097/2026 Assistent*in (m/w/d) im Büro des Rektors

STELLEN-AUSSCHREIBUNG 097/2026

Die Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg (OVGU) ist eine forschungsstarke, regional vernetzte und international orientierte Profiluniversität. Im Rektorat der OVGU ist eine Stelle als Assistent*in (m/w/d) im Büro des Rektors zu besetzen.

Besoldung und Arbeitszeit

Entgeltgruppe: bis 9a TV-L
Einstellungsdatum: zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Befristung: unbefristet
Arbeitszeit: 100%

Ihr Aufgabenbereich

• erste Ansprechperson für Fakultäten, zentrale Einrichtungen, Verwaltung, Ministerien, externe Partner und Gäste
• Vorhalten eines vorausschauenden Termin-, Fristen- und Wiedervorlagesystems einschließlich Priorisierung und Nachverfolgung offener Vorgänge
• aktive Mitwirkung bei Digitalisierungsprojekten im Rektorat
• operative Begleitung bei der internen und externen Kommunikation des Rektorats, einschließlich der Vor- und Nachbereitung von Kontakten, Korrespondenz und Abstimmungen mit externen Partnern und universitätsnahen Gesellschaften
• eigenständige Organisation, Koordination und Nachbereitung von Terminen, Besprechungen und Dienstreisen der Rektoratsmitglieder
• Vorbereitung von Unterlagen, Entscheidungsvorlagen, Präsentationen, Gesprächsnotizen und Protokollen
• Recherche, Zusammenstellung und Aufbereitung von Informationen für Leitungsentscheidungen
• Mitwirkung bei der Organisation hochschulinterner und externer Veranstaltungen, Sitzungen und Empfänge
• Pflege vertraulicher Daten, Akten und Dokumentationen
• Unterstützung bei Sonderaufgaben und Projekten des Rektorats
• eigenständige Klärung einfacher bis mittlerer Verwaltungsfragen sowie Vorbereitung komplexerer Vorgänge zur Entscheidung

Ihr Profil

• eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation;
• Diskretion, Loyalität und ein hohes Maß an Vertraulichkeit;
• verbindliches, souveränes und serviceorientiertes Auftreten;
• ausgeprägte Selbständigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Entscheidungsfähigkeit im eigenen Aufgabenbereich;
• einschlägige Erfahrungen im Assistenz- oder Sekretariatsbereich, idealerweise in einer leitungsnahen Funktion im Hochschul- bzw. Wissenschaftsbereich;
• einen sicheren Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Word, Excel und PowerPoint, sowie grundlegende Fähigkeiten in der ansprechenden Aufbereitung von Dokumenten und Unterlagen;
• hohe Lernbereitschaft, Sorgfalt und Organisationsvermögen im Umgang mit neuen Aufgabenfeldern und sich verändernden Anforderungen;
• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie sichere Englischkenntnisse.

Unser Angebot

• Universität mit Zukunft: Ein lebendiger, grüner Campus mit Vernetzungsmöglichkeiten, kulturellen Angeboten und einer nachhaltigen Entwicklung.
• Persönliche Entwicklung: vielfältige Weiterbildungsangebote – von zielgruppenspezifischen Trainings bis zu World Cafés.
• Mitwirkung und Wertschätzung bei einem sicheren und gleichzeitig innovativen und vielfältigen Arbeitgeber
• attraktive Verweil- und Verpflegungsmöglichkeiten auf dem Campus
• Sicherheit und Gesundheit: Eine betriebliche Altersvorsorge, attraktive Gesundheitsangebote und ein vielfältiges Sportprogramm.
• Chancengerechtigkeit und Vielfalt: Wir fördern aktiv Chancengerechtigkeit, Vielfalt und Inklusion.
• Familie und Karriere: Familienfreundliche Angebote wie Eltern-Kind-Zimmer, Ferienbetreuungsmöglichkeiten sowie ein familienfreundliches Arbeitsumfeld.

Bewerbung

Bitte senden Sie Ihre vollständige Bewerbung (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) bis Juni 2026 über das Online-Bewerbungsportal. Kontakt: Referent des Rektors Herr Dr. Kirbs unter Tel. bzw. per E-Mail

EEO und Chancengleichheit

Die Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg begrüßt Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, kultureller und sozialer Herkunft, Alter oder sexueller Orientierung. Bewerbungen von schwerbehinderten Menschen und ihnen Gleichgestellten werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Die OVGU setzt sich für die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern ein.