Vollzeit (Teilzeit bis 30 Std. möglich)/ unbefristet/ E5

Sekretär (m/w/d) im Tiefbauamt (Nr. 21/2026)

Zur Verstärkung des Tiefbauamtes suchen wir zum einen Sekretär (m/w/d) unbefristet in Vollzeit (Teilzeit bis 30 Std. möglich).

Sie behalten auch in einem dynamischen Arbeitsalltag den Überblick, arbeiten strukturiert und kommunizieren gerne mit unterschiedlichen Ansprechpartnern? Dann werden Sie Teil unseres Teams im Tiefbauamt der Stadtverwaltung Weimar!

Ihre Aufgaben:

Sie unterstützen die Amtsleitung und die Abteilungen bei der Organisation des Tagesgeschäftes durch die Übernahme folgender Sekretariatsaufgaben:

• Büroorganisation, Empfang, Telefonzentrale
• Terminplanung, -koordinierung und -überwachung, Wiedervorlagemanagement
• Bearbeitung des analogen und elektronischen Schrift- und Postverkehrs
• Schreibarbeiten, Erstellung von Vorlagen, Mustertexten und Arbeitshilfen
• Ablage- und Aktenmanagement, Datenbankpflege, Archivierung
• Organisation und Vorbereitung von Dienstreisen undWeiterbildungsveranstaltungen
• Organisation von Meetings, Konferenzen und Veranstaltungen einschließlich Protokollführung

In Ihren Aufgabenbereich fällt zudem die zentrale Datenerfassung und -dokumentation mit Terminkontrolle. Darunter fällt unter anderem:

• die Erfassung und Dokumentation von Förderprojekten hinsichtlich einzuhaltender Termine, sowie von Angebotsabfragen bei Direktvergaben, freihändigen Vergaben und beschränkten Ausschreibungen
• die Erfassung und Dokumentation der Ansprüche auf Vertragserfüllung und Mängelansprüche

Qualifikationen:

• eine abgeschlossene Berufsausbildung
• zum Verwaltungsfachangestellten (VFA/FL I), geprüften Verwaltungsangestellten (m/w/d),
• zum Rechtsanwaltsfachangestellten (m/w/d),
• zum Notarfachangestellten (m/w/d),
• zum Steuerfachangestellten (m/w/d),
• zum Sozialversicherungsangestellten (m/w/d) oder
• Fachangestellte/r bzw. Kaufmann/Kauffrau für Bürokommunikation, Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement (Bürokaufmann/Bürokauffrau)

Bewerber (m/w/d) müssen bei im Ausland erworbenen Abschlüssen eine Zeugnisbewertung der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) beifügen!

Bewerberinnen und Bewerber mit einer Staatsangehörigkeit außerhalb der EU bzw. des EWR werden gebeten, ihrer Bewerbung Nachweise über eine gültige Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis beizufügen.

Darüber hinaus wünschen wir uns von Ihnen:

• Kenntnisse der einschlägigen Rechts- und Verwaltungsvorschriften
• guter Ausdruck im Schriftverkehr und in der Gesprächsführung
• sichere PC-Kenntnisse anwendungsbereite und sichere Kenntnisse der Standardsoftware
• freundliches und sicheres Auftreten
• Fähigkeit zur selbständigen und eigenverantwortlichen Arbeit
• Teamfähigkeit

Das bieten wir:

• einen (sicheren und) wirtschaftsunabhängigen Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst
• attraktive Vergütung gemäß Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD - VKA) in der Entgeltgruppe E 5 , jährliche Jahressonderzahlung und regelmäßige Tariferhöhungen
• betriebliche Altersvorsorge des öffentlichen Dienstes (ZVK), vermögenswirksame Leistungen
• Arbeitgeberzuschuss zur Entgeltumwandlung
• 30 Tage Urlaub, zusätzlich in den meisten Arbeitsbereichen am 24. und 31.12. arbeitsfrei
• Gleitzeitkonto und flexible Arbeitszeitmodelle zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• breit gefächerte und aufgabenspezifische Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten und individuelle Personalentwicklung
• unser betriebliches Gesundheitsmanagement, das z.B. regelmäßige Gesundheitschecks, Sport- und Fitnessangebote sowie Schulungen zu verschiedensten Gesundheitsthemen umfasst
• Möglichkeit des Fahrradleasings

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung in unserem Online-Bewerbungsportal bis zum .

Bitte beachten Sie, dass Bewerbungen in Papierform oder per E-Mail nicht berücksichtigt werden können.

Bei Fragen steht Ihnen das Personalmanagement, Telefon: 03643/762 427 gern zur Verfügung.