ASSISTANT | Office Management & Project Development m/w/d (mind. 25h/Woche)

Stellenbeschreibung:

Selbstständiges, strukturiertes sowie zuverlässiges Denken und Handeln
Eigeninitiative und Organisationsgeschick
Dienstleistungsbewusste Arbeitsweise
Hohes Maß an Diskretion und Loyalität sowie Professionalität
Ausgeprägten Teamgedanken
Souveränes und kommunikatives Auftreten
Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder in der Hotellerie, vergleichbare Qualifikation
Erfahrung im Bereich (Team-)Assistenz
Sehr gute, anwendungssichere MS-Office-Kenntnisse
Verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Löst du Probleme, bevor sie überhaupt entstehen? Bist du ein Organisationstalent und behältst auch in hektischen Momenten den Überblick? Dann bist du bei uns genau richtig!

In dieser vielseitigen Rolle unterstützt du zusammen mit einer weiteren Assistenz unser hoch motiviertes Team ganzheitlich – von klassischer Assistenz über Office Management bis hin zur Projektarbeit für das Development-Team.

Im Bereich Office Management trägst du Verantwortung für das operative Tagesgeschäft: vom Empfangen und Betreuen von Kunden, der Kommunikation mit Dienstleistern, der Organisation von Terminen, der Bearbeitung der ein- und ausgehenden Korrespondenz, über die Pflege von Datenbanken bis hin zur Planung und Durchführung interner wie externer Veranstaltungen.

Darüber hinaus übernimmst du den Rechnungs-Workflow, die Bearbeitung von Spesen sowie die Koordination und Bereitstellung von IT-Hardware fürs Team. Damit sorgst du für ein reibungslos funktionierendes Backoffice und unterstützt so dein Team optimal im Tagesgeschäft.

Für das Development-Team erstellst du projektspezifische Dokumentationen, Vorlagen, Berichte und Präsentationen. Außerdem pflegst du die Projektdatenbank und -software, übernimmst den projektspezifischen Rechnungsworkflow, prüfst Belege auf Vollständigkeit und Richtigkeit und stellst den Zahlungsverkehr sicher.

Die Branche ist neu für dich, aber du fühlst dich von unserem Profil angesprochen? Super! Wir unterstützen dich mit einem strukturierten Onboarding, offener Kommunikation und echter Hands‑on‑Mentalität – damit du dich von Anfang an wohlfühlst und bei ACCUMULATA durchstarten kannst.