Assistenz der Geschäftsführung / Empfang & Office Management (m/w/d)

Stellenbeschreibung:

Assistenz der Geschäftsführung / Empfang & Office Management (m/w/d)

Mit langjähriger ingenieurtechnischer Expertise entwickelt sbp sonne innovative Technologien und integrierte Lösungen zur effizienten Nutzung von Solarenergie – von der ersten Konzeptidee bis zur Umsetzung komplexer Solarprojekte weltweit. Im Mittelpunkt stehen dabei Photovoltaik- und solarthermische Systeme sowie ganzheitliche Energiekonzepte, die interdisziplinäres Know-how aus Bau-, Energie- und Maschinenbauingenieurwesen verbinden. Gemeinsam mit internationalen Partnern trägt sbp sonne so aktiv zur Weiterentwicklung nachhaltiger Energieversorgung und zur globalen Energiewende bei.

sbp sonne ist ein spezialisiertes Team innerhalb der Unternehmensgruppe schlaich bergermann partner und besteht derzeit aus knapp 20 Mitarbeitenden.

Zur Verstärkung des sbp sonne Teams am Standort Stuttgart suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Assistenz der Geschäftsführung. In dieser Funktion unterstützt und entlastest Du die Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft und übernimmst zentrale organisatorische Aufgaben im Büroalltag. Ergänzt wird die Position durch Empfangs- und Front-Office-Tätigkeiten für die Unternehmensgruppe schlaich bergermann partner.

Deine Aufgaben

Assistenz der Geschäftsführung (sbp sonne)

Unterstützung der Geschäftsführung im operativen und strategischen Tagesgeschäft
Koordination und Steuerung kaufmännischer sowie organisatorischer Abläufe
Erstellung und Aufbereitung von Entscheidungsvorlagen, Präsentationen und Auswertungen (CI-konform)
Planung und Organisation von Terminen, Meetings, Geschäftsreisen sowie Konferenzen
Verwaltung von Kalendern, E-Mails, Aufgaben und Follow-ups inkl. strukturierter Nachverfolgung
Schnittstellenfunktion zwischen Geschäftsführung, internen Teams und externen Ansprechpartnern
Unterstützung im Business Development inkl. Tracking und Nachverfolgung von Anfragen
Koordination der externen Kommunikation mit Kunden, Partnern und Verbänden
Unterstützung bei Social-Media-Aktivitäten in Abstimmung mit dem PR-Team
Qualitätssicherung von Berichten und Veröffentlichungen (sprachlich & formal)

Empfang & Office Management (sbp gesamt)

Empfang und Betreuung von Gästen, Kund:innen und Mitarbeitenden
Telefonzentrale inkl. Weiterleitung von Anrufen
Organisation und Koordination von Kalendern, Terminen und Besprechungsräumen
Planung und Durchführung von Meetings und internen Veranstaltungen
Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie allgemeine Büroorganisation
Administrative Unterstützung im Qualitätsmanagement (QM)

Dein Profil

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder abgeschlossenes Studium, idealerweise im Bereich Betriebswirtschaft, Management, Kommunikation oder vergleichbarer Fachrichtungen
Erste Erfahrung in Assistenz, Office Management oder vergleichbaren Bereichen von Vorteil
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, Chinesischkenntnisse sind ein Plus
Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere PowerPoint, Excel, Outlook)
Strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise mit hoher Organisationsfähigkeit
Ausgeprägte Kommunikationsstärke, Serviceorientierung und Hands-on-Mentalität
Diskretion, Professionalität und Freude an der Arbeit in einem dynamischen und internationalen Umfeld
Interesse an organisatorischen, kaufmännischen und kommunikativen Themen
Interesse an Nachhaltigkeitsthemen sowie ein ausgeprägtes Bewusstsein für den Klimawandel
Neugier und Offenheit gegenüber technischen Themen, auch ohne einschlägige Vorkenntnisse

Unser Angebot

So gestaltest Du Deinen Arbeitsalltag

Bei sbp erwarten Dich spannende Projekte und abwechslungsreiche Aufgaben in einem hoch motivierten, internationalen Team. Wir setzen auf Vertrauen statt reiner Präsenzkultur: Mit flexiblen Arbeitszeiten und der Möglichkeit zum mobilen Arbeiten gestaltest Du Deinen Arbeitsalltag so, wie er am besten zu Dir und deinen Projekten passt.

