Bei IPS setzen wir unser Wissen, unsere Fähigkeiten und unsere Leidenschaft dafür ein, einen echten Unterschied im Leben von Menschen zu machen, indem wir komplexe Herausforderungen in der Life-Sciences-Branche lösen. Für unser EMEA-Team suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen engagierten Project Procurement Lead (m/w/d) für unseren Standort in Frankfurt.

In dieser Position berichten Sie direkt an den Head of Procurement (EMEA Procurement Manager).

Ihre Aufgabe

Als Project Procurement Lead (m/w/d) verantworten Sie die ganzheitliche Steuerung aller Beschaffungsaktivitäten für die Ihnen zugeordneten Projekte. Sie stellen sicher, dass sämtliche Procurement-Deliverables gemäß projektspezifischen Anforderungen sowie den IPS-Prozessen und -Richtlinien umgesetzt werden.

Zu Ihren Hauptaufgaben gehören:

Projektinitiierung einschließlich Entwicklung von Beschaffungsstrategien und Procurement-Ausführungsplänen
Steuerung der Pre- und Post- Order-Phase für Beschaffungspakete
Projektabschluss (Project Closeout)
Fachliche Führung und Aufgabensteuerung der Procurement-Teams innerhalb der zugewiesenen Projekte

Die zu betreuenden Beschaffungspakete umfassen typischerweise folgende IPS-Leistungsbereiche:

Investitionsgüter und Anlagentechnik (Prozess-, Maschinen-, Elektro-, Automatisierungs- und Instrumentierungstechnik)
Bau- und Gewerkeverträge
Verträge für professionelle Dienstleistungen
Indirekter Bedarf für Büro- und Baustellenbetrieb

Ihre Kompetenzen

Fachliche und persönliche Anforderungen

Umfassende Erfahrung im End-to-End-Beschaffungsprozess mit der Fähigkeit, effektive Beschaffungsstrategien zu entwickeln, Procurement-Teams zu führen und operative Effizienzsteigerungen, Risikominimierung sowie Kosteneinsparungen zu realisieren
Nachweisbare Erfahrung in der Leitung von Projekt-Einkaufsteams
Fähigkeit, in einem dynamischen und projektorientierten Umfeld erfolgreich zu arbeiten
Erfahrung in Matrixorganisationen und funktionsübergreifenden Projektteams
Sicherer Umgang mit zeitkritischen Anforderungen und Terminvorgaben
Hohe Eigenmotivation, Organisationsstärke und ausgeprägte Problemlösungskompetenz
Ausgeprägtes kaufmännisches Verständnis sowie Verhandlungsgeschick bei kommerziellen Vereinbarungen und Vertragsbedingungen
Analytische Stärke und fundiertes Verständnis von kommerziellen und vertraglichen Risiken
Sehr gute IT-Kenntnisse, insbesondere in MS Office und ERP-Systemen
Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten sowie Erfahrung im Management interner und externer Stakeholder
Fähigkeit, sowohl eigenständig als auch im Team unter Einhaltung definierter Prozesse und Standards zu arbeiten

Ihre Aufgaben im Detail

Repräsentation der Einkaufsabteilung als Senior-Ansprechpartner innerhalb der IPS-Projektteams und Sicherstellung der Einhaltung aller Procurement-Prozesse und Richtlinien
Ansprechpartner/in für Kunden sowie zentrale Schnittstelle zwischen IPS und den Procurement-Organisationen der Kunden in den zugewiesenen Projekten
Beratung und Unterstützung von Projektteams und Kunden in allen beschaffungsrelevanten Fragestellungen
Planung, Delegation und Nachverfolgung von Aufgaben innerhalb des Projekt-Einkaufsteams
Verantwortung für Ausschreibungs- und Vergabeprozesse innerhalb der Projekte

Dabei stellen Sie sicher, dass folgende Aktivitäten gemäß IPS-Standards und Projektanforderungen durchgeführt werden:

Durchführung vollständiger Ausschreibungsprozesse von der Leistungsdefinition über die Angebotsanfrage und Angebotsbewertung bis zur Vergabeempfehlung
Durchführung detaillierter kommerzieller Bewertungen von Lieferantenangeboten
Erstellung und Einreichung von Vergabeempfehlungen (Recommendation to Award) zur internen und externen Genehmigung
Erstellung und Ausgabe von Bestellungen und Vertragsunterlagen
Durchführung des Projekt-Reportings für interne Projektmanager sowie externe Kunden
Einholung von Auftragsbestätigungen zur Sicherstellung der termingerechten Leistungserbringung
Aktive Terminverfolgung und Lieferantensteuerung (Expediting)
Management von Nachträgen und Änderungsaufträgen in Abstimmung mit Lieferanten sowie internen und externen Stakeholdern
Steuerung des Rechnungsprozesses für zugewiesene Bestellungen
Verantwortung für den ordnungsgemäßen Bestell- und Vertragsabschluss (Closeout)

Darüber hinaus:

Pflege des Approved Supplier Programms sowie Anforderung qualitätsrelevanter Lieferantendokumente
Beobachtung und Kommunikation von Marktveränderungen (z. B. Preisentwicklungen, Fusionen, Übernahmen oder Lieferanten-Updates)
Identifikation und Bewertung neuer qualifizierter Lieferanten und Auftragnehmer
Bewertung bestehender Lieferanten hinsichtlich Leistung und Eignung

Qualifications & Requirements

Mindestens 6–10 Jahre Berufserfahrung im projektbezogenen Einkauf/Project Procurement
Fundierte Kenntnisse im Einkauf technischer Ausrüstung sowie im Management von Bau- und Gewerkeverträgen
Erfahrung in der Führung internationaler oder multinationaler Teams von Vorteil
Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind Voraussetzung
Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen

Chancengleichheit

Alle qualifizierten Bewerberinnen und Bewerber werden bei IPS unabhängig von ethnischer Herkunft, Hautfarbe, Religion oder Weltanschauung, nationaler Herkunft, Geschlecht, Alter, Behinderung, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität oder -ausdruck, genetischer Veranlagung oder Trägerstatus, Veteranenstatus, Familienstand, Staatsbürgerschaft oder jedem anderen gesetzlich geschützten Merkmal berücksichtigt. IPS ist stolz darauf, ein Arbeitgeber zu sein, der Chancengleichheit und Vielfalt fördert und sich aktiv für Gleichbehandlung im Beschäftigungsprozess einsetzt.

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IPS-Integrated Project Services, LLC