Organisation, Priorisierung und Umsetzung mit Blick fürs Wesentliche.

Sie übernehmen die aktive Steuerung und Koordination des Geschäftsführungsalltags. Dazu gehören Terminmanagement, Vorbereitung und Nachbereitung von Gesprächen, Fristenkontrolle, Wiedervorlagen, interne Abstimmungen sowie die strukturierte Bearbeitung operativer Themen.

Sie verstehen Regelprozesse, erkennen Engpässe und sorgen dafür, dass Abläufe verlässlich funktionieren. Dabei priorisieren Sie Aufgaben eigenständig, filtern Themen vor, bereiten Entscheidungen vor und halten der Geschäftsführung konsequent den Rücken frei.

Zu Ihren Aufgaben zählen insbesondere:

Termin-, Reise- und Besprechungskoordination für die Geschäftsführung
Vorbereitung, Strukturierung und Nachverfolgung von Meetings, Aufgaben und Entscheidungen
Schnittstellenkommunikation zwischen Geschäftsführung, internen Teams, Kunden, Bewerbern und externen Partnern
Aufbau und Pflege von klaren Ablage-, Dokumentations- und Wiedervorlagestrukturen
Unterstützung bei kaufmännischen, organisatorischen und administrativen Themen
Proaktive Identifikation von Handlungsbedarf, offenen Punkten und Prozessverbesserungen
Klare Kommunikation von Prioritäten, Fristen und Erwartungen
Diskrete Bearbeitung vertraulicher Informationen und sensibler Vorgänge

Strukturiertes Arbeiten, kaufmännisches Verständnis und sichere Kommunikation.

Sie bringen Erfahrung in Assistenz, Office Management, Sachbearbeitung, Projektkoordination, Personalwesen, Kundenbetreuung oder einer vergleichbaren organisatorischen Funktion mit. Entscheidend ist nicht nur der Lebenslauf, sondern Ihre Fähigkeit, Verantwortung zu übernehmen, Prioritäten zu erkennen und Abläufe zuverlässig zu steuern.

Wichtig sind:

Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
Sicherer Umgang mit MS Office, E‑Mail, Kalender- und Dokumentenmanagement
Ausgeprägtes Organisationsvermögen und strukturierte Arbeitsweise
Kaufmännisches Grundverständnis und sicherer Umgang mit administrativen Abläufen
Verständnis für Prozesse, Fristen, Prioritäten und Verbindlichkeit
Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
Erfahrung in Personaldienstleistung, Recruiting, Kundenservice oder Administration von Vorteil
Sprachen wie Tschechisch, Slowakisch, Rumänisch und/oder Bulgarisch sind ein absolutes Plus

Das erwartet Dich bei Capeleo

Festanstellung ab sofort in einem wachsenden Unternehmen
Sicheres, marktübliches Fixgehalt
Strukturierte Einarbeitung in unsere Leistungen, Branchen und Gesprächsleitfäden
Kurze Entscheidungswege und direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
Abwechslungsreiche Kontakte in Industrie, Handwerk, Bau, Logistik, Pflege und weiteren Branchen
Wertschätzendes Team mit regionalem Fokus und persönlicher Unternehmenskultur
Perspektive, sich im Unternehmen weiterzuentwickeln

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