere Informationen zur Entgelttabelle