UNSER KUNDE

Unser Kunde zählt zu den bedeutendsten Forschungs- und Technologieeinrichtungen Deutschlands und entwickelt innovative Lösungen für die Herausforderungen von morgen. Am Standort Bonn entstehen in interdisziplinären Teams anspruchsvolle Projekte und zukunftsweisende Lösungen in verschiedenen wissenschaftlichen und technologischen Bereichen.

Seit vielen Jahren unterstützen wir unseren Kunden erfolgreich bei der Überlassung und Vermittlung qualifizierter Fachkräfte. Es erwartet Sie ein modernes Arbeitsumfeld mit innovativen Technologien, spannenden Aufgaben und langfristigen beruflichen Perspektiven in einer international anerkannten Forschungseinrichtung.

WIR BIETEN IHNEN

Einsatz bei einer der führenden Forschungs- und Technologieeinrichtungen Deutschlands in einem internationalen und innovativen Arbeitsumfeld
Flexible Arbeitsgestaltung mit der Möglichkeit zum mobilen Arbeiten nach Absprache bei mindestens drei Präsenztagen pro Woche am Standort Bonn-Oberkassel
Geregelte Arbeitszeiten von Montag bis Freitag in der Regel von 08:00 Uhr bis 16:00 Uhr bei einer 39-Stunden-Woche
Vergütung nach Entgeltgruppe EG 8 TVöD-Bund
Spannende und abwechslungsreiche Aufgaben im internationalen Umfeld einer renommierten Forschungs- und Technologieeinrichtung
Persönliche Betreuung durch feste Ansprechpartner sowie individuelle Unterstützung während des gesamten Einsatzes
Bis zu 30 Urlaubstage pro Jahr sowie die Möglichkeit zur Urlaubsnahme bereits während der Probezeit
Exklusive Mitarbeitervorteile über Corporate-Benefits mit Vergünstigungen bei zahlreichen namhaften Marken und Onlineshops
Prämien im Rahmen unseres Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programms

IHRE AUFGABEN

Selbstständige Organisation des Direktionssekretariats sowie administrative und organisatorische Unterstützung des Direktors im täglichen Arbeitsablauf
Koordination des Termin- und Kalendermanagements sowie Abstimmung interner und externer Termine in deutscher und englischer Sprache
Organisation und Nachbereitung von Besprechungen, Tagungen und Videokonferenzen sowie Vorbereitung und Zusammenstellung relevanter Unterlagen
Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Berichten und weiteren Dokumenten sowie Zusammenführung von Informationen aus unterschiedlichen Fachbereichen
Bearbeitung der deutsch- und englischsprachigen Korrespondenz sowie Nachverfolgung von Vorgängen, Wiedervorlagen und Fristen
Ansprechpartner für interne Fachbereiche und externe Kontakte aus Wissenschaft, Wirtschaft, Behörden und internationalen Organisationen
Organisation und Koordination von In- und Auslandsdienstreisen einschließlich Reisevorbereitung und Reisekostenabrechnung
Empfang und Betreuung nationaler und internationaler Gäste sowie Koordination der organisatorischen Abläufe
Unterstützung bei der Budgetverwaltung sowie Bearbeitung von Bestellungen, Reiseanträgen und weiteren administrativen Vorgängen
Pflege und Verwaltung von Akten, Dateien und digitalen Unterlagen
Koordination eingehender Bewerbungen sowie Organisation und Terminierung von Vorstellungsgesprächen

IHR PROFIL

Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, beispielsweise als Kauffrau für Büromanagement (m/w/d), Europasekretärin (m/w/d), Fremdsprachenkorrespondentin (m/w/d) oder eine vergleichbare Qualifikation
Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenz- oder Sekretariatsfunktion, vorzugsweise im Umfeld von Direktion, Geschäftsführung oder als Executive Assistant (m/w/d)
Erfahrung in der selbstständigen Betreuung und Organisation eines Sekretariats einschließlich Termin- und Kalendermanagement, Korrespondenz sowie der Planung und Nachbereitung von Besprechungen und Dienstreisen
Sehr gute Anwenderkenntnisse in Microsoft Office und sicherer Umgang mit Präsentationen, Dokumenten und geschäftlicher Korrespondenz
Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift für die Zusammenarbeit mit nationalen und internationalen Ansprechpartnern
Ausgeprägte schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeit sowie ein sicherer Umgang mit der Erstellung und Aufbereitung von Unterlagen
Strukturierte, selbstständige und vorausschauende Arbeitsweise sowie gutes Organisationsvermögen und ein sicherer Umgang mit Prioritäten und Fristen
Hohes Maß an Diskretion, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Informationen
Professionelles, freundliches und verbindliches Auftreten sowie Freude an der Kommunikation mit unterschiedlichen Ansprechpartnern
Teamorientierte und flexible Arbeitsweise sowie Belastbarkeit auch bei einem abwechslungsreichen und dynamischen Aufgabenaufkommen

WICHTIGER HINWEIS

Zur Ausübung der Tätigkeit ist eine Arbeitserlaubnis für Deutschland zwingend erforderlich. Wir bitten höflich um Verständnis, andernfalls Ihre Bewerbung nicht berücksichtigen zu können.

A work permit for Germany is mandatory for this position. We kindly ask for your understanding, otherwise we will not be able to consider your application.

Im Mittelpunkt unseres Handelns steht Ihre Zufriedenheit.

#J-18808-Ljbffr

Sekretariats Job