Assistenz der Geschäftsführung & Finance (m/w/d)

Aufgaben

• Finance & Sales Support: Du erstellst professionelle Angebote für unsere Kunden, verantwortest die Rechnungsstellung und bereitest die Lohnbuchhaltung vor.
• Vertrags- & Fristenmanagement: Du unterstützt beim Aufsetzen von Standardverträgen (NDAs, Kooperationsverträge für Creator/Dienstleister) und hast wichtige Termine sowie Fristen (Steuer, Versicherungen, Verträge) fest im Blick.
• Belegmanagement: Du koordinierst das digitale Belegwesen (u.a. via LexOffice), scannst Dokumente und hältst unsere Buchhaltung lückenlos sauber.
• Controlling & Reporting: Du bist Herr:in über unsere Budgetlisten und pflegst komplexe Excel-Tabellen, um die Wirtschaftlichkeit unserer Projekte jederzeit transparent zu machen.
• Backoffice & Organisation: Du strukturierst den Posteinlauf, bereitest Protokolle vor und erledigst die Nachbereitung zuverlässig.
• Travel & Mobilität: Du unterstützt bei der Reiseplanung und begleitest die Geschäftsführung gelegentlich auf Reisen oder Außenterminen.
• Management-Support: Du bist die rechte Hand der Geschäftsführung, sicherst eine gute Erreichbarkeit im Tagesgeschäft und sorgst für eine strukturierte Entlastung.

Qualifikation

• Expertise: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und fundierte Erfahrung in der Assistenz oder im Backoffice.
• Tool-Profi: DATEV und Excel beherrschst du sicher – diese zwei Tools sind für unsere Prozesse essenziell.
• IT-Affinität: Sicherer Umgang mit digitalen Tools (z.B. LexOffice); du arbeitest dich schnell in neue Software ein.
• Mobilität: Du besitzt einen Pkw-Führerschein (Klasse B) und hast kein Problem damit, gelegentlich für Termine zu reisen.
• Verlässlichkeit: Du bist gut erreichbar, arbeitest präzise und diskret und behältst auch in intensiven Phasen einen kühlen Kopf.
• Sprache: Verhandlungssicheres Deutsch und gute Englischkenntnisse.

Benefits

• Echte Verantwortung: Du bist eine zentrale Säule im Team und hast direkten Einfluss auf die Effizienz unserer Agentur.
• Growth: Einblick in die Skalierung einer modernen Agentur und Raum für deine persönliche Entwicklung.
• Work-Life-Balance: Flexible Arbeitszeiten & Remote-Optionen (Hybrid-Modell).
• Vibe: Ein junges, ehrgeiziges Team, flache Hierarchien und eine Kultur, in der Eigeninitiative belohnt wird.
• Equipment & Perks: MacBook, modernes Office in Köln, Jobticket und regelmäßige Teamevents.