Arbeitgeber: Berlin-Brandenburgische Akademie der Wissenschaften

Erledigung aller Sekretariatsaufgaben für das Büro des Direktors
Terminmanagement, Fristenüberwachung und Wiedervorlagen
Selbstständige Führung des Postein- und -ausgangs sowie der Korrespondenz
Telefonische Auskunftserteilung und Besucherbetreuung
Allgemeine Schreibarbeiten nach Vorlage, Stichpunkten
Kontinuierliche Aktualisierung und Ergänzung der internen Informationsseiten der BBAW (Infothek)
Manuelle und digitale Datenpflege und -archivierung
Führen von Protokollen/Ergebnisprotokollen bei Arbeitsberatungen
Mitwirkung beim Einholen von Angeboten und Vorbereiten der Vergabe von Leistungen für Beratungen
Organisatorische Vorbereitung und Ablaufkoordination von Gremiensitzungen, Beratungen und Besprechungen des Direktors und der Referate der Abteilungen Forschung und der Abteilung Finanzen, Personal und Services
Organisation und Abstimmung von internen Schulungen

Eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung in einem einschlägigen anerkannten Ausbildungsberuf (z.B. Verwaltungsfachangestellte, Fachangestellte für Bürokommunikation, Bürokaufmann/-frau) bzw. gleichwertige Kenntnisse und Erfahrungen
Mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariat, vorzugsweise in der öffentlichen Verwaltung
Fundierte Kenntnisse und souveräne Anwendung der MS-Office-Anwendungen
Sichere Beherrschung der deutschen Sprache (C2); Stilsicherheit in Wort und Schrift
Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Ein ausgeprägtes Organisationsgeschick, Belastbarkeit und eine ergebnisorientierte, selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
Kommunikations-, Teamfähigkeit und Serviceorientierung
Absolute Zuverlässigkeit, Diskretion und Vertrauenswürdigkeit runden Ihr Profil ab

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