Kurzbeschreibung der Stelle

Rolle: Vertriebsassistenz / Sales Operations Manager – Operative Steuerung & Support unseres Vertriebs intern & extern
Mission: Du sorgst dafür, dass unser Vertriebsaußendienst und unsere Handelsvertreter optimal arbeiten können, mit den richtigen Informationen, Unterlagen, Prozessen und einem verlässlichen organisatorischen Support
Impact: Du schaffst Struktur und Geschwindigkeit im Vertriebsalltag, hältst Informationen und Aufträge sauber im Fluss und stellst sicher, dass offene Themen konsequent nachverfolgt werden
Arbeitsweise: Du bist zentrale Ansprechperson für unseren Außendienst, koordinierst Schnittstellen und kümmerst dich eigenständig darum, dass operative Vertriebsthemen zuverlässig gelöst werden.

Diese Aufgaben erwarten Dich

Sales Support & Betreuung des Vertriebsteams

Zentrale Ansprechperson für unsere Sales Manager und selbstständigen Handelsvertreter
Unterstützung bei organisatorischen, administrativen und vertrieblichen Fragestellungen
Sicherstellung, dass alle Vertriebspartner jederzeit mit aktuellen Informationen, Unterlagen und Materialien ausgestattet sind (Verträgen, Verkaufsunterlagen, Präsentationen, etc.)
Organisation von Vertriebsmeetings, Schulungen und regelmäßigen Austauschformaten
Sicherstellung eines strukturierten und reibungslosen Starts neuer Vertriebspartner

Auftrags- & CRM-Management

Kontrolle, Erfassung und Weiterleitung eingehender Aufträge
Prüfung der Auftragsunterlagen auf Vollständigkeit und Klärung fehlender Informationen
Pflege und Aktualisierung von Vertriebs- und Kundendaten im CRM-System
Nachverfolgung offener Aufgaben, Angebote und Verkaufschancen
Sicherstellung einer sauberen Datenbasis als Grundlage für Vertrieb und Reporting

Schnittstellen & Kommunikation

Enge Zusammenarbeit mit Vertriebsleitung, Sales Team und Projektabteilungen
Nachhalten von offenen Punkten und Sicherstellung einer verlässlichen Kommunikation
Frühzeitiges Erkennen von organisatorischen Engpässen und eigenständiges Anstoßen von Lösungen

Reporting & Vertriebssteuerung

Erstellung von Auswertungen, Statistiken und regelmäßigen Vertriebsübersichten
Aufbereitung relevanter Informationen für Vertriebsleitung und Management
Unterstützung bei der Nachverfolgung von Angeboten, Verkaufschancen und Vertriebsaktivitäten
Unterstützung bei der Abrechnung sowie Kontrolle von Provisionen und Bonuszahlungen

Damit begeisterst Du uns

Must-haves

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Berufserfahrung
Erfahrung im Vertriebsinnendienst, Sales Support, Vertriebsassistenz, Kundenbetreuung oder einer vergleichbaren Funktion
Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise
Freude an der Zusammenarbeit mit internen Teams sowie externen Vertriebspartnern
Sicherer Umgang mit Microsoft Office
Erfahrung im Umgang mit CRM-Systemen
Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
Fähigkeit, mehrere parallele Anfragen, Aufgaben und Fristen zuverlässig zu koordinieren
Hohes Verantwortungsbewusstsein und ausgeprägte Serviceorientierung

Nice-to-haves

Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Vertriebsaußendienst oder selbstständigen Handelsvertretern
Erfahrung mit Provisionsabrechnungen oder Vertriebsreporting
Affinität zu digitalen Tools und Interesse daran, Vertriebsprozesse effizienter zu gestalten
Erfahrung in einem dynamischen, wachsenden Unternehmen

Arbeitsstil / Mindset

Strukturiert: Du behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick.
Hands-on: Du wartest nicht darauf, dass Probleme gelöst werden, sondern kümmerst dich darum.
Serviceorientiert: Du verstehst dich als Enabler für unseren Vertrieb und machst anderen das Arbeiten leichter.
Kommunikationsstark: Du kommunizierst klar, verbindlich und lösungsorientiert.
Ownership: Du übernimmst Verantwortung für deine Themen und verfolgst sie konsequent bis zum Abschluss.
Pragmatisch: Du suchst keine komplizierten Prozesse, sondern Lösungen, die im Vertriebsalltag funktionieren.

Du möchtest unserem Vertrieb den Rücken freihalten und dafür sorgen, dass unsere Vertriebspartner jederzeit optimal arbeiten können? Dann freuen wir uns auf Dich!

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FLH GmbH