Verwaltungsbeschäftigte*r (m/w/d) im Vorzimmer des Dezernates für Bildung, Jugend und Sport

Kurzüberblick

• Standort: Stadt Köln
• Arbeitsmodell: Teilzeit und Vollzeit möglich
• Anstellungsart: Beschäftigung

Aufgaben

• Bearbeitung und Koordination des Postein- und -ausgangs, inklusive Nachhaltung von Fristen, Wiedervorlage und Nachhalten des Erledigungsstandes, Führung des Kreuzstückverzeichnisses sowie der Abstimmung von Terminen
• Korrespondenz für den Beigeordneten
• Organisierung von Reisen und Abrechnung im Anschluss
• Servicefunktion für Besucher*innen
• Koordination der eingehenden Telefonate, Vermittlung von Ansprechpartner*innen bei Bürger- oder Presseanrufen und Weiterleitung von Beschwerden oder Anfragen an die zuständigen Stellen
• Unterstützung der Büroleitung bei amtsübergreifenden Abfragen und Terminvorbereitungen für den Beigeordneten
• Urlaubs- und Krankheitsvertretung für das Geschäftszimmer des Dezernates, inklusive Personalsachbearbeitung SAP HR 3, Materialverwaltung und-beschaffung, Rechnungsbearbeitung, Verwaltung der Beschlussvorlagen in Session

Anforderungen

• Ein erfolgreicher Abschluss in einem verwaltungsnahen anerkannten Ausbildungsberuf (beispielsweise einem kaufmännischen Ausbildungsberuf) oder
• Ein erfolgreich abgeschlossener Abschluss zur*zum Verwaltungsfachangestellten beziehungsweise über einen erfolgreich abgeschlossenen Verwaltungslehrgang eins (ehemals Angestelltenlehrgang eins)
• Bei Beamt*innen über die Befähigung für die Laufbahngruppe 1, 2. Einstiegsamt des nichttechnischen Verwaltungsdienstes (ehemals mittlerer Dienst)

Benefits

• Mehrjährige Erfahrung in einem Vorzimmer, Sekretariat oder Geschäftszimmer
• Arbeiten aufgrund Ihrer Analysefähigkeit selbstständig, vorausschauend und lösungsorientiert und sind absolut zuverlässig
• Ein sicheres und freundliches Auftreten und besitzen Einfühlungsvermögen im Umgang mit Kund*innen und Bürger*innen
• Überzeugen in der Kommunikation durch gute mündliche und auch schriftliche Ausdrucksfähigkeit und besitzen Argumentationsfähigkeit
• Zeigen Lern- und Leistungsbereitschaft und sind individuell belastbar
• Sicher im Umgang mit aktueller Technik und digitalen Medien, insbesondere bei den Microsoft-Office Standardanwendungen
• Schätzen die Arbeit im Team und verfügen über Genderkompetenz und Diversitätsüberzeugung

Worauf es uns noch ankommt

• Interesse an den Dezernatsthemen

Freuen Sie sich auf

Die Stelle ist bewertet nach Entgeltgruppe 9a TVöD (Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst) beziehungsweise nach Besoldungsgruppe A 9, Laufbahngruppe 1 LBesG NRW (Landesbesoldungsgesetz für das Land Nordrhein-Westfalen (ehemals mittlerer Dienst). Die Eingruppierung erfolgt gemäß den tariflichen Regelungen. Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 39 Stunden beziehungsweise 41 Stunden. Die Beschäftigung ist in Teilzeit und Vollzeit möglich. Bei Bedarf unterstützen wir Sie gerne mit individuellen und teamorientierten Fortbildungsaktivitäten im Rahmen der dienstlichen Erfordernisse. Darüber hinaus bieten wir Ihnen nicht nur finanziell einen zukunftssicheren und vielseitigen Arbeitsplatz mit allen Vorzügen des öffentlichen Dienstes an.

Ihr Einsatzort

Stadt Köln
Dezernat IV - Bildung, Jugend und Sport
Stadthaus Deutz - Westgebäude
Willy-Brandt-Platz 2
50679 Köln