Stellendetails zu: Assistenz (m/w/d) des Vorstands und der Unternehmensleitung

Assistenz (m/w/d) des Vorstands und der Unternehmensleitung

Assistenz (m/w/d) des Vorstands und der Unternehmensleitung

Kopfbereich

Angebotsart: Arbeit

Assistenz (m/w/d) des Vorstands und der Unternehmensleitung

Arbeitgeber: AVIVE KU

Quereinstieg möglich

Arbeitsort

Anstellungsart

Vollzeit

Befristung

unbefristet

Berufsbezeichnung

Verwaltungsfachangestellte/r - Kommunalverwaltung

Veröffentlichungsdatum: Vor 2 Tagen veröffentlicht

Stellenbeschreibung

Das Kommunalunternehmen AVIVE wurde zum als Rechtsnachfolge der kommunalen Abfallwirtschaft des Landkreises Ebersberg gegründet. AVIVE steht hierbei für Abfallwirtschaft, Vermeidung, Information, Verwertung und Entsorgung und bündelt alle Aufgaben einer modernen, nachhaltigen und bürgerorientierten Kreislaufwirtschaft im Landkreis Ebersberg.

Zur Unterstützung des Vorstands und der Unternehmensleitung wird zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte, organisationsstarke und kommunikationssichere Persönlichkeit – gerne auch mit technischem Hintergrund – gesucht. Es handelt sich um eine unbefristete Vollzeitstelle (39 Std./Woche). Bei geeigneten und sich zeitlich ergänzenden Teilzeitbewerbungen ist eine Teilung der Stelle möglich.

Ihre Aufgaben

Eigenständige Organisation und Koordination des Sitzungsdienstes für verschiedene Gremien
Fristgerechte Vorbereitung, Erstellung und Versendung von Sitzungsladungen, Tagesordnungen und Sitzungsunterlagen
Anfertigen und redaktionelle Bearbeitung von Beschlussvorlagen, Sachvorträgen, Niederschriften und Protokollen unter Beachtung der rechtlichen und formalen Vorgaben
Protokollführung bei Gremien- und Ausschusssitzungen sowie deren Nachbereitung
Abrechnung von Sitzungsgeldern und weiteren Aufwandsentschädigungen
Zentrale Anlaufstelle für interne und externe Anfragen auf Ebene des Vorstands sowie die Koordination der Anliegen von Behörden, politischen Mandatsträgern, Mitglieder des Verwaltungsrats, Geschäftspartnern und Beschäftigten
Koordination und kontinuierliche Weiterentwicklung des Sitzungs- und Gremienmanagements
Unterstützung des Vorstands und der Prokuristen bei organisatorischen und administrativen Aufgaben sowie bei der Überwachung von Terminen und Fristen
Organisation und Buchung von Dienstreisen einschließlich der Zusammenstellung von erforderlichen Reiseunterlagen sowie deren interne Abrechnung unter Beachtung der geltenden reisekostenrechtlichen und betrieblichen Vorgaben
Vorbereitung und redaktionelle Bearbeitung von Pressemitteilungen, Stellungnahmen und Redebeiträgen sowie die Bearbeitung eingehender Presseanfragen in Abstimmung mit dem Vorstand
Mitwirkung bei der Planung und Weiterentwicklung der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit der AVIVE KU
Aktive Gestaltung und Optimierung interner Abläufe, insbesondere durch die Erstellung und kontinuierliche Anpassung von Prozess- und Arbeitsbeschreibungen
Eigenständige Organisation und Betreuung von Veranstaltungen und Projekten in Bezug auf die Weiterentwicklung des Unternehmens
Erstellung von Auswertungen, Berichten und Präsentationen
Aktive Gestaltung der digitalen Transformation und Automatisierung von Unternehmensprozessen
Mitarbeit bei bereichsübergreifenden Aufgaben des laufenden Geschäftsbetriebs
Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Ausbildung zur beziehungsweise zum Verwaltungsfachangestellten oder eine vergleichbare Qualifikation
Alternativ eine erfolgreich abgeschlossene technische Ausbildung oder Berufserfahrung in diesem, beispielsweise in den Bereichen Umwelt, Entsorgung, Bau und Technik, verbunden mit der Bereitschaft, den Beschäftigungslehrgang I zeitnah zu absolvieren
Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit
Idealerweise Rechtskenntnisse und Erfahrungen in den o. g. Aufgabenbereichen
Diskretion und Verantwortungsbewusstsein bezüglich vertraulicher und sensibler Informationen
Fähigkeit auch bei hohem Arbeitsaufkommen Prioritäten zu setzen und dabei Fristen zuverlässig unter einer sorgfältigen Arbeitsweise einzuhalten
Bereitschaft zur Teilnahme an Sitzungen und zur Protokollführung auch außerhalb der regulären Dienstzeiten
Sicheres, verbindliches und freundliches Auftreten gegenüber Behörden, Bürgerinnen und Bürgern, politischen Vertretern, Medien, Geschäftspartnern und Beschäftigten
Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office Anwendungen
Erfahrungen mit digitalen Sitzungs-, Dokumentenmanagement- oder Redaktionssystemen sind von Vorteil
Eine verantwortungsvolle, abwechslungsreiche und zukunftsgerechte Tätigkeit im öffentlichen Dienst
Ein kollegiales, engagiertes Team mit flachen Hierarchien
Umfassende Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten (z.B. BL I)
Gezielte Förderung der beruflichen und persönlichen Weiterentwicklung
Flexible Arbeitszeitensowie im Rahmen der dienstlichen Möglichkeit mobiles Arbeiten (Homeoffice)
Eine leistungsgerechte Vergütung nach TVöD mit 30 Tagen Urlaub/Jahr, Jahressonderzahlungen, Leistungsentgelt und betrieblicher Altersvorsorge sowie weiteren sozialen Leistungen
Eine Großraumzulage München für Beschäftigte i. H. v. monatlich 270 EUR und 50 EUR pro Kind – Teilzeitbeschäftigte erhalten die Zulage entsprechend anteilig

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