Assistenz Bereichsleitung Kita & Ganztag (m/w/d) Vollzeit / Teilzeit

FiPP e.V. - Fortbildungsinstitut für die pädagogische Praxis - freier Träger der Kinder- & Jugendhilfe Berlin

Du denkst immer zwei Schritte voraus und bist voller Tatendrang?

Du bist kommunikationsstark und ein Organisationstalent? Dann unterstütze uns ab sofort in unserer Geschäftsstelle in Berlin (Neukölln) und bewirb Dich als Assistenz Bereichsleitung Kita & Ganztag (m/w/d) (in Teilzeit 35,00 Stunden bis Vollzeit 39,4 Stunden wöchentlich).

Unser Team „Kita und Ganztag“

Der Bereich Kita und Ganztage bei FiPP e.V. vereint pädagogische Leidenschaft mit organisatorischer Stärke und fachlicher Tiefe. In unseren Kitas und Ganztagsbereichen an Grundschulen wird täglich mit Herz und Verstand gearbeitet – Kinder werden begleitet, Familien unterstützt, Bildungsprozesse gestaltet. Doch das, was diesen Bereich ausmacht, reicht weit über die Arbeit in den Einrichtungen hinaus. In der Geschäftsstelle wirken Fachberatung, Verwaltung und Bereichsleitung eng verzahnt mit den Teams vor Ort. Als Assistenz der Bereichsleitungen bist du aktiv in diese Prozesse eingebunden.

Du unterstützt organisatorisch und wirkst auch inhaltlich mit. Du bist Teil eines Teams, das gemeinsam daran arbeitet, eine verlässliche und qualitativ hochwertige Arbeit im Träger und in unseren Kitas und Ganztagsbereichen an Grundschulen zu ermöglichen. Die Zusammenarbeit ist geprägt von gegenseitigem Vertrauen, fachlicher Expertise und dem gemeinsamen Ziel, Kindern und Familien ein starkes Umfeld zu bieten.

Unsere Geschäftsstelle

Das Büro mit rund 80 Kolleg*innen liegt direkt an der S-Bahn-Station Sonnenallee und dem Neuköllner Schifffahrtskanal. Unsere großzügige Terrasse lädt nicht nur zum entspannten Mittagessen in der Sonne ein – hier finden im Sommer z. B. auch gerne Meetings oder Team‑Events statt.

Deine Aufgaben

• Organisationstalent
  • Planung und Koordination von Projekten und Terminen
  • Priorisierung von Aufgaben und Sicherstellung fristgerechter Umsetzung
  • Überblick behalten über parallellaufende Prozesse und deren Status
• Digitale Kompetenz
  • Erstellung und Pflege von Dokumenten, Präsentationen und Tabellen in MS Office (Word, PowerPoint, Excel)
  • Einarbeitung; kollegiale Beratung und Anwendung neuer Tools wie ISBJ, ProV Kita und Hort, Diamant oder Sage
  • Unterstützung bei Budgetplanung und Kostenkontrolle
  • Vorbereitung und Prüfung von Rechnungen inkl. Fristenmanagement
• Veranstaltungsmanagement
  • Verfassen von professionellen Texten, Berichten und Protokollen
  • Sicheres Auftreten in mündlicher Kommunikation (Meetings, Präsentationen)
  • Planung von Veranstaltungen (z. B. Workshops, Konferenzen, interne Events)
  • Organisation der Durchführung inkl. Koordination von Dienstleistern und Ressourcen
  • Nachbereitung von Veranstaltungen (Feedback, Dokumentation, Abrechnung)

Dein Profil

• Eine abgeschlossene kaufmännische / betriebswirtschaftliche Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mindestens 1,5 Jahre Berufserfahrung in Assistenz, Projekt- oder Office‑Management, idealerweise im sozialen oder gemeinnützigen Bereich
• Deutschkenntnisse auf mindestens C1‑Niveau
• Sicherer Umgang mit MS Office, Datenbanken und digitalen Tools
• Offenheit in der Erlernung neuer Programme
• Eine Technische Affinität, Lösungsorientiertheit sowie die Motivation Prozesse zu optimieren und voranzutreiben
• Eine strukturierte, eigenständige Arbeitsweise

Unsere „BeneFiPPs“

• Wertschätzender kollegialer Umgang mit Duz‑Kultur
• Gründliche Einarbeitung durch unser erfahrenes Team
• Kostenfreie Fort‑ und Weiterbildungen
• Umfangreiches betriebliches Gesundheitsmanagement (300€ Gesundheitsbudget pro Jahr)
• Bis zu 34 Urlaubstage (inkl. Weihnachten, Silvester)
• Familienfreundliche Arbeitszeiten
• Vergütung nach hauseigenem System, zzgl. Jahressonderzahlungen
• Befristeter Jahresvertrag nach TzBfG, mit klarer Perspektive einer langfristigen Zusammenarbeit
• Zuschuss zum Jobticket, die Option einer betrieblichen Altersvorsorge und vermögenswirksamer Leistungen
• Bonus für erfolgreiche Mitarbeiter*innen Empfehlung i.H.v. 500€ brutto

Dann bewirb dich jetzt und gestalte die Zukunft bei FiPP e.V. mit!

Wir freuen uns auf Deine Kontaktangaben – ohne Registrierung – mit Lebenslauf und mit Angabe deines Gehaltswunsches.

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