Assistenz der Geschäftsführung mit Projektmanagement

Assistenz der Geschäftsführung mit Projektmanagement

Stellenbeschreibung

Die Stelle verbindet Aufgaben im Projekt- und Prozessmanagement mit klassischen Assistenzaufgaben und bietet Ihnen die Möglichkeit, Verantwortung in einer dynamischen Aufbauphase zu übernehmen.

• Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft sowie bei strategischen Themen
• Verantwortung für die Organisation und Weiterentwicklung effizienter Büro- und Verwaltungsprozesse (z.B. Bearbeitung des Schriftverkehrs, Ablage & Dokumentenmanagement, Terminmanagement etc.)
• Erstellung und Abstimmung von Präsentationen, Projekt- und Geschäftsberichten
• Mitwirkung bei der Planung und Umsetzung vielfältiger Projekte (z.B. im Zusammenhang mit Therapieoptimierungsstudien, Sicherstellung des Qualitätsmanagements oder Antragsstellung für Fördergelder)
• Monitoring von Projektfortschritten und Kommunikation mit Projektbeteiligten
• Organisation von Veranstaltungen und Meetings
• Vor- und Nachbereitung von Gremien- und Arbeitsgruppensitzungen

Wir suchen ein Organisationstalent mit Freude an der Gestaltung und Umsetzung von Prozessen sowie dem Umgang mit Menschen und mit einschlägiger Berufserfahrung, um flexibel und lösungsorientiert neue Herausforderungen anzugehen.

Qualifikationen & Anforderungen

An fachlichen Qualifikationen erwarten wir:

• Abgeschlossene Berufsausbildung z.B. in einem kaufmännischen, administrativen oder medizinischen Bereich
• Nachgewiesene Erfahrung in Projektmanagement oder Projektassistenz, idealerweise im Bereich klinischer Studien oder im (medizinischen) Qualitätsmanagement sowie der Büroorganisation
• Sicherer Umgang mit gängiger Software (Office inkl. Excel, Powerpoint)
• Wünschenswert ist Erfahrung mit öffentlichen Förderungen und der Arbeit in gemeinnützigen Strukturen
• Deutschkenntnisse (mind. C1) sowie idealerweise gute Englischkenntnisse

Weitere Anforderungen

• Eine sorgfältige, strukturierte und auf Nachhaltigkeit sowie Transparenz ausgelegte Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke und Dienstleistungsorientierung
• Die Fähigkeit, Prozesse zu analysieren und aktiv zu gestalten
• Kontaktsicherheit im Umgang mit Partnern aus Wissenschaft und Zivilgesellschaft
• Ausgeprägte Teamfähigkeit und Eigenständigkeit
• Gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift, IT-Affinität.

Vorteile für Mitarbeitende

• Flexible Arbeitszeiten
• Homeoffice / Mobiles Arbeiten
• Weiterbildungen
• Mitgestaltungsmöglichkeiten
• Gute Verkehrsanbindung
• Moderne technische Ausstattung
• Verfügbarkeit einer Verlängerung der Stelle (Verstetigung)
• Vergütung orientiert sich an Tarifen im öffentlichen Dienst

EEO-Gleichstellung

Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung.

Informationen zur Bewerbung

Bitte richten Sie Ihre Bewerbung mit Anschreiben, tabellarischem Lebenslauf und Zeugnissen bis spätestens 31. Mai 2026 an die ausgeschriebene Stelle.  Auskunft zur Stelle erteilt Ihnen die Geschäftsführerin des GPOH e.V., Frau Dr. Ilona Köster-Steinebach.