Assistenz der Geschäftsführung / Office Manager (w/m/d) - Vollzeit

Stellenbeschreibung:

Assistenz der Geschäftsführung / Office Manager (w/m/d) - Vollzeit (m/w/d)

Wir suchen eine erfahrene Assistenz der Geschäftsführung oder Office Managerin, die unsere Geschäftsführung im Tagesgeschäft unterstützt und sicherstellt, dass organisatorische, administrative und kommunikative Abläufe zuverlässig funktionieren. Die Position bietet eine Vielzahl von Herausforderungen und Möglichkeiten zur Weiterentwicklung.

Kurzüberblick

Standort: Mannheim
Arbeitsmodell: Vollzeit
Anstellungsart: Befristeter Arbeitsvertrag

Aufgaben

Als Assistenz der Geschäftsführung unterstützt du die Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft und sorgst dafür, dass organisatorische, administrative und kommunikative Abläufe zuverlässig funktionieren.

Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft
Terminmanagement sowie Überwachung und Koordination wichtiger Fristen und Aufgaben
Planung und Organisation von Besprechungen, Veranstaltungen und Dienstreisen inklusive Reisekostenabrechnungen
Personaladministration: Onboarding, Offboarding, Arbeitsverträge, Vertragsergänzungen, Zeugnisse sowie Schnittstelle zum externen Lohnbüro
Koordination externer Leistungsträger wie Vermieter, IT-Dienstleister, Steuerbüro, Versicherungen, Markenrechtsanwälte und weitere Partner
Dokumenten- und Datenmanagement sowie Optimierung digitaler Abläufe
Unterstützung bei der internen Kommunikation und Sicherstellung eines guten Informationsflusses
Immobilienbezogene Aufgaben wie Kommunikation, Koordination, Verwaltung und Abrechnungen in Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern

Anforderungen

Erfahrung als Assistenz der Geschäftsführung, als Office Manager oder in einer vergleichbaren Rolle
Abgeschlossene Ausbildung, Studium der Betriebswirtschaftslehre oder Erfahrung im Hotel- & Tourismus
Idealerweise Erfahrung mit HR-/Personalthemen
Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und eigenständige Arbeitsweise
Diskretion und sicheres Auftreten
Digitale Affinität und Freude an neuen IT-Tools
Sehr gute Deutschkenntnisse (C2)