Für eine internationale Unternehmensberatung suche ich im exklusiven Auftrag eine erfahrene Persönlichkeit als Executive Business Partner & Senior Teamlead in unbefristeter Festanstellung/Vollzeit.

Die Position verbindet die vertrauensvolle operative Unterstützung des Country Heads Germany mit der Führung der administrativen Fachkräfte am Standort. Gesucht wird eine erfahrene Assistenz als Executive Business Partner & Senior Teamlead (m/w/d), die/der komplexe Themen vorausschauend steuert, starke interne Beziehungen aufbaut und gleichzeitig eine übergeordnete Führungsrolle innerhalb der administrativen Organisation übernimmt.

Sie arbeiten eng mit dem Country Head Germany zusammen, strukturieren dessen Arbeitsalltag, setzen Prioritäten, bereiten Entscheidungen und wichtige Termine vor und sorgen dafür, dass Themen verbindlich nachgehalten werden.

Sie agieren dabei als mitdenkender und vorausschauender Sparringspartner. Sie erkennen Zusammenhänge, koordinieren wichtige interne und externe Schnittstellen und stellen sicher, dass Informationen und nächste Schritte sinnvoll zusammengeführt werden.

Gleichzeitig führen Sie die administrativen Fachkräfte des Standorts, einschließlich ihrer Team Leads. Sie schaffen klare Strukturen, entwickeln gemeinsame Standards weiter und sorgen für eine professionelle und verlässliche Unterstützung der Führungskräfte.

Ihre Aufgaben

Enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit dem Country Head Germany
Steuerung, Koordination und Priorisierung von Terminen inklusive Kalender- und Reisemanagement
Vorbereitung und Nachbereitung wichtiger interner und externer Termine
Erstellung von Briefings, Präsentationen und Entscheidungsgrundlagen
Unterstützung strategischer Initiativen, Business-Development-Aktivitäten und Führungsformaten
Vertrauensvolle Businesspartner-Funktion für das Senior Leadership-Team
Leitung und Koordination hochrangiger Klienten- und interner Veranstaltungen
Aufbau und Pflege belastbarer Beziehungen über Funktionen, Teams und Führungsebenen hinweg
Sicherstellung und Weiterentwicklung verlässlicher und professioneller Abläufe sowie einer durchgängig hohen Servicekultur am Standort
Vertraulicher Umgang mit geschäftskritischen Informationen
Führung der administrativen Fachkräfte des Standorts, einschließlich der jeweiligen Team Leads
Steuerung der Zusammenarbeit innerhalb der administrativen Organisation
Weiterentwicklung klarer Rollen, Zuständigkeiten und Qualitätsstandards
Abstimmung von Kapazitäten, Verantwortlichkeiten und Prioritäten
Führung, Entwicklung und Begleitung der Mitarbeitenden und Team Leads
Förderung einer vorausschauenden, verbindlichen und serviceorientierten Zusammenarbeit
Weiterentwicklung effizienter Abläufe und Prozesse
Sicherstellung einer professionellen Unterstützung der Führungskräfte am Standort

Optionaler Verantwortungsbereich

Übergeordnete Leitung und Weiterentwicklung ausgewählter Themen des Office Managements
Langjährige Assistenzerfahrung auf Senior Partner- bzw. C-Level zwingend erforderlich
Mehrjährige Führungserfahrung, idealerweise in der Leitung von Assistenz-, Office- oder Administrationsteams
Erfahrung in einem internationalen, dynamischen Professional-Services-Umfeld
Ausgeprägte Fähigkeit, komplexe Themen schnell zu erfassen und sinnvoll zu priorisieren
Sehr gutes Urteilsvermögen und hohe Antizipationsfähigkeit
Souveränes Stakeholder- und Relationship Management
Klare, verbindliche und adressatengerechte Kommunikation
Freude an Führung, Entwicklung und der Gestaltung professioneller Zusammenarbeit
Hohes Maß an Eigeninitiative, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
Deutsch und Englisch auf muttersprachlichem Niveau
Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office365 und KI-Anwendungen
Eine verantwortungsvolle Schlüsselposition im direkten Umfeld des Country Heads Germany mit sichtbarer Nähe zu wichtigen Themen, Beziehungen und Entscheidungsprozessen
Eine Kombination aus Executive Business Partnership und übergeordneter Führungsverantwortung
Hoher Gestaltungsspielraum bei der Weiterentwicklung der administrativen Organisation
Ein anspruchsvolles und international geprägtes Professional-Services-Umfeld
Leistungsgerechtes Gehalt: 90.000 – 110.000 € p. a. je nach Erfahrungshintergrund, diskretionärer Bonus und betriebliche Altersvorsorge
28 Tage Urlaub plus Option auf Sonderurlaub
Hybrides Arbeitsmodell nach der Probezeit, i.d.R. 3 Tage Präsenz / 2 Tage Home‑Office
Mobilität & Extras: Deutschland‑Ticket sowie Vergünstigungen über das interne Benefit-Portal
Arbeitsumfeld: Zentrale Lage, moderne Ausstattung, kostenloser Kaffee, frisches Obst und Snacks
Teamevents und große Firmenevents, um Erfolge gebührend zu feiern.

Mein Auftraggeber ist eine global agierende Unternehmensberatung. Mit über 40 Jahren Erfahrung und mehr als 3.500 Mitarbeiter:innen in 26 Büros weltweit unterstützt das Unternehmen führende Konzerne sowie den Mittelstand dabei, herausfordernde Veränderungen schnell und wirksam umzusetzen. Werte wie Integrität, Exzellenz und ein partnerschaftlicher Ansatz prägen die Zusammenarbeit mit dem Ziel nachhaltiger, messbarer Ergebnisse.

Wenn Sie in einem hochprofessionellen, internationalen Professional Services-Umfeld wirken möchten und langjährige Erfahrung im Senior Executive Support mit Führungskompetenz verbinden, freue ich mich auf Ihre Bewerbung mit Angabe Ihres möglichen Eintrittstermins und Ihrer Gehaltsvorstellung.

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Verena Schiffer Personalberatung für Assistenz & Office Professionals