20 Std./Woche

unbefristet

EG 6 TVöD

nächstmöglicher Zeitpunkt

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Sekretärin/Assistentin bzw. einen Sekretär/Assistenten für den Fachbereich III Infrastruktur & Bauen.

Allgemeine Sekretariats- und Assistenzaufgaben zur Unterstützung der Fachbereichsleitung und der stellvertretenden Fachbereichsleitung (Führung des Schriftverkehrs, Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten, Terminplanung und -organisation, Beantwortung allgemeiner Anfragen, Auskunft über Verfahren und Projekte)
Terminanfragen und Koordinationsaufgaben für den Fachbereich III
Mitwirkung bei organisatorischen Aufgaben im Fachbereich
Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten im Fachbereich sowie Bearbeitung von Bürgeranfragen, Anträgen, Meldungen und sonstigen Anliegen
Organisation, Koordination sowie Vor- und Nachbereitung von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen (Reservierung von Räumlichkeiten, Vorbereitung der Sitzungsräume, Zusammenstellen von Beratungsunterlagen, Protokollieren der Beratungsergebnisse)
Unterstützung bei der Erstellung von Sitzungsunterlagen und Protokollen (Sachdarstellungen und Zusammenstellen von Unterlagen der Ausschusssitzungen, Vorbereitung der Sitzungsräume)
Postbearbeitung im Fachbereich (analog und digital)
Pflege von Ablagen sowie Wiedervorlagen
Digitalisierung von Unterlagen, Plänen und Akten
Vertretung für das Sekretariat des Bürgermeisters

Abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r (m/w/d), erfolgreicher Abschluss des Verwaltungslehrgangs I oder einer vergleichbaren kaufmännischen Ausbildung (z. B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement) wünschenswert: Berufserfahrung im kommunalen Bereich
sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint)
gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit
strukturierte, sorgfältige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
Organisationsgeschick und Zuverlässigkeit
Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
Teamfähigkeit sowie ein freundliches und serviceorientiertes Auftreten gegenüber Bürgerinnen und Bürgern
Bereitschaft zur Fortbildung und flexiblen Arbeitszeitgestaltung

#J-18808-Ljbffr

Gemeinde Laer