Workplace Assistant (m/w/d) Front Desk + Office Management

Stellenbeschreibung:

Jobbeschreibung

Willkommen bei YPOG

Unser Workplace-Team in Köln sucht Unterstützung. Und zwar dort, wo alles zusammenkommt: in unserem neuen modernen Office im Herzen der Stadt. Als Workplace Assistant (m/w/d) sorgst du dafür, dass Gäste und Kolleg:innen sich bei uns rundum wohlfühlen. Die Aufgaben sind vielfältig, lebendig und finden direkt bei uns vor Ort statt. Genau dort, wo dein Beitrag am meisten Wirkung zeigt.

Wir legen großen Wert auf eine wertschätzende Unternehmenskultur. Bei uns zählt jede Person, und wir pflegen eine offene, ehrliche Kommunikation auf Augenhöhe. Wenn du Lust hast, Organisationstalent mit einem Gespür für Menschen zu verbinden, bist du bei uns genau richtig.

Neugierig auf dein zukünftiges Team? Hier bekommst du einen ersten Eindruck.

Dein Daily Business

Ob persönlich oder am Telefon: Du bist der erste Kontaktpunkt für unsere Gäste und hinterlässt in deutscher und englischer Sprache stets einen professionellen ersten Eindruck.
Bei (internen und externen) Meetings und Events übernimmst du die Betreuung vor Ort und koordinierst zum Beispiel das Catering mit externen Dienstleistern.
Du bist für die ein- und ausgehende Post verantwortlich und kümmerst dich um die Bestellungen. Sei es der berühmt berüchtigte Obstkorb und andere Lebensmittel, als auch die üblichen Büromaterialien.
Du übernimmst allgemeine administrative Tätigkeiten im Rahmen des Office Managements mithilfe digitaler Tools.
Du unterstützt bei allem, was unseren Standort am Laufen hält. Von der Koordination von Servicepartnern (z. B. Reinigung, Technik oder Handwerker) bis zu kleinen Alltagsorganisationsthemen, die in einem neuen Büro immer wieder auftauchen.
Du wirkst du bei internen Kanzleiprojekten mit. Etwa wenn wir Prozesse optimieren oder neue Ideen für den Standort umsetzen.

Dein Weg zu uns

Persönlichkeit steht bei YPOG ganz oben. Bei uns hast du Platz, du selbst zu sein, deine Ideen einzubringen und in einem kleinen Team Verantwortung zu übernehmen. Eigeninitiative und Freude am Mitgestalten gehören für dich selbstverständlich dazu.
Du hast eine abgeschlossene Ausbildung. Zum Beispiel im kaufmännischen Bereich, im Service, in der Hotellerie oder in einem anderen dienstleistungsorientierten Umfeld. Entscheidend ist für uns nicht der genaue Berufsweg, sondern dein ausgeprägter Servicegedanke und deine Freude daran, Menschen ein gutes Gefühl zu geben.
Wir freuen uns über Personen, die auch mal unter der Woche ausschlafen wollen und dafür spätere Schichten (bis ca. 19 Uhr) am Empfang übernehmen möchten. Feiertage und Wochenenden sind natürlich frei.
Du arbeitest sicher mit MS Office, organisierst dich im Alltag gut und bleibst auch dann ruhig und strukturiert, wenn es mal etwas turbulenter wird.

Was für YPOG spricht

Lernen bei YPOG: Bei YPOG glauben wir an lebenslanges Lernen. Deshalb unterstützen wir dich durch die Angebote unseres Weiterbildungsprogramms „YBrains“ (z. B. mit Zeitmanagement, Projektmanagement oder Kommunikation) und haben Feedback als zentralen Bestandteil unserer Kultur integriert. Selbstverständlich fördert YPOG bei Bedarf auch externe Weiterbildungen.
Körperliche und mentale Gesundheit: YPOG liegt deine Gesundheit sehr am Herzen. Für dein mentales Wohlbefinden arbeiten wir mit „OpenUp“ zusammen. Über „OpenUp“ hast du unbegrenzten 1-on-1-Zugang zu Coaching- und Mindfulness-Beratungen mit Psycholog:innen und anderen Ressourcen zur mentalen Gesundheit. Für eine Workout Life Balance kooperieren wir mit dem Urban Sports Club und du bekommst als YPOGee deine Mitgliedschaft deutlich günstiger. Wir bieten außerdem Leistungen wie z.B. Yoga-Kurse und Rückenschulungen an, arbeiten mit Lauf Coaches zusammen, stellen frisches Obst und Gemüse bereit und bieten dir die Möglichkeit, ein Job-Rad zu leasen. Unsere Büros haben wir mit neuesten ergonomischen Stühlen und höhenverstellbaren Tischen ausgestattet.
Erstklassiges Büro in bester Lage: Top Einrichtung, barrierefreier Zugang, tolle Umgebung, Nervennahrung (Kaffee, Obst, Müsli und Co.) und natürlich nette Kolleg:innen - in unseren Büros kannst du dich wohl fühlen.
Mit dem ÖPNV ins Büro: Wir stellen dir das „Deutschland-Ticket“ für die Fahrt von deinem Wohnort in unser Büro zur Verfügung.
Schlanke digitale Prozesse und Top-IT-Ausstattung: Ob Onboarding, Dokumentenbearbeitung oder E-Learning - bei YPOG haben wir unsere Arbeitsabläufe schnell und effizient organisiert. Durch unsere vollständig digitale Cloud-Infrastruktur und die ständige Verbesserung unserer Prozesse konnten wir viele Zeitfresser aus unserem Arbeitsalltag verbannen. Mit einem top Hardware-Setup bestehend aus einem Notebook, mehreren Monitoren im Büro und Homeoffice und bei Bedarf einem Diensthandy und Tablet, bist du bestens ausgestattet.
Social Events und Company Retreats: In unserem Party-Kalender sind zwei Termine fix eingetragen: An deinem Standort feierst du mit deinen Kolleg:innen ein Sommerfest und zur Weihnachtsfeier treffen sich die YPOGees aller Standorte. Wir verlassen regelmäßig unseren Kanzlei-Alltag, um in kleineren Teams oder allen Kolleg:innen der Kanzlei an wichtigen strategischen Themen zu arbeiten und gemeinsam eine gute Zeit zu verbringen.