Wir sind eine schnell wachsende Performance-Marketing-Agentur mit Fokus auf E-Commerce- und Gesundheitsbrands. Unser Alltag ist dynamisch, projektgetrieben und geprägt von vielen parallelen Kundenprojekten, Shootings, Creatives, Influencern und internen Prozessen.

Dafür suchen wir eine extrem strukturierte, zuverlässige und proaktive Person, die Ordnung schafft, Verantwortung übernimmt und dafür sorgt, dass Dinge wirklich erledigt werden.

Du arbeitest direkt mit der Geschäftsführung zusammen und unterstützt im Bereich Operations, Backoffice und Organisation.

Aufgaben

Backoffice & Buchhaltung (Priorität)

Rechnungen sammeln, prüfen und organisieren
Pflege von DATEV & Lexoffice
Kommunikation mit Steuerberater
Fehlende Unterlagen nachverfolgen
Überblick über offene Rechnungen behalten
Strukturierung von Dokumenten & Ablagen

Projektmanagement & Operations

Organisation von Shootings
Koordination von UGC-Creatorn & Influencern

Executive Assistance

Kalender- und Terminmanagement
Reiseplanung
E-Mail-Organisation
Reminder & Nachverfolgung offener Punkte
Unterstützung im Recruiting-Prozess

Team & Kommunikation

Kommunikation mit externen Partnern
Teilweise Kundenkommunikation
Koordination innerhalb des Teams

Qualifikation

Das bringst du mit

Extreme Struktur & Organisation
Hohe Eigenverantwortung
Zuverlässigkeit
Schnelles Mitdenken
Starke Kommunikationsfähigkeit
Fähigkeit, mehrere Projekte gleichzeitig im Blick zu behalten
Follow-through: Dinge werden wirklich abgeschlossen

Idealerweise

Erfahrung im Backoffice, Operations oder als Assistenz
Erfahrung mit DATEV oder Lexoffice
Erfahrung mit Projektmanagement-Tools wie ClickUp
Sicherer Umgang mit Google Workspace
Gute Englischkenntnisse

Was NICHT zu uns passt

Chaotische Arbeitsweise
Langsame Umsetzung
Ständiger Bedarf an Anleitung
Vergesslichkeit
Fehlende Eigeninitiative
„Ich warte auf Aufgaben“-Mentalität

Wir suchen jemanden, der Verantwortung übernimmt und aktiv mitdenkt.

Benefits

Wellpass-Mitgliedschaft
Deutschlandticket
Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
Hohe Verantwortung & Ownership
Moderne KI-gestützte Arbeitsprozesse
Dynamisches und wachstumsorientiertes Umfeld
Viel Gestaltungsspielraum
Möglichkeit, langfristig mit der Rolle mitzuwachsen (Vollzeit)
Spannende Projekte im Bereich Marketing, Content & Social Media
Flache Hierarchien und schnelle Entscheidungen

Wir suchen keine klassische Assistenz, sondern jemanden, der Verantwortung übernimmt, Struktur schafft und aktiv mitdenkt.

Wenn du organisiert bist, Dinge gerne im Griff hast und Lust hast, in einem schnell wachsenden Umfeld echten Impact zu haben, freuen wir uns auf deine Bewerbung.

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