Virtuelle Assistenz (Teilzeit, Remote) für Ingenieurbüro für Bauphysik

Stellenbeschreibung

Ich betreibe ein Ingenieurbüro für Bauphysik in Deutschland und suche eine zuverlässige virtuelle Assistenz , die mich bei Organisation, Projektmanagement und administrativen Aufgaben unterstützt.

Ich bin häufig unterwegs und stark ausgelastet. Daher suche ich eine Person, die den Büro- und Projektablauf strukturiert unterstützt und eigenständig organisiert .

Die Zusammenarbeit ist langfristig geplant und basiert auf Vertrauen, Zuverlässigkeit und eigenständigem Arbeiten .

Aufgabenbereiche

Projekte in Trello anlegen und strukturieren

Terminplanung und Abstimmung mit Kunden

Aufgabenplanung und Nachverfolgung von Projekten

Unterstützung bei der Strukturierung von Arbeitsabläufen

Organisation von E-Mails und Projektunterlagen

Internetrecherche (Produkte, Anbieter, technische Informationen)

Unterstützung bei administrativen Tätigkeiten

Kommunikation und Abstimmung mit Projektpartnern

Technische Unterstützung (nach Einarbeitung möglich)

Erstellung einfacher 3D-Modelle in SketchUp

Vorbereitung von Gebäudemodellen / Faltmodellen

Unterstützung bei einfachen bauphysikalischen Vorarbeiten

Je nach Interesse und Fähigkeiten kann sich der Schwerpunkt vom Backoffice stärker in den technischen Bereich entwickeln .

Anforderungen

fließende Deutschkenntnisse (sehr wichtig)

Englischkenntnisse von Vorteil

sehr gute Organisationsfähigkeit

strukturierte und selbstständige Arbeitsweise

Fähigkeit, mitzudenken und Prozesse zu verbessern

hohe Vertrauenswürdigkeit (Umgang mit Kundendaten)

Erfahrung mit digitalen Tools (z. B. Trello, Projektmanagementtools)

Interesse an technischen Themen / Bauphysik

Bereitschaft, sich in SketchUp oder technische Aufgaben einzuarbeiten

Arbeitszeit

Teilzeit (ca. 4–5 Stunden täglich)

entweder vormittags oder nachmittags

Technische Voraussetzungen

stabiler Internetanschluss

Headset für Telefonate

ruhige Arbeitsumgebung

Zusammenarbeit

Ich suche eine langfristige Zusammenarbeit mit einer zuverlässigen Person , die aktiv hilft, den Büro- und Projektablauf effizient zu organisieren.

Bewerbung

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gewünschter Stundenlohn

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