Assistenz der Geschäftsführung & Projektmanagement (m/w/d)

Stellenbeschreibung:

Die Grob Aircraft SE mit Sitz in Tussenhausen-Mattsies zählt zu den führenden Herstellern von Trainings- und Spezialflugzeugen in Faserverbund-Bauweise. Unsere G120TP bildet Militärpiloten in mehr als 15 Ländern aus.

2025 hat Helsing , Europas führendes Defence-AI-Unternehmen, Grob Aircraft übernommen. Gemeinsam bauen wir am Standort Tussenhausen die CA-1 Europa , das erste in Europa gefertigte KI-gestützte Kampfflugzeug seiner Klasse. Serienfertigung und Zukunftsprogramm unter einem Dach.

Wir wachsen schnell, und das spürt man. Genau dafür suchen wir dich, in unbefristeter Festanstellung.

Deine Rolle

Die Stelle ist bewusst zweigeteilt: rund 30 Prozent Assistenz, 70 Prozent eigene Projekte.

Im Assistenzteil bist du die zentrale Schnittstelle unseres Führungsteams, schwerpunktmäßig für CEO und Head of HR, nach innen wie nach außen. Du koordinierst Termine mit Kunden, Behörden und Partnern, filterst, was wirklich Aufmerksamkeit braucht, und hältst Abläufe am Laufen, wenn es an mehreren Stellen gleichzeitig eng wird. Im Projektteil übernimmst du Verantwortung für Themen, die das Unternehmen strategisch weiterbringen.

Deine Aufgaben

Assistenz (ca. 30 %)

Termin- und Kalendermanagement inklusive Priorisierung, Vorbereitung und Auflösen von Terminkonflikten
Anlaufstelle zwischen Führungsteam und externen Partnern, Kunden und Behördenvertretern
Bearbeitung und Vorfilterung der Korrespondenz
Reiseplanung, Buchungen, detaillierte Reisepläne, Reiseanträge und Spesenabrechnung, auch international
Vor- und Nachbereitung von Meetings: Agenden, Unterlagen, Protokolle, Follow-ups
Organisation von Leadership-Runden, Standortbesuchen, Delegationen und internen Formaten
Unterstützung bei personalnahen Themen wie Auswertungen, Vorbereitung Unterlagen sowie Mitarbeiterveranstaltungen

Projektmanagement und strategische Projekte (ca. 70 %)

Eigenverantwortliche Steuerung bereichsübergreifender Projekte, von der Idee bis zum Rollout
Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen: Recherchen, Analysen, Business Cases
Erstellung von Präsentationen für Geschäftsführung, Gesellschafter und externe Stakeholder
Tracking von Zielen und Maßnahmen, inklusive konsequentem Nachhalten
Mitarbeit an Organisationsprojekten, etwa zu Strukturen, Prozessen oder Digitalisierung
Aufbau und Verbesserung interner Abläufe in einer Organisation, die sich gerade stark verändert

Dein Profil

Das solltest du mitbringen

Abgeschlossenes Studium oder eine vergleichbare Qualifikation
Mindestens 2 bis 3 Jahre Erfahrung in Assistenz, Projektmanagement, Consulting oder einer vergleichbaren Rolle, idealerweise mit Bezug zur Geschäftsführungsebene
Ausgeprägte Fähigkeit, mehrere Themen parallel zu halten und richtig zu priorisieren
Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikation in Deutsch und Englisch, auch gegenüber Ansprechpartnern aus Wirtschaft und öffentlichem Sektor
Sicheres Urteilsvermögen und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere PowerPoint und Excel

Das ist ein Plus

Erfahrung in einem schnell wachsenden, dynamischen Umfeld
Erfahrung mit Projekt- und Kollaborationstools (z. B. Jira, Confluence, Notion, Asana)
Erste Berührungspunkte mit HR-Themen oder HR-Software (z.B. Datev)
Erfahrung in der Luftfahrt, Wehrtechnik oder einem vergleichbaren regulierten Umfeld
Bereitschaft zu einer Sicherheitsüberprüfung nach SÜG

Das zeichnet dich aus

Organisationstalent und Hands-on-Mentalität. Verlässlichkeit, auch wenn an mehreren Stellen gleichzeitig etwas brennt. Die Fähigkeit, komplexe Themen auf den Punkt zu bringen. Und die Ruhe, in einem Umfeld zu arbeiten, in dem sich Prioritäten auch mal über Nacht verschieben.