Seit über 20 Jahren unterstützen unsere therapeutischen Praxen Kinder, Jugendliche und Erwachsene dabei, Herausforderungen im Zusammenhang mit ADHS, Autismus-Spektrum-Störungen (ASS) sowie Lernschwächen (LRS/Dyskalkulie) zu bewältigen. In unseren Kompetenzzentren arbeiten interdisziplinäre Teams aus hochqualifizierten Therapeuten nach einem systemischen Ansatz. Wir arbeiten eng mit Familien, Ärztinnen und Ärzten, Erzieherinnen und Erziehern, Lehrkräften sowie weiteren Bezugspersonen zusammen, um individuelle Therapiekonzepte zu entwickeln und umzusetzen. Unser Ziel ist eine ganzheitliche Förderung der körperlichen, geistigen, seelischen und sozialen Gesundheit – heute, morgen und darüber hinaus.

Wir legen großen Wert auf kontinuierliche Fortbildung und eine langjährige Zusammenarbeit, damit unsere Expertinnen und Experten immer auf dem neuesten Stand sind und bestmögliche Behandlungsergebnisse erzielen.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir für unsere Zentrale in Pforzheim einen engagierten, erfahrenen und selbstständig arbeitenden

Office Manager (m/w/d) / kaufmännische Fachkraft – Allrounder/in für Büro und Verwaltung

Wir suchen eine erfahrene Office-Managerin/einen erfahrenen Office-Manager (m/w/d) als Allrounder/in, der/die alle Aufgaben der Bürokommunikation übernimmt. Sie verfügen über mehrjährige, praxisorientierte Berufserfahrung, beispielsweise als Sekretär/in, Büromanager/in oder Kaufmann/-frau für Bürokommunikation. Sie organisieren, priorisieren und lösen Aufgaben eigenständig. Sie arbeiten proaktiv, zuverlässig und behalten auch in stressigen Situationen den Überblick.

Hauptansprechpartner/in für die Geschäftsführung, für Mitarbeitende, für Kunden und Lieferanten bei der Ausführung und Umsetzung verwaltungstechnischer, kaufmännischer und organisatorischer Aufgaben
Professionelle Entlastung und Unterstützung des Geschäftsführers
Leitung der zentralen Verwaltung
Eingangskontakt, Telefondienst, E-Mail-Bearbeitung und professionelle Korrespondenz
Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
Professionelle Korrespondenz, gepflegte E-Mail-/Briefkommunikation
Terminplanung
Organisation von internen Meetings
Dokumentenmanagement
Mitarbeit bei Projekten und Marketingaktionen
Personalverwaltung
Aufbau und Pflege interner und externer Kontakte (Therapeuten, Versorgungsnetze, Partner)
Reisekosten- und Abrechnungsmanagement
Sicherstellung von Datenschutz- und Compliance-Richtlinien

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (Kaufmann/Kauffrau für Bürokommunikation, Bürokaufmann/-kauffrau, Industriekaufmann/-kauffrau oder eine vergleichbare Qualifikation z. B. Sekretär/in.
Mehrjährige Erfahrung in Bürokommunikation und Verwaltung
Strukturierte, proaktive und eigenständige Arbeitsweise
Hohe serviceorientierte Haltung
Sehr gute Deutschkenntnisse; Englisch vorteilhaft
Professionelles Auftreten, klare interpersonale Kommunikation, respektvoller Umgang mit Mitarbeitenden, Ärzten, Behörden und Lieferanten
Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
Erfahrung mit Dokumentenmanagementsystemen; EDV-gestützte Ablagen
Grundkenntnisse im Reisekostenmanagement und in der Abrechnung
Grundkenntnisse in gängigen Kommunikationstools
Termin- und Kalenderkoordination, Organisation von Meetings, Protokollerstellung
Unterstützung bei Projekten
Koordination von Terminen, Therapiesitzungen, Veranstaltungen und internen Prozessen
Höchste Diskretion, Einhaltung von Datenschutz- und Compliance-Richtlinien
Aufbau gepflegter Kontakte intern (Praxisführung, Therapeuten) und extern (Versorgungsnetze, Partner)
Professionelle Korrespondenz, gepflegte E-Mail-/Briefkommunikation
Unterstützung bei Personalprozessen
Selbstständigkeit, Zuverlässigkeit, Belastbarkeit
Flexibilität, Teamfähigkeit, Serviceorientierung
Hands-on-Mentalität und Lernbereitschaft

Unbefristeter Arbeitsvertrag
Überdurchschnittliches Gehalt
Zusatzleistungen wie Boni, Prämien und Zuschläge
Firmenwagen auch zur privaten Nutzung
30 Tage Urlaub
Benefit-Angebot für Mitarbeiter:innen
Inhabergeführtes Unternehmen mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen
Mitarbeit in einem etablierten und sehr gut bewerteten Unternehmen
Fachliche und persönliche Weiterentwicklungsmöglichkeiten

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Klaus Neuffer – Kompetenzzentrum ADHS, Autismus, Lerntherapie