Gleichzeitig wissen wir, wie wichtig persönlicher Austausch und stabile Beziehungen für den Projekterfolg sind. Unsere erfolgreiche Zusammenarbeit lebt vom direkten Dialog, kurzen Wegen und echtem Teamspirit. Attraktive, modern ausgestattete Arbeitsplätze, inspirierende Wissensformate und eine sehr gute Arbeitsatmosphäre sorgen dafür, dass alle gerne und regelmäßig ins Büro kommen.

Deine Entwicklungsmöglichkeiten bei sbp sonne

Deine fachliche und persönliche Entwicklung liegt uns am Herzen. Mit der sbp academy bieten wir Dir ein vielfältiges Weiterbildungsangebot und begleiten Dich individuell auf deinem Karriereweg. So kannst Du Deine Stärken gezielt ausbauen und neue Perspektiven entwickeln.

Darüber hinaus fördern wir aktiv die Teilnahme an Konferenzen, externen Fortbildungen und Fachveranstaltungen. Die Vernetzung mit externen Expert:innen und internationalen Partnern ist für uns ein wichtiger Bestandteil Deiner Weiterentwicklung.

Global Mobility: Erweitere Deinen Horizont durch Einsätze an unterschiedlichen sbp Standorten weltweit. Neue Teams, Projekte und Kulturen bieten Dir einzigartige Chancen, persönlich und beruflich zu wachsen.

Unsere Teamkultur – gemeinsam Projekte voranbringen

Bei sbp sonne zählen Offenheit, Respekt und Wertschätzung. Dein authentisches Ich ist willkommen, und wir ermutigen alle, über den eigenen Aufgabenbereich hinaus Verantwortung zu übernehmen und Ideen einzubringen. Unser Teamgeist zeigt sich besonders in der erfolgreichen Umsetzung unserer Projekte.

Wir stärken den Zusammenhalt durch vielfältige Aktivitäten: Sportgruppen wie Fußball oder Laufen, jährliche Ski- und Wanderausflüge, Sommerfeste, Weihnachtsfeiern sowie ein zweitägiges Event, das Lernen, Austausch und gemeinsame Erlebnisse verbindet.

Darüber hinaus hast Du bei sbp sonne viele Möglichkeiten, aktiv an Innovations- und Nachhaltigkeitsthemen mitzuwirken. Wir schaffen Raum für Mitgestaltung, fördern eigenverantwortliches Handeln und treiben gemeinsam zukunftsweisende Lösungen voran.

So entsteht eine Atmosphäre, in der Zusammenarbeit Spaß macht, Innovationen gedeihen und jeder sein volles Potenzial entfalten kann.

Benefits

Neben einem attraktiven Gesamtpaket profitierst Du bei sbp sonne von zusätzlichen Leistungen wie dem Deutschland-Ticket, einer Gruppenunfallversicherung und der betrieblichen Altersvorsorge.

Du arbeitest in einem modernen, zentral gelegenen Büro mit sehr gut ausgestatteten Arbeitsplätzen. Höhenverstellbare Tische, viel Tageslicht, Team Meeting Areas, Focus Boxen und ein Mix aus Großraum- und Einzelbüros schaffen ideale Bedingungen für konzentriertes Arbeiten, kreativen Austausch und produktive Meetings. Einladende Social Areas sowie regelmäßige Team-Events – auch auf internationaler Ebene – fördern den Zusammenhalt und machen die Zusammenarbeit bei sbp sonne besonders.