Assistenz der Fachgebietsleitung „Digital Health - Non-Communicable Diseases" (m/w/d)

Du übernimmst die Verantwortung für alle anfallenden organisatorischen Angelegenheiten am Fachgebiet, insbesondere:

Responsibilities

• Aktive Unterstützung im Kalendermanagement und bei der Terminkoordination für die Fachgebietsleitung/Professor:in, inklusive vorausschauender Planung, Priorisierung und frühzeitiger Identifikation von Terminengpässen
• Unterstützung bei der Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings, Projekttreffen und Veranstaltungen am Lehrstuhl, inklusive Agenda-Management, Protokollführung und Nachverfolgung von To-dos
• Überblick über parallele Themen, offene Aufgaben und Fristen im Fachgebiet
• Vor- und Nachbereitung von Reisen der Fachgebietsleitung, Beantragung und Abrechnung der Dienstreisen der Fachgebietsleitung in SAP Concur
• Rechnungsbearbeitung mit dem Dokumentenmanagementprogramm DocuWare
• Unterstützung bei der Anstellung und im Onboarding neuer Mitarbeitender
• Zuarbeit bei besonderen Aufgaben der Fachgebietsleitung in der akademischen Verwaltung, z.B. Prüfungsausschuss
• Ansprechpartner:in für Mitarbeitende und Stipendiat:innen in organisatorischen Fragen zur Gewährleistung eines routinierten und professionellen Ablaufs
• Mitwirkung bei der Finanz- und Budgetplanung der Fachgebietsleitung und Zusammenarbeit mit verschiedenen zentralen Verwaltungsabteilungen wie Finanzen, Drittmittel und Personal
• Unterstützung bei Sonderaufgaben wie z.B. Organisation eines jährlichen Fachgebiet-Retreats
• Pflege eines professionellen Netzwerkes mit den Assistenzen der anderen Fachgbiets sowie mit relevanten internen und externen Kontakten

Qualifications

• Du hast eine kaufmännische Berufsausbildung oder ein Studium erfolgreich abgeschlossen oder eine vergleichbare Qualifikation und bringst mehrjährige Erfahrungen in vergleichbaren Positionen mit
• Strukturierte, vorausschauende und eigenverantwortliche Arbeitsweise sowie ausgeprägtes Organisationsgeschick
• Du hast Freude an Assistenztätigkeiten und bist im Umgang mit MS-Produkten (Teams, Outlook, Excel, Word etc.) versiert und bist offen für moderne Kollaborationstools (z.B. Slack, Notion)
• Erfahrung in digitalen Anwendungsprogrammen wie SAP Success Factors, SAP Concur und digitalen Rechnungsbearbeitungssystemen wünschenswert
• Eine eigenverantwortliche, planvolle und lösungsorientierte Arbeitsweise ist für Dich selbstverständlich
• Souveränes und freundliches Auftreten
• Aufgrund der internationalen Ausrichtung an den Fachgebieten sind interkulturelle Kompetenz und sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in deutscher und englischer Sprache in Wort und Schrift wichtig

Benefits

• Einen facettenreichen Job, eingebettet in ein internationales und dynamisches Arbeitsumfeld
• Eine spannende, verantwortungsvolle Position, in der Du viel bewegen kannst
• Persönliche und fachliche Weiterbildungsmöglichkeiten
• Attraktive Angebote für Mitarbeitende (Corporate Benefits) sowie vergünstigtes Mittagessen
• Bezuschusstes Firmenticket/Deutschlandticket
• Kostenfreie Getränke (Kaffee, Tee, Wasser) sowie frisches Obst
• Zahlreiche Sportmöglichkeiten (Tennis- und Basketballplatz, Beachvolleyballfeld, Callisthenics-Park) und Teilnahme an Laufveranstaltungen
• Für Problemlagen jeglicher Art (auch im privaten Umfeld) kannst Du kostenfrei unsere externe Mitarbeitendenberatung nutzen
• Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (an bis zu 2 Tagen in der Woche)
• 30 Urlaubstage plus zwei zusätzliche freie Tage an Heiligabend und Silvester
• Einen Arbeitsplatz am HPI-Campus in Potsdam-Babelsberg (S-Bhf. Griebnitzsee) mit schneller Verkehrsanbindung nach Berlin