Assistenz der Bereichsleitung (all gender)

ALTEN GermanyKassel

Stellenbeschreibung:

Aufgaben

organisierst das Sekretariat und koordinierst sowie überwachst alle Vorgänge im Sekretariatsbereich
unterstützt deinen Vorgesetzten (all gender) bei administrativen und organisatorischen Aufgaben nach entsprechender Abstimmung
verwaltest und beschaffst Büromaterial und -ausstattung und organisierst Umzüge oder innerbetriebliche Transporte
bearbeitest Urlaubsanträge und Krankmeldungen
bearbeitest Dienstreiseanträge, -genehmigungen und Dienstreiseabrechnungen in SAP
bereitest Konferenzen, Workshops und Besprechungen (intern und extern) administrativ und inhaltlich vor und planst diese
organisierst Reisen im In- und Ausland (Hotel, Flüge, Mietwagen etc.) und übernimmst die Betreuung und Bewirtung von Gästen
erstellst Präsentationen, Berichte und Übersichten - teilweise nach Vorgabe
erledigst anfallende Korrespondenz und nimmst Telefonate in Deutsch und Englisch entgegen und leitest sie weiter - teilweise nach Vorgabe
sichtest und bereitest die Eingangs- und Ausgangspost auf und verteilst sie nach Dringlichkeit und Zuständigkeit
verwaltest die Sekretariatsablage und führst Protokoll in Besprechungen
erstellst Vorgaben für die Sekretärinnen im zugeordneten Bereich
unterstützt deinen Vorgesetzten (all gender) fachlich und entlastest sie/ihn im Tagesgeschäft
unterstützt deinen Vorgesetzten (all gender) im Rahmen von Projekten oder bei der Abwicklung interner Kleinprojekte nach Abstimmung
führst Recherchen durch, bewertest und bereitest Inhalte auf und bereitest Entscheidungen vor

Qualifikationen

hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
bringst fundierte Erfahrung im Sekretariat mit
verfügst über eine Zusatzqualifikation im Bereich Assistenz oder in einem Fachgebiet des zugeordneten organisatorischen Bereichs
hast Erfahrung in der Unterstützung bzw. Abwicklung von Projekten
verfügst über gute SAP-Kenntnisse
hast sehr gute Anwendungskenntnisse in MS Office
verfügst über verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift