Assistenz der Geschäftsführung und des Aufsichtsratsvorsitzenden (m/w/d) in Teilzeit

Für unser erfolgreiches Familienunternehmen suchen wir eine erfahrene, loyale und organisationsstarke Persönlichkeit als Assistenz der Geschäftsführung Finanzen und des Aufsichtsratsvorsitzenden. In dieser verantwortungsvollen Funktion unterstützen Sie zentrale Entscheidungsprozesse, stellen eine professionelle Gremienarbeit sicher und wirken als wichtige Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Aufsichtsrat, Eigentümerfamilie und Fachbereichen.

Ihre Aufgaben

Unterstützung der Geschäftsführung Bereich Finanzen

• Sie übernehmen klassische Assistenzaufgaben wie Termin‑, Reise‑ und Prioritätenmanagement
• Management‑Termine, Sitzungen und externe Gespräche werden von Ihnen organisatorisch und administrativ vorbereitet
• Bei Finanz‑, Beteiligungs‑, Vertrags‑ und Compliance‑Themen unterstützen Sie (bspw. Monats‑, Quartals‑ und Jahresabschlusspräsentationen
• Zudem koordinieren und verfolgen Sie geschäftsführungsrelevante Projekte
• Sie unterstützen bei konzernweiten Richtlinien, internen Regelwerken und Dokumentationen
• Sie verantworten das Reisemanagement

Unterstützung des Aufsichtsratsvorsitzenden

• Sie organisieren und bereiten Aufsichtsrats‑ und Ausschusssitzungen nach definierten Vorgaben vor und nach
• Sie verantworten die Protokollführung (Beschluss‑ und Ergebnisprotokolle) sowie die Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen
• Die Koordination von Terminen und die unterstützende Kommunikation zwischen Aufsichtsrat, Geschäftsführung und weiteren Beteiligten gehören ebenfalls zu Ihrem Verantwortungsbereich
• Darüber hinaus unterstützen Sie bei der Einhaltung formaler Governance‑, Compliance‑ und Dokumentationsanforderungen

Sie bringen mit

• Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung als Rechtsanwaltsfachangestellte (m/w/d) oder in einem vergleichbaren Bereich
• Erste bis mehrjährige Erfahrung in einer Assistenz‑, Team‑ oder Bereichsassistenzfunktion bringen Sie mit
• Ihre Arbeitsweise ist geprägt von organisatorischem Verständnis und strukturiertem Vorgehen
• Der professionelle und verantwortungsbewusste Umgang mit sensiblen und vertraulichen Informationen ist für Sie selbstverständlich
• Sie arbeiten sorgfältig, strukturiert und serviceorientiert
• Der sichere Umgang mit MS Office / M365 (insbesondere PowerPoint, Word, Excel, Teams) sowie mit KI‑gestützten Tools gehört zu Ihrem Arbeitsalltag
• Fließende Deutsch‑ und Englischkenntnisse in Wort und Schrift runden Ihr Profil ab

Wir bieten

• Ein wertschätzendes Arbeitsumfeld in einem erfolgreichen Familienunternehmen
• Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung Finanzen & Ressourcen sowie dem Aufsichtsrat
• Kurze Entscheidungswege und hohe Gestaltungsmöglichkeiten
• Ein flexibles Arbeitsmodell mit der Möglichkeit zu anteiligem Homeoffice (hybrides Arbeiten) mit einer Arbeitszeit von mind. 25h pro Woche
• Eine attraktive, leistungsgerechte Vergütung
• Moderne Arbeitsmittel sowie eine zeitgemäße digitale Arbeitsumgebung (M365 / KI‑Tools)
• Eine langfristige Perspektive mit individuellen Weiterbildungsmöglichkeiten

Die Stelle ist auchfür Personen mit Schwerbehinderung geeignet.